Personeel - toevoegen/wijzigen

Inleiding

Voordat je Somtoday in gebruik neemt, moeten je aan de medewerkers in het systeem functies en rechten toekennen. De applicatiebeheerder heeft vooraf een gebruikersnaam en een wachtwoord ontvangen van Somtoday en daarmee de beschikking over alle benodigde rechten. Hij kan functies en rechten in het systeem aanmaken voor de overige medewerkers.

Onder Beheer > Instelling > Functie is een aantal standaard (medewerker)functies beschikbaar, zoals administratie, leraar en ondersteuning. Deze kunnen je activeren, deactiveren of wijzigen van naam of omschrijving. Verder kun je nieuwe functies toevoegen. Aan een personeelslid koppel je één functie, zodat je in het scherm Personeel zoeken kunt filteren op functie.

De applicatiebeheerder stelt in de autorisatie in welke gegevens een specifieke gebruiker kan zien en welke hij kan muteren. De autorisatie is gekoppeld aan een toegekende rol, de toegekende functie aan de medewerker is dus niet van belang. Een gebruiker kan meerdere rollen vervullen, in dat geval krijgt hij de som van alle per rol toegekende rechten.

Als je geautoriseerd bent, kun je onder Beheer > Instelling > Reden uit dienst de door de instelling benoemde redenen invoeren en of wijzigen. De reden Wegens overlijden is een vaste systeemwaarde van Somtoday.

Onder het hoofdmenu Personeel kun je filteren op personeelsnummer, afkorting, achternaam, status, vestiging en functie.

Als je geautoriseerd bent, kun je met het tandwiel-icoon  boven de lijst van personeelsleden zelf bepalen welke kolommen in het scherm Personeel worden getoond. Hiermee is ook het BurgerServiceNummer van een medewerker opvraagbaar.

Vastleggen gegevens medewerker

Het vastleggen van gegevens vindt plaats via de hoofdmenukeuze Personeel.

Hieronder voeg je personeelsleden toe met de knop Personeel toevoegen.

Je kunt met de knop Rapportages lijsten van het personeel printen en met de knop Uitgebreid zoeken kom je in een nieuw scherm waar je op basis van Personalia, Adresgegevens of Functioneel uitgebreid kunt zoeken. Tevens kun je hieronder een vrije export maken van nagenoeg alle aanwezige personeelsgegevens naar CSV-formaat.

Als je op een personeelslid klikt, zie je een aantal tabbladen waarin je de gegevens van de betreffende medewerker kunt raadplegen of muteren.

De relatie met vakken (bevoegdheden) van een docent wordt niet hier, maar bij het inrichten van de lesgroep gelegd.

In dit scherm heb je, als je geautoriseerd bent, toegang tot de tabbladen Algemeen, Personalia, Aanstelling, Account, Agenda, Toegangspassen en Usermanagement. 

Het registreren van een nieuwe medewerker

Waar
Personeel > Personeel toevoegen (links onder).

Hoe

1. Vul de (verplichte = oranje omrande) velden in.
2. Klik op Volgende (rechts onder).
3. Vul de (verplichte = oranje omrande) velden in. De combinatie van rol en de vestigingen bepaalt voor welke gegevens de medewerker kijk- en schrijfrecht heeft.

Account

De gebruikersnaam moet uniek zijn. Somtoday bewaakt dit. 

Door bij Genereer wachtwoord te kiezen voor Nee worden de velden Nieuw wachtwoord en Herhaal wachtwoord zichtbaar. Hiermee kan de beheerder het wachtwoord aanmaken.
Door bij Genereer wachtwoord te kiezen voor Ja, dan wordt bij opslaan een wachtwoord gegenereerd (door het systeem) en naar het mailadres van het personeelslid gestuurd.
De status van het personeelslid moet je op Actief zetten.

Indien je collega's inloggen via een SSO methode (Microsoft/Google/schoolportaal) dan vul je bij Externe gebruikersnaam het account van de medewerker in waarmee deze inlogt op het schoolportaal. 

Een softtoken is verplicht als de medewerker rechtstreeks op Somtoday inlogt. Dan maakt je school geen gebruik van een inlogflow via Microsoft/Google/schoolportaal.

Lees daarom deze artikelen:

• Collectief softtokens verplichten
• Token koppelen
• Softtoken koppelen aan je Somtoday account

Vestigingen
In dit schermdeel moet je aangeven voor welke vestigingen het personeelslid werkt. Met Hoofdvestiging moet je aangeven welke vestiging het personeelslid standaard aangeboden krijgt.

Rollen
Hier staan alle rollen die via de autorisatie beschikbaar zijn en die je aan het personeelslid kunt koppelen.

• Klik op Opslaan. De nieuwe medewerker wordt opgenomen in de medewerkerslijst. Door op de medewerker te klikken, zie je de medewerkerkaart en kun je controleren of de ingevoerde gegevens juist zijn verwerkt.
  
  

Het wijzigen van medewerkergegevens

Waar

Personeel

Hoe

1. Zoek het gewenste personeelslid op. Gebruik eventueel de zoekfilters boven de tabel. Klik het personeelslid aan.
2. Vervolgens kun je per tabblad gegevens inzien of wijzigen (knop rechts onder). Dit scherm beschikt over een bladerfunctie, waarmee door de medewerkers kan bladeren.
3. Klik op Opslaan (rechts onder).

 De volgende tabbladen zijn (afhankelijk van de rechten) beschikbaar:

• Algemeen
  Dit is een raadpleegscherm waarop geen wijzigingen mogelijk zijn.
  NAW en vrije velden zijn zichtbaar, daarnaast is het rooster per kalenderweek in te zien.
  
  
• Personalia
  NAW en vrije velden zijn hier te wijzigen. Als een medewerker geen koppelingen heeft met bijvoorbeeld lesgroepen, dan is met de knop Wijzigen de medewerker te verwijderen. Als er koppelingen zijn, dan wordt dat via een melding bovenin weergegeven. Zijn er geen koppelingen, dan verschijnt er rechtsboven een verwijder-icoon (prullenbak).
  
  
• Aanstelling
  Je kan de vestigingen waarop de medewerker werkzaam is, de functie van de werknemer en de datum waarop de werknemer in dienst en de datum waarop de medewerker uit dienst is wijzigen.
  Met Hoofdvestiging kun je aangeven welke vestiging het personeelslid standaard aangeboden krijgt.
  
  
• Account
  Hier kun je de gebruikersnaam, het mailadres, de status en de rechten van de medewerker wijzigen. Met het vinkje achter Wachtwoord wijzigen? kun je een zelf gekozen wachtwoord invoeren. Ook kun je, voordat je op Wijzigen klikt, met de knop Genereer nieuw wachtwoord een door het systeem gegenereerd wachtwoord toekennen. De medewerker ontvangt in beide gevallen op het geregistreerde mailadres het nieuwe wachtwoord.
  

NB: De medewerker kan ook zelf zijn wachtwoord wijzigen via Home > Account.

• Agenda
  Hier kun je de agenda inzien of wijzigen. Zie voor de werking hiervan de daarvoor beschikbare procedure.
  
  
• Toegangspassen
  Hier kun je een toegangspas inzien of wijzigen, zie ook Toegangspassen
  
  
• Usermanagement

Dit tabblad is alleen zichtbaar voor de applicatiebeheerder en als de Umra-koppeling aanwezig is. Het doel is om aan te kunnen geven of het betreffende personeelslid al dan niet actief is voor Umra. Zie ook User Management Webservice

Imports

Medewerker

Personeelsgegevens kun je importeren met een CSV-bestand, zie het artikel Importeren medewerkers

Foto’s

Maak een Zip-bestand met daarin de foto’s van de medewerkers in jpg-formaat. De foto’s hebben als bestandsnaam de medewerkerafkorting of het medewerkernummer. De foto's moeten in de rootfolder van het Zip-bestand staan. Om een foto te verwijderen uit het systeem, neem je een bestand van 0 bytes op in het Zip-bestand met de desbetreffende medewerkerafkorting of het medewerkernummer.

Email/Telefoon/Debiteurnummer

Zie documentatie Importeren Email/Telefoon/Debiteurnrs.

Vrije Velden

Hier kun je vrije velden voor de medewerkers inlezen. Dit zijn zowel persoonlijke vrije velden als usermanagement vrije velden. Zie het artikel Importeren vrije velden.

Toegangspas afname

Zie documentatie Import toegangspassen.