Tussen Xedule en Somtoday is een automatische roosterkoppeling beschikbaar. Als je het rooster vanuit Xedule in Somtoday wil updaten, dan hoef je enkel vanuit Xedule het rooster te exporteren. De koppeling tussen Xedule en Somtoday doet de rest.
Vanuit het Xedule-rooster kan je de onderstaande activiteiten in Somtoday publiceren:
- lessen en keuzelessen (KWT)
- activiteiten
- toetsen
- stages (BPV)
Voor de keuzelessen (KWT) geldt dat enkel de inschreven leerlingen zichtbaar worden in Somtoday. De docent kan dan in Somtoday zien welke leerlingen zich hebben ingeschreven door de afspraak te openen.
Handleiding van Xedule
Onderaan deze pagina vind je de handleiding van Xedule, gemaakt door Advitrae (de bouwers van Xedule).
Vakafkortingen
In Somtoday wordt veelal met officiele landelijke vakafkortingen gewerkt. Omdat de koppeling uitgaat van dezelfde vakafkortingen, is het een voorwaarde dat de vakafkortingen van Xedule overeen komen met Somtoday.
Inrichting in Xedule
Om de koppeling te kunnen gebruiken, moeten er stamgroepen aanwezig zijn in Somtoday. Ook moeten stamgroepen gevuld zijn met leerlingen.
- De code van de stamgroep in Xedule moet gelijk zijn aan de stamgroepnaam in Somtoday
- In Somtoday zijn er Onderwijssoorten: deze moeten gelijk zijn aan de opleidingen in Xedule. Zorg ervoor dat de namen van de opleidingen in Xedule overeenkomen met de Onderwijssoorten van Somtoday. De onderwijssoorten vind je in Somtoday onder Onderwijs > [vestiging selecteren] > Toetsdossiers.
Automatisch klassikale lesgroepen aanmaken in Somtoday
Xedule kan automatisch de klassikale lesgroepen aanmaken. Dit gebeurt vanuit de bestaande koppeling.
De klassikale groepen worden volgens onderstaand zoekpatroon opgezocht. Indien de groep niet word gevonden, dan wordt er een klassikale lesgroep aangemaakt:
- zoek lesgroep o.b.v. groepsnaam
- zoek lesgroep o.b.v. groepsnaam + vakafkorting
- zoek lesgroep o.b.v. uuid (uniek nummer)
- maak een klassikale lesgroep aan o.b.v. stamgroepnaam + vakafkorting
Het uitgangspunt is wel dat in Somtoday het vakaanbod correct is ingericht.
Clusterlesgroepen
Bovenstaande betekent ook dat clusterlesgroepen via een export - import worden aangemaakt in Somtoday. Zie hieronder.
Toelichting
Stap 1 t/m 6: Hoe koppel je Xedule aan Somtoday
Stap 7 t/m 9: Hoe publiceer je de roosters in Somtoday
Stap 10: In het leerlingportaal lesuren verbergen
Stap 1: Technische koppeling tussen Somtoday en Xedule (eenmalig)
Ga in Xedule naar Configuratie > Configuratie Somtoday.
Koppel de organisatorische eenheid in Xedule aan een omgeving en vestiging in Somtoday via endpoint, token en vestigingsnaam.
Het endpoint bestaat uit:
Productie:
https://oop.somtoday.nl/webservices/XeduleRoosterService
Inkijk:
https://oop.inkijk.somtoday.nl/webservices/XeduleRoosterService
De API key mag je als school zelf bedenken, maar deze moet in Xedule en Somtoday wel hetzelfde zijn.
Stap 2: API-token van Xedule opnemen in Somtoday
Ga in Somtoday naar Beheer > Instelling > Features > Xedule koppeling
Geef de Xedule-omgeving een naam en vul de API-token in die je in Xedule hebt staan. Meerdere Xedule omgevingen zijn mogelijk.
Stap 3: Xedule-instellingen bepalen in Somtoday
Ga in Somtoday naar Beheer > Import en Export > Rooster Xedule webservices.
In dit scherm kies je per vestiging een basisroostertabel en het afspraaktype voor de:
- lessen
- toetsen
- activiteiten
- stages (BPV)
Tip
Door verschillende afspraaktypen te gebruiken, kun je afdwingen of er wel of geen presentieregistratie moet worden bijgehouden. Per afspraaktype kan je dit instellen. Per afspraaktype bepaal je ook de kleur van de afspraak in Somtoday.
Stap 4: Exporteer de stam- en lesgroepen + de indeling van deze groepen uit Xedule
Ga in Xedule naar Export > Rapportages.
- Exporteer de stam- en lesgroepen. Met deze export worden ook ID's van de groepen geëxporteerd.
- Exporteer de stam- en lesgroepindeling.
Dit moet in Somtoday worden ingelezen.
Stap 5: Importeer de stam- en lesgroepen + de indeling in Somtoday
Ga in Somtoday naar Beheer > Import & Export en importeer de bestanden bij:
- lesgroepen
- lesgroepindelingen
- stamgroepen
- stamgroepindelingen
Door dit te doen, worden ook de groepsID's uit Xedule ingelezen in Somtoday. Op basis van dit ID kan de automatische roosterkoppeling vanuit Xedule de roosters bijwerken in Somtoday. Het ID is geen must: mochten die er niet zijn, dan wordt er op basis van een groepsnaam de koppeling gelegd tussen Xedule en Somtoday.
Tip 1
Heb je nieuwe clustergroepen aangemaakt in Xedule? Zorg dan ook dat deze in Somtoday komen te staan via de export en import.
Tip 2
Klassikale lesgroepen worden automatisch aangemaakt.
Ter info
Mocht er een nieuwe groep (stam/lesgroep) zijn aangemaakt in Xedule en dezelfde naam is in Somtoday bekend maar het benodigde ID ontbreekt, dan zoekt Somtoday toch naar de groep met dezelfde naam. Hiermee voorkomen we kleine foutjes in het gebruik van de koppeling.
Stap 6: Wat komt er in de titel van de afspraak in Somtoday: twee Xedule velden vullen
In Xedule moet je in twee velden aangeven welke Xedule-velden opgenomen moeten worden om de afspraak in Somtoday goed weer te geven.
-
Klik op Beheer > Configuratie > Somtoday.
Klik op het invoerveld naast Description en bepaal wat de titelomschrijving in Somtoday moet worden van de afspraak: zorg ervoor dat Somtoday het volgende ontvangt door meerdere Xedule velden op te nemen in dit veld:- VakCode
- Lesgroepnaam
- Docentafkorting
- Lokaal
-
Klik het invoerveld Summary aan en zorg dat de bovenstaande datavelden hierin worden opgenomen
- De reden hiervoor is dat de leerling in Somtoday via het veld Omschrijving afspraak de docentafkorting kan zien.
Stap 7: Exporteer rooster naar Somtoday (vanuit Xedule)
Ga in Xedule naar Export > [weekselectie maken] > klik op Publiceren Somtoday.
Stap 8: Bepaal of de koppeling tussen de docent en lesgroep gemaakt moet worden
Je krijgt nu de vraag of je de docent/lesgroep-koppeling wil bijwerken in Somtoday.
Dit doe je meestal aan het begin van het jaar bij de eerste export naar Somtoday. Het hoeft niet bij iedere export, want als de koppeling tussen de docent en de lesgroep er eenmaal is in Somtoday, dan hoef je die niet steeds te overschrijven.
Heb je veel wijzigingen (docenten aan lesgroepen gekoppeld die er eerst geen les aan gaven), dan moet je dit vinkje wel aanzetten.
Stap 9: Controleer de status van de export naar Somtoday
Controleer wat in het meldingenscherm van Xedule staat en los de meldingen op.
Stap 10: Lestijden in de ELO verbergen
Om te voorkomen dat de vaste lestijden, die in Somtoday zijn ingericht, verwarring veroorzaken bij de leerling als er af en toe op afwijkende momenten lessen worden aangeboden vanuit Xedule, moet je de lestijden uitschakelen in het portaal van de leerling.
Somtoday neemt altijd de lestijden van Xedule over en toont die aan de leerling. Daarom zijn de lestijden van Somtoday overbodig, zelf verwarrend bij afwijkende planningen. En daarom moeten ze worden uitgeschakeld in het leerling portaal.
In dit artikel lees je hoe dat moet: Somtoday ELO inrichten
Rooster verwijderen in Somtoday
Ga hiervoor naar Beheer > Onderwijs > Basisrooster > [basisroostertabel selecteren] > klik door Afspraken inzien en filter/selecteer wat je wil verwijderen.
Xedule - Somtoday - Handleiding.pdf
