Somtoday ELO inrichten

Dit artikel beschrijft hoe je als applicatiebeheerder Somtoday moet inrichten om gebruik te maken van Somtoday ELO.

Feature Somtoday ELO

Ga naar Beheer > Instelling Features en klik door op het item Somtoday ELO. Je kunt hier per vestiging of voor alle vestigingen tegelijk bepaalde instellingen maken. een korte toelichting:

• Studiewijzer: zet de studiewijzer-functionaliteit aan (zie ook: rolautorisatie docent).
• Berichten verzenden: zet dit vinkje als de leerling zelf een bericht mag maken. Leerlingen mogen ontvangen berichten altijd beantwoorden.
• Leermiddelen: bepaal of de DTDL-leermiddelen beschikbaar zijn voor de leerlingen.
• Adviezen tonen in Somtoday ELO: de toetsdossier adviezen tonen in Somtoday ELO. Bepaal in het toetsdossier per advieskolom of deze wel of niet getoond moet worden.
• Opmerkingen bij cijfers in Somtoday ELO: zet het tonen van opmerkingen in Somtoday ELO aan. Daarmee worden de opmerkingen zichtbaar. EN: via rolautorisatie kun je docenten deze mogelijkheid geven.
• Leerlingnummer als gebruikersnaam: als je deze uitvinkt, wordt het mailadres als gebruikersnaam ingesteld.
• Tonen van P, r, R, toetssoortgemiddelde en SE-resultaten: bepaal hiermee welk gemiddelde wordt getoond.
• iCalender koppeling: Hier kun je de leerling toegang geven tot een iCalender-koppeling. Met deze koppeling kan de leerling het rooster uit Somtoday ELO laten weergeven in zijn eigen digitale agenda. in de ELO staat beschreven hoe de leerling dit kan instellen.
• Stamgroep en leerjaar verbergen: hiermee verberg je de stamgroep en het leerjaar voor de leerling en verzorger. Dit is handig als gedurende de zomervakantie nog niet bekend mag zijn in welke stamgroep de leerling volgend jaar is geplaatst. Vergeet niet om ook het cijfertabblad en het roostertabblad te verbergen, anders kunnen ze na 1 augustus daar de klasnaam lezen.

Opmerkingen bij cijfers tonen

Als dit vinkje aanstaat, kan de docent per detailcijfer de opmerking aan de leerling/verzorger zichtbaar maken.

 

Adviezen in Somtoday ELO tonen

Advieskolommen in het toetsdossier kun je ook zichtbaar maken in de Somtoday ELO. Je kunt per advieskolom bepalen of deze wel of niet moet worden getoond. In het toetsdossier kun je per advieskolom bepalen of de kolom moet worden getoond in de ELO via Toon in Somtoday ELO:

Verberg lesuren in rooster

Wij adviseren om dit vinkje aan te zetten en daarmee de lesuren uit het roosteroverzicht te halen. De leerling ziet dan enkel de kloktijden die horen bij de roosterafspraken.

Bij wisselende lestijden, vergadermiddagen, verkort of vervroegt tijdschema enz is het nodig dit vinkje te zetten.

Hierboven zie je de lesuren in de ELO en app, waarbij lesuren in het roosteroverzicht staan. Het valt op dat door de afwijkende lestijden van de roosterapplicatie het niet duidelijk is te zien wanneer afspraken beginnen. En de app toont ze dubbel omdat een afspraak in twee lesuren is gepland.

Hierboven zie je dat het probleem is opgelost. De tijden zijn duidelijk en de afspraken staan keurig in de app.

Somtoday ELO autorisatie instellingen

In het onderstaande scherm kun je als beheerder instellen waar je de verzorgers en leerlingen voor kunt autoriseren binnen de ELO. Wat maak je dus zichtbaar in de ELO voor de verzorgers/leerlingen en wat niet. Voordat dit scherm zichtbaar wordt moet je de vestiging waar je wijzigingen wilt aanbrengen selecteren.

Huiswerk wel/niet in orde orde tonen in ELO

Wanneer een docent aangeeft bij een afspraak dat het huiswerk van een leerling niet op orde is, dan wordt dit nu getoond aan verzorgers en leerlingen in het rooster en op het huiswerktab (indien deze instelling van de ELO aanstaat).

Het publiceren van het rapportgemiddelde met een eigen toelichting

Onder de kop Overige configuratie bepaal je per vestiging welk soort gemiddelde wordt getoond in de ELO. Ook kun je beslissen om (tijdelijk) geen gemiddelden te tonen in de ELO. 

Als je meerdere gemiddelden publiceert, vraagt dat meestal om een toelichting voor de leerling/verzorger. Daarom is het mogelijk om per vestiging een eigen tekst te publiceren op de cijferpagina in de ELO. Kies onder Somtoday ELO autorisatie instellingen de juiste vestiging en klik op het vergrootglas. Onderin dit deel van het scherm kun je een eigen tekst opnemen, die in de ELO zichtbaar wordt.

Hieronder een voorbeeld. Zowel op het cijferoverzicht als bij de individuele vakken wordt de toelichting getoond.

Feature Klassenboek

Ga naar Beheer > Instelling > Features en klik door op het item Klassenboek. Per vestiging kun je het huiswerk in het klassenboek aanzetten. Dit is nodig in verband met de integratie van de studiewijzer en het huiswerk.

Feature Turnitin

De plagiaatcontrole op werkstukken verloopt via Turnitin.
Ga naar Beheer > Instelling > Features en klik door op het item Turnitin. De servicedesk van Somtoday heeft hierin de instellingen ingericht indien je deze feature hebt afgenomen.

Feature Digitale leermiddelen SSO

Deze feature moet aan staan als je via een EBF-bestelmethode de boeken voor de leerlingen besteld. Hij mag ook aan staan bij een IBF-bestelmethode. Als deze feature aan staat, dan wordt in Somtoday ELO een extra tab getoond waarop alle leermiddelen staan van de uitgevers. Lees hierover meer in het artikel Digitale leermiddelen. In deze feature kun je per vestiging het tabblad aan- en uitzetten in Somtoday ELO. Op het tab Vakken staan ook de leermiddelen. 

Pushnotificaties cijfers uitstellen tot na 17:00 uur

Je kan de pushnotificaties uitstellen: Pushnotificaties uitstellen in de leerling en verzorger app

Cijferperioden van data voorzien

Voordat je met een studiewijzer kan werken, moeten de rapportperioden van een start- en einddatum worden voorzien. De reden hiervoor is dat aan de hand van de startdatum van de periode de weekindeling wordt bepaald in de studiewijzer. Een week begint in de studiewijzer altijd op maandag. Daarom moet elke periode beginnen op een maandag. Menu: Onderwijs > [vestiging selecteren] > Toetsdossiers.

Klik op het getal van de periodes en vul voor alle perioden de start- en einddatum in.
Tip: gebruik het kalender-knopje. Dit moet voor ieder cursusjaar gebeuren.

Schoolvakanties inplannen

Ga naar Beheer > Onderwijs > Basisroosters. Selecteer een basisrooster en vul de vakanties in. Bepaal of deze zichtbaar is in Somtoday ELO.

Om de schoolvakanties in een studiewijzer voor docenten en voor de leerling en ouder zichtbaar te maken, moeten de vakanties in het basisrooster opgenomen zijn. Dit is niet verplicht, maar wel handig.

De naam van het basisrooster is zichtbaar voor de leerling/verzorger op hun profielpagina in Somtoday ELO. Kies daarom als naam voor het basisrooster: Rooster 2020-2021. Dit is duidelijk voor de leerling/verzorger. Ook kun je het aangeven als een basisrooster niet moet worden getoond in de ELO. 

Rolautorisatie docent

Via Beheer > Instelling > Rollen en rechten kun je een aantal zaken autoriseren voor docenten in Somtoday:

• Berichten
• Inleverperioden
• Studiewijzer
• Keuzewerktijd

Kies de rol met het niveau Docent. Je kunt ervoor kiezen om een nieuwe rol aan te maken of een bestaande rol uit te breiden.

Berichten
Ga naar de tab Personeel en vink het item Berichten aan.

Inleverperioden
Ga naar de tab Groepen, klik op Lesgroepen en vink het item Inleverperiodes aan.

Studiewijzer
Ga naar de tab Groepen, klik op Lesgroepen en vink het item Studiewijzer aan. Ga naar de tab Onderwijs en vink Studiewijzer (feature) aan.

Keuzewerktijd
Ga naar de tab Leerling Collectief, klik op KWT en vink KWT afspraken aan.

Vakken in Somtoday ELO tonen

Per vak kun je aangeven of het getoond moet worden in Somtoday ELO. Dit kan ingesteld worden per vakpositie in de opleidingen. Via Onderwijs > [vestiging selecteren] > Opleidingen > [opleiding selecteren] > Vakposities > Selecteer een vak en zet Toon in portaal op Ja of Nee.

De keuze Toon in portaal is ook te vinden in het menu Toetsdossier en Vakposities. De keuzes die daar gemaakt zijn, worden niet door Somtoday ELO gebruikt.

Afspraaktype voor keuzetijd

Voordat docenten gebruik kunnen maken van keuzewerktijd, moet er een speciale afspraaktype aanwezig zijn. Dit regel je via Beheer > Afwezigheid > Afspraaktypen. Controleer per vestiging of er een afspraaktype is met de volgende kenmerken:

• Categorie: Individueel
• Activiteit: Optioneel
• Presentieregistratie: Ja

Als een dergelijke afspraaktype niet aanwezig is, dan kun je deze toevoegen. We adviseren je om een afspraaktype met een duidelijke naam aan te maken, bijvoorbeeld KWT voor docenten. Het is voor docenten prettig om dit afspraaktype een andere kleur te geven dan de ‘normale’ afspraken. Met dit aangemaakte afspraaktype kunnen docenten zelf in hun agenda afspraken maken met het kenmerk KWT.

Mededelingen plaatsen in Somtoday ELO

Je kunt als applicatiebeheerder een mededeling plaatsen in ELO die zichtbaar is voor ELO-gebruikers. Je plaatst deze mededeling via Beheer > Instelling > Mededelingen. Klik op Mededeling toevoegen en selecteer de gewenste leerling(en), stam- of lesgroep(en) of de vestiging door de naam van de vestiging in te typen.

Een mededeling komt in de ELO bovenin op de nieuwspagina te staan en verdwijnt vanzelf als de einddatum en tijd zijn verstreken.

URL/Link in mededeling plaatsen

Als je een URL/link in een mededeling plaatst, houd er dan rekening mee dat bij het klikken op de link de leerling ELO verlaat. Je kunt er wel voor zorgen dat de link in een nieuw tabblad wordt geopend. Volg daarvoor de volgende stappen:

• Selecteer de tekst die als URL moet dienen (bijvoorbeeld Klik hier) en voer de URL in via het knopje Create link.
• Klik op source code. Er staat nu <a href="http://www.nu.nl">Klik hier</a>.
• Pas dit aan naar <a href="http://www.nu.nl" target="_blank">Klik hier</a> en sla het op.
• De link opent nu in een apart tabblad.

Vestiging contactgegevens

In Somtoday staan per vestiging de contactgegevens ingesteld. Deze contactgegevens worden op basis van de plaatsing van de leerling aan de gebruikers van Somtoday ELO getoond.

Het instellen van de contactgegevens doe je via Beheer > Instelling > Vestigingen. Selecteer de gewenste vestiging en klik op Adres in het kader BRIN instellingen. In de pop-up zie je wat het adres van de vestiging is.

Je kunt zelf de contactgegevens van de vestiging aanpassen door een overschreven adres op te nemen in Somtoday. Klik op Wijzigen onderin het scherm en voer het gewenste adres in bij Overschreven adres. De verzorger of leerling kan de contactgegevens van de vestiging opvragen bij zijn of haar profielgegevens.