Dit artikel beschrijft wat je als applicatiebeheerder moet inrichten om gebruik te maken van Somtoday Leerling & Ouder.
Deze instructiepagina doorloopt een aantal basisinstellingen
- Feature Somtoday Leerling & Ouder
- Feature Klassenboek
- Feature Turnitin
- Feature Digitale leermiddelen SSO
- Pushnotificaties cijfers uitstellen tot na 17:00 uur
- Cijferperioden data en periodeafkorting
- Schoolvakanties in Studiewijzers
- Rolautorisatie docent
- Vakken verbergen
- Afspraaktype voor keuzetijd
- Mededelingen plaatsen
- Vestiging contactgegevens
- Stamgroep en roosters verbergen rond jaarovergang
Je kan de volgende link als uitleg naar de docenten sturen: Toelichting over Somtoday voor docenten
Feature Somtoday Leerling & Ouder
Ga naar Beheer > Instelling Features en klik door op het item Somtoday Leerling & Ouder. Je kunt hier per vestiging of voor alle vestigingen tegelijk bepaalde instellingen maken. een korte toelichting:
- Leermiddelen: wordt niet meer gebruikt
- Berichten verzenden: zet dit vinkje als de leerling zelf een bericht mag maken. Leerlingen mogen ontvangen berichten altijd beantwoorden.
- Studiewijzer Docent: zet de studiewijzer-functionaliteit aan (zie ook: rolautorisatie docent).
- Adviezen tonen: de toetsdossier adviezen tonen in Somtoday Leerling & Ouder. Bepaal in het toetsdossier per advieskolom of deze wel of niet getoond moet worden.
- Toon opmerkingen bij cijfers: geeft docenten de mogelijkheid opmerkingen zichtbaar te maken aan de leerling/ouder. Per cijferopmerking moet de docent dit zelf open zetten, standaard is het niet zichtbaar.
- Leerlingnummer als gebruikersnaam: als je deze aanvinkt, wordt het leerlingnummer als gebruikersnaam ingesteld. Indien uit, dan wordt het e-mailadres de gebruikersnaam.
- Tonen van P, r, R, toetssoortgemiddelde en SE-resultaten: bepaal hiermee welk gemiddelde wordt getoond.
- Toon stamgroep en leerjaar: Je kan deze informatie rondom de jaarovergang verbergen door dit uit te vinken (Zet dan ook de cijfers en het rooster op niet zichtbaar, want anders kan de leerling na 1 augustus daaruit afleiden in welke stamgroep hij is geplaatst).
- Verberg lesuren in het rooster: vink dit aan om altijd en en alleen de tijden van de roosterapplicatie te tonen.
Opmerkingen bij cijfers tonen
Als dit vinkje aanstaat, kan de docent per detailcijfer de opmerking aan de leerling/verzorger zichtbaar maken. De docent moet altijd iedere opmerking zichtbaar maken, standaard is het niet inzichtelijk.
Adviezen in Somtoday Leerling & Ouder tonen
Per advieskolommen kan in het toetsdossier bepalen of het zichtbaar gemaakt moet worden in de Somtoday Leerling & Ouder.
Verberg lesuren in rooster
Wij adviseren om dit vinkje aan te zetten en daarmee de lesuren uit het roosteroverzicht te halen. De leerling ziet dan enkel de kloktijden die horen bij de roosterafspraken.
Bij wisselende lestijden, vergadermiddagen, verkort of vervroegt tijdschema enz is het nodig dit vinkje te zetten.
Hierboven een voorbeeld met wisselende roosterafspraken waarbij wel de lesuren worden getoond.
Hierboven hetzelfde een voorbeeld met wisselende roosterafspraken zonder de lesuren.
Wat kunnen leerlingen en ouders zien per vestiging
In het onderstaande scherm kun je als beheerder instellen wat zichtbaar is voor leerlingen en ouders. Voordat dit scherm zichtbaar wordt moet je de vestiging waar je wijzigingen wilt aanbrengen selecteren.
Absenties bekijken
Indien een ouder een leerling absent mag melden, moet deze optie aan worden gezet. Daarbij moet natuurlijk een afwezigheidsreden aangezet worden die de ouder mag gebruiken.
Tonen van Constateringen, Maatregelen en Meldingen
Hieronder zie je wat de leerling/ouder ziet.
Als op z'n tegel wordt geklikt, wordt er detailinformatie getoond.
Huiswerk en materiaal niet in orde tonen
Wanneer een docent aangeeft bij een afspraak dat het huiswerk van een leerling niet op orde is, dan wordt dit getoond aan leerlingen en ouders onder het kopje afwezigheid.
Als je daarop klikt, zie je bij welke les en wanneer dat was.
Het tonen van het rapport/eindcijfer
Onder de kop Overige configuratie bepaal je per vestiging welk soort gemiddelde wordt getoond.
Het vakgemiddelde wat de leerling kan zien wordt bepaalt a.d.h.v. het gekozen type gemiddelde (r of R)
- Indien de 'r' is gekozen, dan wordt het vakgemiddelde bepaalt door de r
- Indien de 'R' is gekozen, dan wordt het vakgemiddelde bepaalt door de R
- Indien beide beschikbaar zijn, dan wordt vakgemiddelde bepaalt door de R
Hieronder zie je een voorbeeld van zowel de P, r en R
Feature Klassenboek
Ga naar Beheer > Instelling > Features en klik door op het item Klassenboek.
Met het bovenstaande scherm kan je per vestiging de onderstaande tabbladen aan/uit zetten.
Feature Turnitin
De plagiaatcontrole op werkstukken verloopt via Turnitin.
Ga naar Beheer > Instelling > Features en klik door op het item Turnitin. De servicedesk van Somtoday beheert de instellingen van deze feature indien je dit hebt afgenomen.
Feature Digitale leermiddelen SSO
Deze feature zorgt ervoor dat de leerling via Kennisnet het leermiddel kan openen. Zet deze aan indien je digitale leermiddelen aan de leerling aanbiedt.
Pushnotificaties cijfers uitstellen tot na 17:00 uur
Je kan de pushnotificaties uitstellen: Pushnotificaties uitstellen in de leerling en verzorger app
Cijferperioden data en periodeafkorting
Voordat je met een studiewijzer kan werken, moeten de rapportperioden van een start- en einddatum worden voorzien. De reden hiervoor is dat aan de hand van de startdatum van de periode de weekindeling wordt bepaald in de studiewijzer. Een week begint in de studiewijzer altijd op maandag. Daarom moet elke periode beginnen op een maandag. Menu: Onderwijs > [vestiging selecteren] > Toetsdossiers.
Vul voor alle perioden de start- en einddatum in.
Dit moet voor ieder cursusjaar gebeuren, neem dit op in je draaiboek.
Eventueel kan je de periodes een andere afkorting geven.
Schoolvakanties in Studiewijzers
Ga naar Beheer > Onderwijs > Basisroosters. Selecteer een basisrooster en vul de vakanties in. Neem ook de studiedagen op. De vakanties worden getoond in de studiewijzers voor de docent.
Hieronder zie je in de studiewijzer de herfstvakantie staan.
Bepaal ook of de vakanties zichtbaar zijn voor de leerling en ouders.
Rolautorisatie docent
Via Beheer > Instelling > Rollen en rechten moet de Berichten en Eigen leermiddelen aanzetten voor docenten:
-
Tab Personeel
- Berichten
- Eigen leermiddelen beheren
Daarnaast kan je ook KWT aanzetten. Houdt er rekening mee dat dit enkel op vestigingsniveau kan en dat daarmee de leerlingkaart en de agenda van alle leerlingen van de vestiging inzichtelijk worden voor de docent.
-
Tab Leerling Collectief, panel KWT
- KWT afspraken
- KWT Dashboard
-
Leerling individueel, panel Agenda
- Agenda
- KWT-dashboard leerling
Vakken verbergen
Per vak kun je aangeven of het getoond moet worden aan de leerling/ouder. Dit kan ingesteld worden per vakpositie in de opleidingen. Via Onderwijs > [vestiging selecteren] > Opleidingen > [opleiding selecteren] > Vakposities > Selecteer een vak en zet Op rapport/portaal op Ja of Nee.
De keuze Toon in portaal is ook te vinden in het menu Toetsdossier en Vakposities. De keuzes die daar gemaakt zijn, hebben geen effect op wat de leerling/ouder kan zien.
Afspraaktype voor keuzetijd
Voordat docenten gebruik kunnen maken van keuzewerktijd, moet er een speciale afspraaktype aanwezig zijn. Dit regel je via Beheer > Afwezigheid > Afspraaktypen. Controleer per vestiging of er een afspraaktype is met de volgende kenmerken:
- Categorie: Individueel
- Activiteit: Optioneel
- Presentieregistratie: Ja
Als een dergelijke afspraaktype niet aanwezig is, dan kun je deze toevoegen. We adviseren je om een afspraaktype met een duidelijke naam aan te maken, bijvoorbeeld KWT voor docenten. Het is voor docenten prettig om dit afspraaktype een andere kleur te geven dan de ‘normale’ afspraken. Met dit aangemaakte afspraaktype kunnen docenten zelf in hun agenda afspraken maken met het kenmerk KWT.
Mededelingen plaatsen
Je kunt als applicatiebeheerder een mededeling plaatsen voor leerlingen en ouders.
Je plaatst deze mededeling via Beheer > Instelling > Mededelingen. Klik op Mededeling toevoegen en selecteer de gewenste leerling(en), stam- of lesgroep(en) of de vestiging door de naam van de vestiging in te typen.
Een mededeling komt als berichtje beschikbaar en verdwijnt vanzelf als de einddatum en tijd zijn verstreken. Op de app worden mededelingen iedere 15 minuten opgehaald.
URL/Link in mededeling plaatsen
Als je een URL/link in een mededeling plaatst, houd er dan rekening mee dat bij het klikken op de link de leerling Somtoday verlaat. Je kunt er wel voor zorgen dat de link in een nieuw tabblad wordt geopend. Volg daarvoor de volgende stappen:
- Selecteer de tekst die als URL moet dienen (bijvoorbeeld Klik hier) en voer de URL in via het knopje Create link.
- Klik op source code. Er staat nu <a href="http://www.nu.nl">Klik hier</a>.
- Pas dit aan naar <a href="http://www.nu.nl" target="_blank">Klik hier</a> en sla het op.
- De link opent nu in een apart tabblad.
Vestiging contactgegevens
In Somtoday staan per vestiging de contactgegevens ingesteld. Komen bij DUO vandaan.
Het inzien van de contactgegevens kan via Beheer > Instelling > Vestigingen. Selecteer de gewenste vestiging en klik op Adres in onder vestigingscode instellingen. In de pop-up zie je wat het adres van de vestiging , dit komt bij DUO vandaan.
Je kunt zelf de contactgegevens van de vestiging aanpassen door een overschreven adres op te nemen in Somtoday. Klik op Wijzigen onderin het scherm en voer het gewenste adres in bij Overschreven adres.
Stamgroep/roosters verbergen met jaarovergang
Om te voorkomen dat de leerling rond de jaarovergang inzage krijgt in welke stamgroep hij is geplaatst, moet je 4 vinkjes uitzetten.
- Zet 'Toon stamgroep en leerjaar' uit
- Zet 'Cijfers tonen' uit
- Zet 'Rooster tonen' uit
- Zet 'Rooster beschikbaar maken als i-Calender' uit
En zet in je agenda dat je deze vier vinkjes weer aanpast in week 0 van het nieuwe jaar. Dat scheelt je veel telefoontjes.