Zorgvierkant

Inleiding

Om leerlingen goed te kunnen volgen en te begeleiden bevat Somtoday een zgn. LVS-module. In de applicatie komt dit terug onder “Begeleiding” bij de leerling. De gegevens zijn deels afkomstig uit andere onderdelen zoals resultaten, absentie en instroomgegevens. Daarnaast zijn er enkele specifieke import opties (LVS bijlagen) en kan men rechtstreeks gegevens toevoegen en muteren.

Via het scherm Zorgvierkant (kwadrant) is deze invoer en mutatie mogelijk en zijn de gegevens in één oogopslag te zien.

In het Zorgvierkant kun je doorklikken naar de betreffende onderwerpen. Daarnaast zijn er nog een aantal schermen aan deze module gekoppeld, te weten:

Rapportage
LVS verzamelstaat
LVS Bijlagen
Stukkenlijst (werd voorheen gebruikt om in te zien dat er via de Rapportage, knop uitgebreide PDF een onderwijskundig rapport (OKR) was geëxporteerd. Tegenwoordig gaat dit via OSO)
Contactmomenten
Externe toetsen

Navigatie

Navigeren vanuit het Zorgvierkant kan op 2 manieren:

Door op de blauwe tekst te klikken kun je naar de achterliggende gegevens gaan, bestaande gegevens te wijzigen of nieuwe gegevens toe te voegen.

Als er voor een regel een (al of niet gekleurd) vierkantje staat kan deze aangeklikt worden om direct naar de achterliggende gegevens te gaan van die regel te gaan. Hier kunnen de gegevens dan gewijzigd of aangevuld worden.

Bericht aanmaken

Er kan bij het aanmaken van diverse items ook een bericht worden verstuurd door rechts onderin te klikken op <Opslaan + bericht(en) maken>. Hiermee stuur je een bericht naar de aangegeven personen waarvan gewenst is dat zij op de hoogte zijn van dit zorgvierkant item.

De ontvanger kan in de persoonlijke instellingen bij Berichten aangegeven of hij ook een e-mail wil ontvangen van het ontvangen bericht. Een overzicht van al de berichten die aan een werknemer zijn verstuurd, kunnen binnen Somtoday gevonden worden na het klikken op de knop ‘Berichten’ die boven in het scherm ter beschikking staat.

Het Zorgvierkant van een leerling is bereikbaar via het pad:
Leerlingen> [leerling]> Begeleiding> Zorgvierkant

Als een leerling een Zorgmelding heeft kan dit ook via het pad:
Leerlingen> Begeleiding> Zorgleerlingen> (leerling). Je komt direct in het zorgvierkant van die leerling.

Achter de naam van de leerling links bovenin het scherm verschijnt één van de opmerking-vandaag iconen. Erop klikken opent het scherm voor Opmerkingen –vandaag voor lezen en/of invullen.

Het scherm is ingedeeld in 4 kwadranten:

Schoolprestaties
Resultaten die een leerling behaalt tijdens zijn onderwijsproces, met daaraan gekoppeld de opmerkingen die in rapportvergaderingen met betrekking tot die resultaten worden gemeld.

Capaciteiten
Statische gegevens van leerlingen op basis van testresultaten waaronder de instroomgegevens van het basisonderwijs.

Gedrag
Een opsomming van incidenten waar de leerling bij betrokken is geweest en een overzicht van de absenties van de leerling. In dit kwadrant staan elementen die een risico kunnen vormen voor het functioneren van een leerling in de schoolsituatie.

Begeleiding en ontwikkeling
In het vierde kwadrant worden de inspanningen zichtbaar die worden gedaan om de leerling in zijn leerproces te ondersteunen.

Schoolprestaties

Rapportvergaderingen

Alleen de twee meest recente Rapportvergaderingen worden hier getoond.

Aanmaken rapportvergadering notities

Voor het aanmaken van de notities kan vanuit de les-/stamgroep een overzicht van invoervelden worden opgevraagd, met één veld per leerling via Groepen > Les-/stamgroepen > [Les-/stamgroep] > Notities.

Op het moment dat de docent of mentor voor de verschillende leerlingen een opmerking invoert, worden deze toegevoegd aan de rapportvergaderingen van die leerlingen. Wanneer de notities op een later moment weer worden opgevraagd, dan zijn de eerdere opmerkingen weer zichtbaar. Deze kunnen vervolgens worden aangepast.

De notities zijn aan te maken per docent en per lesgroep en per rapportperiode. Op het moment dat een lesgroep twee of meer docenten bevat, dan ziet ieder zijn eigen notities. Op het moment dat een docent meerdere vakken (meerdere lesgroepen) geeft aan dezelfde leerlingen, dan ziet hij per lesgroep andere notities.

De rapportvergadering

De notities die door verschillende docenten voor één leerling zijn aangemaakt via de lesgroep, worden verzameld in één rapportvergadering per rapportperiode.

Tijdens of na het houden van de werkelijke rapportvergadering kan het algemene opmerkingen veld worden gevuld met de uitkomst van de vergadering. De verschillende notities kunnen hierbij als input worden gebruikt. Na invoer van de algemene opmerking kan de vergadering worden afgerond.

Eindcijfers per periode

Deze grafiek geeft een overzicht van de cijfers van deze leerling. Via de link (groene pijltje) ga je direct naar het voortgangsdossier van de betreffende leerling.

Gedrag

Incidenten toevoegen/inzien

Indien er een incident is vastgelegd, dan is deze hier zichtbaar.

Als een incident wordt toegevoegd, bestaan alle pull-downs uit vaste waardes. Hier is vooral voor gekozen omdat dit managementrapportages beter beheersbaar maakt.

Verwijderen van een incident

Een incident kan uit het systeem verwijderd worden. Door in het incidentenoverzicht op een incident te klikken, kan rechts onderin geklikt worden op <Wijzigen>. Daarna kan er links onderin geklikt worden op <Verwijderen>. Een incident is dan ook echt weg (ook op overzichten komt deze niet meer terug).

Afwezigheid totalen

De samenvatting van de afwezigheidsmeldingen wordt hier getoond. Via de knoppen kan je doorklikken op de details.

Capaciteiten

Instroomgegevens

Deze instroomgegevens worden ingelezen via een OSO/CSV-bestand.

De gegevens kunnen ook handmatig worden ingevoerd. Dit kan door op de blauwe tekst te klikken en te kiezen voor <Wijzigen>.

PO schoolloopbaan periode toevoegen

Met deze knop kan achteraf een eerder gemiste of niet aangeleverde schoolloopbaan uit het PO toegevoegd worden. Hier zijn de velden [Begin schooljaar] en [Begin leerjaar] verplicht. Ook is het verplicht de PO-school uit de BRIN-lijst van de applicatie te halen.

Doublures of versnelling toevoegen

De schoolloopbaan en de doublures of versnellingen zijn niet automatisch aan elkaar gekoppeld. In het OSO dossier kunnen deze gegevens standaard gevuld zijn. Wanneer de instroomgegevens handmatig worden gevuld, zullen de schoolloopbaan en de doublures en/of versnellingen apart van elkaar moeten worden ingeven.

Leerling gewicht

Deze informatie heeft betrekking op de extra bekostiging die voor de leerling in het PO van toepassing was. Het is in Somtoday alleen aanvullende informatie.

Verzuim

De verzuimgegevens kunnen zowel te maken met de absentiegegevens tijdens de PO als de VO loopbaan.

Toetsen

Hier worden alle toetsen getoond die ingelezen of ingevoerd zijn. De door de school zelf gedefinieerde toetsen staan onder een door de school zelf te definiëren titel op zorgvierkant (onder de standaard toetsen).

Bij het toevoegen van een toets kan je ook bijlagen toevoegen.

De keuze van de toets bepaalt welke velden daarna onderaan het scherm aangeboden worden.

Met de knop <“schooleigen titel” toevoegen> kan een door de school zelf als toets gedefinieerde Flexibele LVS pagina worden toegevoegd. Ook via een import kunnen deze pagina’s aan de leerlingen worden gekoppeld inclusief de bijbehorende gegevens.

Leer-, sociaal-emotionele en medische bijzonderheden

In dit gedeelte worden alle zaken getoond die van invloed zijn op het functioneren van de leerling, uitgesplitst naar Leerproblemen (bijv. dyslexie), Sociaal-emotionele problemen (bijv. PDD-nos) en Medische bijzonderheden (bijv. slechtziend). Met een kleurtje en met de tooltip is in het Zorgvierkant zichtbaar te maken op welke categorie de ‘bijzonderheden’ betrekking heeft.

Via de knop Algemene gegevens wijzigen kunnen de gegevens van de leerling ten aanzien van de ‘bijzonderheid(en)’ gewijzigd worden.

<Uitgebreide weergave> Hiermee worden alle ingevoerde ‘bijzonderheden’ uitgeklapt om in één scherm een totaaloverzicht te geven.

<Toevoegen> Hiermee wordt het scherm Toevoegen informatie leer- sociaal-emotionele of medische bijzonderheden geopend. De verplichte velden hierin zijn: [Titel] en [Categorie]. [Titel] is een vrij tekstveld om de in te voeren ‘bijzonderheid’ een herkenbaar label te geven. [Categorie] moet uit een vaststaande tabel gekozen worden. (Leer/Medisch/Sociaal emotioneel)
De categorie levert ook kleine gekleurde hokjes op

wit hokje = categorie Medisch
grijs hokje = categorie Sociaal-emotioneel
groen hokje = categorie Leer

Er zijn ook een aantal vrije tekstvelden beschikbaar om de ‘bijzonderheid’ nader toe te lichten (Diagnose, Belemmerende factoren, Compenserende factoren en Gegevens medicijngebruik).

Er kunnen bijlagen toegevoegd worden via knoppen onderin het scherm. Bij het aanmaken van een bijzonderheid kunnen bijlagen toegevoegd worden door na het invullen van de gegevens te kiezen voor "Opslaan en bijlagen bewerken".

Met de knop <Contactpersoon toevoegen> kan een (externe) contactpersoon met betrekking tot deze ‘bijzonderheid’ toegevoegd worden. Hierbij wordt de lijst getoond zoals die bij Beheer> Begeleiding> Zorgcontacten gevuld is.

Het scherm is onderverdeeld in verschillende delen.

Algemene informatie

Dit is een vrij tekstveld om algemene informatie in te voeren.

Leerlingkaart gegevens

In [Titel op leerlingkaart] kan een korte naam/beschrijving ingevoerd worden die ook op de leerlingkaart getoond wordt. Ook [Uitleg hoe te handelen:] wordt op de leerlingkaart getoond achter de ingevoerd titel.

Voorbeeld:

[Titel op leerlingkaart] → Notenallergie

[Uitleg hoe te handelen:] → Injectiespuit voor bovenbeen zit in voorvak tas.

Huisarts

Met het loepje kan hier de huisarts met betrekking tot deze ‘bijzonderheid’ toegevoegd worden. Hierbij wordt de lijst getoond zoals die bij Beheer> Begeleiding> Zorgcontacten gevuld is met het filter op [Huisartsenpraktijk], maar dit kan desgewenst aangepast worden om een ander contactpersoon te selecteren.

Onderwijs ondersteunende hulpmiddelen

Hier worden de ondersteunende hulpmiddelen getoond. Je kan ze hier toevoegen of verwijderen. Een onderwijs ondersteunende hulpmiddel kan op de examenkaart worden toegekend aan een vak en op het proces verbaal worden afgedrukt. Zie dit artikel: Examendeelname

Indicaties

Per leerling kan de overkoepelende indicatiespagina vanuit het zorgvierkant worden opgevraagd. Mogelijke indicaties zijn de LWOO/PrO indicatie en de LGF-indicatie ofwel rugzakje. De functionaliteit met betrekking tot de LWOO/PRO indicatie wordt hieronder verder toegelicht.

LWOO/ PrO indicatie

Per 1 januari 2016 zijn de regionale verwijzingscommissies (RVC's) voor het VO opgeheven. De VO-samenwerkingsverbanden zijn nu verantwoordelijk voor de toewijzing van LWOO en PRO.
Pad: Leerlingen > [leerling] > Begeleiding > Indicaties > knop LWOO/PRO

LGF

Met de knop <LGF> wordt het scherm LeerlingGebonden financiering getoond, alsmede de aanvragen die verstuurd zijn. Met de knop <Wijzig algemene gegevens> kunnen de velden die betrekking hebben op de leerlinggebonden financiering gevuld of gewijzigd worden.

Cluster gegevens
[LGF Onderwijssoort indicatie] Dit is een voorgedefinieerde tabel met een voorgedefinieerde [Cluster naam].

Ambulante begeleider

Met het loepje kan de ambulante begeleider opgevraagd worden uit de lijst zoals die bij Beheer> Begeleiding> Zorgcontacten ingevoerd is. Het filter staat hier standaard op ‘Zorginstantie soort’, maar kan desgewenst aangepast worden.

Betrokken REC

Met het loepje kan de REC opgevraagd worden uit de lijst zoals die bij Beheer> Begeleiding> Zorgcontacten ingevoerd is. Het filter staat hier standaard op ‘REC’, maar kan desgewenst aangepast worden.

<Opslaan> slaat de nieuwe/aangepaste gegevens op en keert terug naar het scherm LeerlingGebonden financiering.
<Annuleren> keert zonder opslaan terug naar het scherm LeerlingGebonden financiering.

Vanuit dit scherm kan met de <Aanvraag toevoegen> een nieuwe aanvraag toegevoegd worden in het scherm LGF aanvraag. Het enige verplichte veld is hier [Afgifte datum], alle andere velden hoeven niet gevuld te worden.
<Opslaan> slaat de nieuwe/aangepaste gegevens op en keert terug naar het scherm LeerlingGebonden financiering.
<Annuleren> keert zonder opslaan terug naar het scherm LeerlingGebonden financiering.
Met de knop <Terug> wordt teruggekeerd naar overzichtscherm Indicaties.

Budgetten

Met de knop <Budgetten> kunnen bestaande budgetten bewerkt worden met <Wijzigen> of een nieuw budget aangemaakt worden met <Nieuw budget>.

Voor een nieuw budget is alleen de [Titel] verplicht.
Met het loepje kan de ambulante begeleider opgevraagd worden uit de lijst zoals die bij Beheer> Begeleiding> Zorgcontacten ingevoerd is. Het filter staat hier standaard op ‘Zorginstantie soort’, maar kan desgewenst aangepast worden.
<Opslaan> slaat de nieuwe/aangepaste gegevens op en keert terug naar het scherm Budgetten.
<Annuleren> keert zonder opslaan terug naar het scherm Budgetten.
Met <Terug> wordt ten slotte teruggekeerd naar het Zorgvierkant van de leerling.

Begeleiding en ontwikkeling

Handelingsplan

Door het klikken op de blauwe tekst kom je in het scherm Handelingsplan waarop je kunt zien welke handelingsplannen er zijn.
U kunt hier een nieuw handelingsplan aanmaken, door te klikken op de knop <Handelingsplan toevoegen>.
In het scherm Handelingsplan maken zijn de velden [Titel] en [Begindatum] verplicht. De rest van het scherm wijst zich vanzelf.

Bij de onderste groene knop kan een bijlage gekoppeld worden. Het document kan worden toegevoegd via <Bestand kiezen> vanaf de lokale PC. Na het uploaden moet het document gekoppeld worden met de groene knop. Tevens kan een document gekozen worden uit het overzicht “Of koppel een bestaand document” onderaan de pagina.

Nadat je alle gegevens hebt ingevuld, klik je op <Opslaan>.
Een andere mogelijkheid is <Opslaan + bericht(en) maken>.

Als je een bestaand Handelingsplan wijzigt, heb je de keuze uit een aantal opties: <Evaluatie toevoegen>, <Rollen>, <Afronden>, <Verwijderen>, <Opslaan>, <Opslaan + bericht(en) maken> en <Annuleren>.

In dit scherm Nieuwe tussentijdse evaluatie kan een tussentijdse evaluatie ingevoerd worden met de mogelijkheid andere hiervan op de hoogte te brengen (zie Bericht aanmaken).

Dit is een feature die door de servicedesk geactiveerd kan worden. Hierdoor wordt het mogelijk om de autorisatie voor één LVS-item bij een bepaalde rol of rollen wég te halen. In eerste instantie worden alle rollen aangevinkt aangeboden die autorisatie voor het LVS-item hebben. Vervolgens kunnen rollen uitgevinkt worden voor dit specifieke LVS-item.

Als je klikt op <Afronden>, dan ga je het Handelingsplan afsluiten. Hierin kan je de datum van afronden toevoegen en aangeven of er een [Vervolg vereist?] is op het Handelingsplan; door wie het plan [Beoordeeld] is en kan je een <Notificatie aanmaken>. Met <Afronden> worden de gegevens opgeslagen en teruggekeerd naar het scherm Handelingsplan en met <Annuleren> wordt zonder opslaan teruggekeerd naar het scherm Handelingsplan.

<Verwijderen>
Als je klikt op <Verwijderen> dan verwijder je het Handelingsplan in zijn geheel.

Hier wordt de ingevoerde titel uit het vorige scherm in het veld <Beschrijving).

Zorgmelding

Deze functie is bedoelt om een begeleider aan één of meerdere leerlingen te koppelen, welke hij makkelijk in beeld kan krijgen via Leerlingen> Begeleiding> Zorgleerlingen.

Het maken van een zorgmelding kan alleen in het zorgvierkant. Door de begeleider aan de zorgmelding te koppelen, kan deze begeleider, mits hij daarvoor via juiste rolautorisatie de rechten voor heeft gekregen (zie Rollen en rechten), de zorgmelding openen. Aan een zorgmelding kan één of meer begeleiders koppelen.

Een nieuwe zorgmelding kan aangemaakt worden met <Zorgmelding toevoegen>, het scherm Zorgmelding toevoegen wordt nu geopend.

Hierin zijn de velden <Zorgniveau>, <Aangever melding> en <Begindatum> verplicht.

<Zorgniveau> wordt opgehaald uit de tabel onder Beheer > Begeleiding > Zorgniveaus waar nieuwe zorgniveaus toegevoegd kunnen worden en de volgorde aangepast kan worden.

De keuzemogelijkheden onder <Aangever melding> zijn vooraf gedefinieerd en globaal. De begeleider van leerling is een medewerker van de school. Door het koppelen van een medewerker komen er automatisch extra rechten beschikbaar vanuit de rol van deze medewerker.

Begeleidingsverslagen

Met het groene pijltje bij begeleidingsverslagen wordt het overzichtsscherm Begeleidingsverslagen geopend. Hier is het mogelijk een bestaand begeleidingsverslag te openen door de regel aan te klikken en te kiezen voor <Wijzigen> of een nieuw begeleidingsverslag aan te maken met de knop <Nieuw verslag>.

[Titel] en [Datum] zijn verplicht en aangegeven kan worden of het [Vertrouwelijk] is.

Gebruikersgroepen kunnen apart rechten krijgen op vertrouwelijke verslagen. In het tekstveld onder “Verslag” is ruimte voor ruim 10.000 tekens.

Het toevoegen of bewerken van een bijlage doe je door rechts onderin het scherm te klikken op Opslaan en bijlagen bewerken.

Correspondentie

Via deze optie kan een verslag worden ingevoerd en opgeslagen om het vervolgens per e-mail, inclusief bijlage, te sturen naar aan een medewerker/verzorger/anders. De antwoorden op de verzonden e-mail gaan naar de inbox van de zender (dus niet naar het LVS van Somtoday van deze leerling).

Klik op <Correspondentie toevoegen> en vul alle verplichte velden. Vervolgens typt je de tekst van het bericht en klik op <Opslaan>.

Daarna komt een klein blauw e-mail icoontje in beeld. Klik daarop om het bericht per mail te versturen zoals je hieronder kan zien.

En bijlagen kun je toevoegen of bewerken door middel van de knop [Opslaan en bijlagen bewerken]

Opvolging

Het eerste bericht kan worden opgevolgd door een tweede bericht/verslag, welke direct of achteraf verzonden kan worden.

Hoe ziet de ontvanger dit in zijn e-mailbox?

Flexibele LVS pagina’s

Binnen het zorgvierkant kan een school eigen pagina’s definiëren. Hiermee kan je je eigen formulieren vervangen door binnen Somtoday zelf samengestelde schermen (pagina’s). Hoe je een Flexibele LVS pagina maakt en vormgeeft wordt in dit artikel uitgelegd.

Ga naar Leerlingen> [Leerling]> Begeleiding> Zorgvierkant.

De zgn. Flexibele LVS pagina’s staan ofwel rechts onderaan in het kwadrant Begeleiding en ontwikkeling bij de door de school zelf bepaalde naam van deze optie ofwel in het kwadrant Capaciteiten bij Toetsen bij de door de school zelf bepaalde naam.

Het scherm toont de twee meest recent aangepaste pagina’s. Je kunt deze rechtstreeks openen door er op te klikken of de lijst met aangemaakte pagina’s bekijken door op de blauwe tekst te klikken. Somtoday toont de lijst met aanwezige pagina’s.

Ook vanuit dit scherm is de pagina rechtstreeks te openen door erop te klikken. Onderaan het scherm staat de knop <Nieuw>.

In de pop-up staan de voor deze leerling beschikbare pagina’s (op basis van vestiging-onderwijssoort-leerjaar). Na het aangeven van je keuze in de lijst zorgt <Selecteren> voor het aanmaken van een nieuwe pagina bij de leerling.

Pagina’s die in andere vestigingen/onderwijssoorten/leerjaren zijn aangemaakt, zijn wel te raadplegen/onderhouden, maar niet nieuw aan te maken.

Hierboven zie je een voorbeeld van een aangemaakte pagina. De oranje gemarkeerde velden zijn verplicht. Ieder veld kan (door de beheerder) voorzien zijn van een hint/toelichting getoond in een tooltip.

Bij het wijzigen van een pagina worden die knoppen aangeboden.
<Verwijderen> Na de vraag “Weet je zeker dat je deze ingevulde pagina wilt verwijderen?” kan je kiezen voor <OK> om de pagina definitief te verwijderen of <Annuleren> om de verwijdering niet uit te voeren.<Opslaan> Legt de ingevoerde gegevens vast. Hierbij volgt een controle of alle verplichte velden wel zijn gevuld. Mocht dit niet het geval zijn, dan volgt bovenin het scherm een melding. Voorbeeld: "Veld "Titel" is verplicht.
<Annuleren> De pagina wordt zonder opslaan/mutaties verlaten.

Een andere mogelijkheid is <Opslaan + bericht(en) maken> (zie Bericht aanmaken).