Digitaal aanmelden via Somtoday Connect
Inrichting in Somtoday
Vrije velden:
Bij een digitale aanmelding is het mogelijk om vrije velden mee te sturen in de API (‘Digitale aanmeld API’), deze vrije velden moeten op een specifieke manier ingericht worden zodat ze door de externe partij kunnen worden opgehaald voor het aanmeldportaal.
Het inrichten van vrije velden gebeurt onder Beheer-> Plaatsing -> Vrije velden.
Welke vrije velden
Vrije velden van de categorieën Leerling personalia, Registraties en Toestemming zijn opgenomen in de uitwisseling met het aanmeldportaal.
Alle type vrije velden zijn hiervoor beschikbaar: aankruisvak, vrije tekst, lange tekst, datum of keuzelijst.
Vrije velden van het categorie ‘Leerling personalia’ komen terug in het leerlingregistratieportaal onder de personalia.
Vrije velden van het type ‘Registraties ’ en ‘Toestemming’ komen terug in het leerlingregistratieportaal onder registratie.
Gewone vrije velden
Vrije velden kunnen per vestiging beschikbaar worden gesteld. Het is aan het gebruikte aanmeldportaal om bij de gekozen vestiging de juiste vrije velden aan te bieden.
Als het aanmeldportaal een niet bestaande combinatie van een vestiging en een vrij veld verstuurd naar Somtoday, zal er een foutmelding ontstaan die wij, als ontvangende partij, niet op kunnen lossen.
NB: op dit moment (11 maart 2024) wordt het gevulde vrije veld niet altijd aangeboden bij de verwerking in Somtoday van de nieuwe aanmelding, het wordt wel opgeslagen bij de leerling en is na het doorlopen van de aanmelding ook zichtbaar bij de leerling.
Deze situatie doet zich voor als het vrije veld aangevinkt is voor de vestiging of voor alle vestigingen.
Toestemming vrije velden
Vrije velden van de Categorie Toestemming zijn ook beschikbaar voor de aanmeldportalen en dienen door het aanmeldportaal alleen bij de juiste vestigingen aangeboden te worden.
Deze vrije velden zijn tijdens de verwerking in Somtoday altijd zichtbaar, maar niet te muteren.
Verwarring
Er is de afgelopen tijd verwarring geweest over de (ver)werking van de vrij velden in Somtoday bij de aanmelding van nieuwe leerlingen via de aanmeldportalen. Na grondig testen komen we tot bovenstaande beschrijving. Alleen de weergave van gewone vrije velden gaat tijdens de verwerking in Somtoday niet helemaal goed. Hier richten wij ons op.
Relatiesoorten
In Somtoday zijn een aantal standaard relatiesoorten welke je kunt toekennen aan de relatie van de leerling. Deze relatiesoorten zijn voor iedere school hetzelfde en kunnen niet worden aangepast. Naast deze standaard relatiesoorten is het mogelijk om andere relatiesoorten toe te voegen aan Somtoday.
Dit kan via: beheer -> plaatsing -> relatiesoorten.
Bij het invoeren is het van belang om een mannelijke en een vrouwelijke aanspreekvorm op te nemen. Deze aanspreekvormen worden gekoppeld op basis van het geslacht van de ouder/verzorger.
De standaard relatiesoorten zijn:
| Naam | Mannelijke aanspreekvorm | Vrouwelijke aanspreekvorm |
| Ouder | Vader | Moeder |
| Voogd | Voogd | Voogdes |
| Stiefouder | Stiefvader | Stiefmoeder |
| Pleegouder | Pleegvader | Pleegmoeder |
| Grootouder | Opa | Oma |
| Bedrijf | Bedrijf | Bedrijf |
Wanneer er bij een relatie van de leerling een relatiesoort wordt meegegeven die niet bekend is in Somtoday, kan dit naderhand in het ‘leerlingregistratieportaal’ worden toegevoegd.