Inleiding
In Somtoday is het mogelijk om berichten te versturen naar (verzamelingen van) personen (medewerkers, leerlingen, ouders/verzorgers).
Medewerkers ontvangen de berichten in Somtoday, leerlingen en ouders/verzorgers in Somtoday ELO. Dit laatst is alleen mogelijk als Somtoday ELO in gebruik is als portaal.
Berichten versturen kan op drie manieren, namelijk:
- via een standaard bericht
- via een context gestuurd bericht (Zorgvierkant)
- via een mededeling.
In dit artikel wordt naast het versturen ook het ontvangen en beantwoorden van berichten verder uitgewerkt. Ook is er aandacht voor het verzenden van mail-notificaties naar aanleiding van berichten.
Bericht verzenden
Klik op de envelop-icoon rechts bovenin het scherm.
Het getal bij de envelop geeft het aantal ongelezen berichten weer. Met deze knop wordt het Overzichtsscherm berichten zichtbaar. Met de knop Nieuw bericht maak je een nieuw bericht aan.
Ontvangers toevoegen
In het veld Betreft: kun je een deel van de naam intikken. Het systeem laat een lijst zien met mogelijke ontvangers, die zich aanpast naarmate je meer van de naam intikt.
Je kunt een deel van de naam van de volgende typen ontvangers intikken:
- Leerling
- Medewerker
- Stamgroep
- Lesgroep
- Vestiging
- Instelling
- Ouder/verzorger
Met het vergrootglas open je een zoekscherm waarmee je op de combinatie van een naam (omschrijving) en type kunt zoeken. Nadat je een keuze hebt gemaakt uit de lijst met suggesties, wordt een tweede veld zichtbaar: Stuur een bericht naar de. Klik in dit veld op de keuzelijst om de juiste doelgroep te selecteren. De doelgroepenlijst varieert per gekozen ontvanger in het betreft/aan-veld.
Nadat de ontvangende doelgroep is gekozen, klik je op het icoontje om de betreffende ontvanger aan de geadresseerdenlijst toe te voegen of het groepsicoon boven de lijst om de hele voorgestelde lijst met personen (docenten, mentoren, begeleiders, enzovoort) in één keer als geadresseerden toe te voegen.
Bovenstaande stappen zijn steeds te herhalen om de geadresseerdenlijst aan te vullen. Een geadresseerdenlijst kan bijvoorbeeld onderstaande vulling krijgen en door aanklikken van de kruisjes ook weer beperkt worden.
Prioriteit
De prioriteit van een bericht heeft vier mogelijke waarden:
- Laag
- Normaal
- Hoog
- Urgent
De ontvanger van berichten kan aan de hand van de prioriteitsinstellingen bepalen of er een mail-notificatie verstuurd moet worden naar het mailadres dat staat geregistreerd (zie Instellingen).
Onderwerp
Het onderwerp van het bericht. Dit veld komt ook terug in de eventuele mailnotificatie van het bericht.
Bijlagen
Als je op het groene plusje klikt, kom je in een scherm waar je bijlagen kunt uploaden.
Bericht
De tekst van het bericht. De opmaak van de tekst kun je veranderen met de knoppen boven het veld. Ook kun je een tekst kopiëren vanuit een tekstverwerker of een mailprogramma.
Knop Verstuur
Met deze knop verstuur je het bericht naar iedere persoon (uit de groep(en)) uit het veld geadresseerden. De berichten zijn voor medewerkers zichtbaar in het Overzichtsscherm op het tabblad Inbox, de verzender kan het bericht vinden op het tabblad Outbox. Leerlingen en ouders/verzorgers hebben een soortgelijke pagina in Somtoday ELO (optioneel).
Context gestuurd bericht verzenden
‘Context gestuurd’ wil zeggen dat aan het te verzenden bericht altijd een ander proces ten grondslag ligt. Er wordt dan een gegeven (item) toegevoegd of gemuteerd in het zorgvierkant.
Vanuit het Zorgvierkant is het mogelijk een bericht te sturen naar collega’s die al dan niet gerelateerd zijn aan de betreffende leerling. Niet-gerelateerde collega’s kun je los kiezen, wel gerelateerde collega’s worden via de juiste Type- en Doelgroep-keuze automatisch aangeboden. Collega’s hebben een relatie met de leerling als vakdocent, mentor, begeleider of afdelingsleider. Een leerling kan vanuit het zorgvierkant niet bericht worden, de gerelateerde ouders/verzorgers wel.
De onderdelen in Zorgvierkant waar je deze berichten aan kunt maken, zijn:
Incidenten, Zorgmeldingen, Handelingsplannen, Begeleidingsverslagen, Flexibele LVS pagina’s, Bijzonderheden, LGF (indicaties) en Budgetten (indicaties).
De knop Opslaan + Bericht(en) maken wordt bij deze onderdelen aangeboden.
De werking met betrekking tot het selecteren van geadresseerden is vervolgens gelijk aan het verzenden van een regulier bericht, alleen is het zo dat hier standaard de vakdocenten als geadresseerden worden voorgesteld.
Als vulling in de ‘berichtvelden’ wordt onderstaande standaard voorgesteld.
Voorgestelde Prioriteit, Onderwerp en Berichttekst zijn te wijzigen.
De ontvangende collega krijgt het bericht op onderstaande wijze in zijn of haar berichten overzichtsscherm.
Bij het klikken op de betreffende regel wordt onderstaand scherm verkregen:
De ontvanger ziet de ingevoerde berichttekst en kan direct doorklikken op de oranje gekleurde teksten om in te zoomen op het betreffende item of leerling.
Overzichtsscherm berichten
De medewerker kan op het -icoon klikken om de berichtenbox te openen.
Het volgende overzichtsscherm wordt zichtbaar:
Inbox
Op dit tabblad staan alle binnengekomen berichten. De belangrijkste velden van de berichten zijn op dit scherm direct te zien in de verschillende kolommen.
Sorteren: door op de oranje gekleurde kolomkop te klikken.
Kolommen kiezen: klik op de knop.
Filteren: een filterbalk is beschikbaar om gericht te zoeken naar bepaalde berichten.
Gelezen/ongelezen
De open of dichte envelop geeft aan of het bericht gelezen of ongelezen is. Daarnaast is het onderwerp van een ongelezen bericht vet gedrukt.
Door berichten te selecteren met het vinkje op de regel en de knop Maak ongelezen kun je berichten als ongelezen kenmerken.
Verwijderen
Door berichten te selecteren met het vinkje op de regel en op de knop Verwijderen in te klikken, verwijder je de geselecteerde berichten.
Outbox
Op dit tabblad staan de verstuurde berichten. De mogelijkheden hier zijn nagenoeg gelijk aan de inbox, met uitzondering van de gelezen/ongelezen- en verwijder-functionaliteit. Deze ontbreken hier.
Instellingen
De ontvangende medewerker kan hier instellen om een signaal te krijgen op haar/zijn mailadres bij ontvangst van een bericht in Somtoday. Per type bericht en vanaf een prioriteit kan er een mail verstuurd worden naar jouw mailadres.
Je vinkt de type berichten aan waarvan je een notificatie in je mailbox wil krijgen. Bij een ingestelde prioriteit die hoger of gelijk is, wordt er een notificatie van het bericht naar je gestuurd.
De notificatie die op het mailadres ontvangen wordt, bevat wel de inhoud van het tekstbericht, maar geen informatie uit het zorgvierkant-item zelf. Om de toevoeging of wijziging van het item in te zien, moet in Somtoday gekeken worden.
Hieronder een voorbeeld van een ontvangen e-mail: