Multibrin

Inleiding

Dit artikel beschrijft de situatie in Somtoday waarbij meerdere BRIN-nummers geadministreerd worden (Multi BRIN) ten opzichte van een administratie met een enkel BRIN-nummer.

BRIN staat voor BasisRegisterINstellingen; een register met onderwijsinstellingen, DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs) is de beheerder. Iedere zelfstandige school bezit een zogenaamd BRIN-nummer, bestaande uit 2 cijfers en 2 letters. Verder is er een onderverdeling op één of meerdere vestigingen binnen het BRINnummer. We spreken hier over een vestigingsvolgnummer. De hoofdvestiging (00) binnen de school (99XY) heeft als BRINnummer en vestigingsvolgnummer bijvoorbeeld de volgende combinatie: 99XY00. De nevenvestigingen hebben als vestigingsvolgnummer bijv. 01, 02 etc.

In geval van een gewenste school overstijgende administratie binnen één stichting of onder één bestuur is het mogelijk om meerdere scholen in één Somtoday omgeving onder te brengen.

Multi BRIN maakt het mogelijk om:

• Meerdere BRINnummers (scholen) binnen één instelling te administreren
• Meerdere vestigingen aan te maken die vallen onder één BRINnummer
• Een vestiging aan te maken die een combinatie is van verschillende BRINnummers en BRIN-vestigingen.

Begrippen in dit artikel:

• Instelling = Bevoegd gezag
• BRIN of BRINnummer = School
• BRIN-vestiging of Vestigingsvolgnummer = Officiële vestiging volgens BRIN
• Vestiging = Administratieve vestiging bestaande uit één of meer BRIN-vestigingen.

Wanneer u gebruik wil gaan maken van Multi BRIN, verzoeken wij u contact op te nemen met Somtoday. Het omzetten van uw huidige administratie naar een Multi BRIN zal in overleg gebeuren, er zijn namelijk handelingen voor nodig, die u niet zelf kunt uitvoeren.

Beheer > Instelling > Algemeen

Dit scherm toont vier schermdelen:

• Algemeen
  Hier kunnen de gegevens van het Bevoegd Gezag genoteerd worden,
  dit is niet gerelateerd aan een landelijk register/tabel.
• BRIN instellingen
  Hier worden de in overleg met Somtoday gekoppelde BRINnummers getoond. Er is aan te geven welk BRIN als default geldt, dit speelt een rol voor bepaalde rapportages waarin automatisch BRIN-gegevens worden opgehaald. Verder is een BRIN hier te deactiveren indien er geen gebruik meer van gemaakt wordt, ook op vestigingsniveau.
  Per BRIN kan er opgegeven worden of deze gebruik maakt van de Edukoppeling standaard. Hieronder vallen de volgende services:
  • RIO
  • DUO
  • Verzuimloket
    • Als je gebruik maakt van één van deze services met de overheid, dan moet het vinkje 'Edukoppeling' worden aangezet. Dit vinkje is alleen zichtbaar als je op de knop Wijzigen klikt.

• Correspondentieadres
  Hier wordt het betreffende adres uit het landelijke register getoond van het aangevinkte default BRIN.
• Bezoekadres
  Hier wordt het betreffende adres uit het landelijke register getoond van het aangevinkte default BRIN

Beheer > Instelling > Vestigingen

Via deze menukeuze kan men vestigingen raadplegen, toevoegen of  wijzigen.

Vestigingen die hier getoond worden komen uit BRIN of zijn zelf toegevoegd.

Het bovenste schermdeel geeft een lijst met de aanwezige vestigingen. Door op een regel te klikken wordt de betreffende regel gekleurd en onder in het scherm in vijf (of zes) schermdelen de bijbehorende informatie getoond.

De schermdelen aan de linkerkant zijn geheel zelf in te stellen, die aan de rechterkant tonen informatie uit BRIN.

• Algemeen
  Bevat gegevens voor intern gebruik, het volgnummer is voor de positie in de totaallijst van vestigingen.
• Overschreven adres
  Hier is een afwijkend adres te hanteren t.o.v. het adres in BRIN.
• Financiële gegevens
  Hier is een specifieke projectcode voor de betreffende vestiging op te geven t.b.v. de eventuele financiële koppeling.
• BRIN instellingen
  Via dit schermdeel wordt de relatie gelegd tussen de vestiging die voor de administratie gewenst is en de BRINvestiging(en). In de meeste gevallen zal dit één op één zijn. Het is echter ook mogelijk hier meerdere BRINvestigingen te koppelen aan één administratieve vestiging. Dit kunnen dan weer vestigingen zijn onder het zelfde BRINnummer of juist uit verschillende BRINnummers.
  Alleen de vinkjes default en actief zijn aan te passen, daarnaast is er een toevoegknop om een extra vestiging uit het landelijke register op te nemen.
• Correspondentieadres
  Hier wordt het betreffende adres uit BRIN getoond van de aangevinkte default vestiging.
• Bezoekadres
  Hier wordt het betreffende adres uit BRIN getoond van de aangevinkte default vestiging.

 Opmerkingen:

1. Eén BRINvestiging kan aan meerdere administratieve vestigingen gekoppeld worden, leerlingen die voor bekostiging dus eigenlijk onder één vestiging vallen, kunnen administratief toch gespreid zitten over meerdere vestigingen (onderwijslocaties). Dit wordt verder gestuurd vanuit de plaatsing van de leerling.
2. Bij het toevoegen van een nieuwe vestiging wordt allereerst gevraagd om één BRINvestiging. Nadat de vestiging is aangemaakt kunnen er extra BRINvestigingen aan gekoppeld worden.

Registratie en Plaatsing:

Leerlingen> [Leerling]> Onderwijs>Registraties

Bij de registraties van de leerling is zichtbaar gemaakt voor welk BRINnummer deze gelden. In het artikel Registraties vind je alle informatie rondom registraties.

Leerlingen> [Leerling]> Onderwijs>Plaatsingen

en

Onderwijs> Collectief muteren> Plaatsingen voorbereiden

Op deze schermen spelen de volgende velden een rol:

1. Vestiging
   Dit betreft de administratieve vestiging waar de leerling geplaatst is en waar de te volgen opleiding met toetsdossier en dergelijke is opgenomen.
2. BekostigingsBRIN (ROD)
   Hier wordt in eerste instantie de “default” BRINvestiging getoond/gekoppeld. Indien nodig kan deze aangepast worden naar een andere BRINvestiging die gekoppeld is via Beheer>Instelling>Vestigingen, zodat deze gegevens voor de uitwisseling met ROD gebruikt worden.
3. Opleiding
   Hier worden de opleidingen aangeboden die bekend zijn op de (administratieve) vestiging van de “default” bekostigingsbrin in relatie met het gekozen leerjaar en schooljaar.
4. Afwijkende bekostigingsopleiding (ROD)
   Dit veld is aan te vinken om het hierop volgende veld beschikbaar te krijgen.

Alle informatie rondom Plaatsingen vind je in het artikel Plaatsing

Bekostigingsopleiding (ROD)
Hier is een afwijkende opleiding te kiezen uit de opleidingen van de vestiging van de gekozen bekostigingsbrin.