Hier is beschreven wanneer er een digitaal in- of uitschrijfbericht wordt ontvangen en hoe dit wordt verwerkt in Somtoday. Dit functioneert sinds april 2020.
De berichten worden automatisch verstuurd en verwerkt. Het is niet nodig hier zelf actie voor te ondernemen.
Rapportage over digitale in- en uitschrijfbewijzen
Rapportage van deze informatie kan via BusinessObjects met het rapport Leerling_controle in- en uitschrijfbericht.
Dit rapport haalt voor het schooljaar alle leerlingen op en heeft 2 tabbladen: inschrijving en uitschrijving
Op het tabblad inschrijving staan; de startdatum van de registratie is, op welke datum er een bericht van inschrijving is verzonden*, op welke datum het bericht van uitschrijving is ontvangen en wat de leeftijd van de leerling is op 01-08 van het schooljaar, om de het makkelijk te maken te bepalen of de leerling nog kwalificatieplichtig is.
Op het tabblad uitschrijving staan: de einddatum van de registratie, op welke datum er een bericht van uitschrijving is verzonden*, op welke datum het bericht van inschrijving is ontvangen en wat de leeftijd van de leerling is op 01-08 van het schooljaar, om de het makkelijk te maken te bepalen of de leerling nog kwalificatieplichtig is.
* dit veld wordt nog niet automatisch gevuld vanuit de digitale in/uitschrijfberichten. Het feit dat er een goedgekeurde registratiebericht met start en/of einddatum is verstuurd is het 'bericht' dat het bericht verzonden is.
De berichtenstroom is door DUO als volgt in beeld gebracht:
In het PvE (Programma van Eisen) van DUO staat de volgende beschrijving:
|
Het doel van het verstrekken van het digitaal in- en uitschrijfbericht is om de school te informeren dat er een (wijziging op een) in- of uitschrijving van zijn leerling bij een andere school is. De school ontvangt deze informatie alleen als zij direct betrokken is in de overstap, de leerling komt bij haar school binnen of vertrekt van zijn school. De school ontvangt alleen informatie die relevant is bij de overstap: • de school ontvangt geen datum inschrijving van de voorgaande inschrijving • de school ontvangt geen datum uitschrijving van de opvolgende inschrijving Als er een overstap is met twee of meerdere opvolgende inschrijvingen (inschrijvingen met dezelfde datum inschrijving) dan worden deze inschrijvingen allemaal meegegeven. Hetzelfde geldt voor twee of meerdere voorgaande inschrijvingen (die dezelfde datum uitschrijving hebben). Als er meer dan een half jaar verschil zit tussen de datum uitschrijving van een voorgaande inschrijving en de datum inschrijving van een opvolgende inschrijving, dan wordt deze overstap niet gemeld. Een school kan ook een leeg bericht ontvangen als één van de volgende situaties zich voordoet: 1. Als een leerling wordt ingeschreven, maar er is geen voorgaande inschrijving bekend bij DUO 2. Als een leerling wordt uitgeschreven, maar er is geen opvolgende inschrijving bekend bij DUO 3. Als een andere inschrijving wordt verwijderd met als gevolg dat er geen voorgaande of opvolgende inschrijving is. |
In feite kunnen zich de volgende situaties voordoen:
Elke situatie wordt hieronder toegelicht, vanuit het VO en wat dit in Somtoday betekent.
Als een bericht in Somtoday verwerkt wordt dan wordt:
- een inschrijfbericht zichtbaar in de kolom Registratiegegevens (linker afbeelding)
- een uitschrijfbericht zichtbaar in de kolom Beëindiging registratie (rechter afbeelding)
Eerst inschrijving, dan uitschrijving
In eerste instantie ontvangt de VO-school een uitschrijfbericht met daarin de Onderwijsaanbieder/locatie van de PO-school, maar zonder uitschrijfdatum. Dit bericht wordt niet in Somtoday verwerkt.
Na de uitschrijving door de PO-school ontvangt de VO-school weer een uitschrijfbericht mét de uitschrijfdatum. Dit bericht wordt in Somtoday verwerkt bij de registratie met hetzelfde registratievolgnummer.
Eerst uitschrijving, dan inschrijving
De VO-school ontvangt na inschrijving direct het uitschrijfbericht van de PO-school. DIt bericht wordt in Somtoday verwerkt bij de registratie met hetzelfde registratievolgnummer.
Nieuwe inschrijving, pas geleverd na datum uitschrijving
De VO-school ontvangt na inschrijving direct het uitschrijfbericht van de PO-school. Dit bericht wordt in Somtoday verwerkt bij de registratie met hetzelfde registratievolgnummer.
De PO-school krijgt eerst een leeg inschrijfbericht, omdat er nog geen inschrijving is.
Overlap inschrijving en uitschrijving
Na de uitschrijving door VO-school 17VO, krijgt deze school een leeg inschrijfbericht, er is nog geen inschrijving bekend. Deze wordt niet verwerkt in Somtoday.
Na de inschrijving door 19VO krijgen beide scholen een in/uitschrijfbericht. 17VO krijgt de inschrijving met datum en 19VO krijgt de uitschrijving met datum. Beide berichten worden in Somtoday verwerkt bij de registratie met hetzelfde registratievolgnummer.
Doordat beide in/uitschrijfdatums gelijk zijn, zal één van de twee scholen de in/uitschrijfdatum aan moeten passen. Hier doet 17VO dat en krijgen beide scholen weer een in/uitschrijfbericht. Voor 17VO is dit hetzelfde bericht, de inschrijfdatum 10-10-2018 is niet veranderd. 19VO krijgt een nieuw uitschrijfbericht met de aangepaste uitschrijfdatum. Ook nu worden beide berichten in Somtoday verwerkt bij de registratie met hetzelfde registratievolgnummer.
Gat tussen inschrijving en uitschrijving
Na de uitschrijving door VO-school 17VO, krijgt deze school een leeg inschrijfbericht, er is nog geen inschrijving bekend. Deze wordt niet verwerkt in Somtoday.
Na de inschrijving door 19VO krijgen beide scholen een in/uitschrijfbericht. 17VO, krijgt de inschrijving met datum en 19VO krijgt de uitschrijving met datum. Beide berichten worden in Somtoday verwerkt bij de registratie met hetzelfde registratievolgnummer.
Doordat beide in/uitschrijfdatums niet op elkaar aansluiten zal één van de twee scholen de in/uitschrijfdatum aan moeten passen. Hier doet 17VO dat en krijgen beide scholen weer een in/uitschrijfbericht. Voor 17VO is dit hetzelfde bericht, de inschrijfdatum 10-10-2018 is niet veranderd. 19VO krijgt een nieuw uitschrijfbericht met de aangepaste uitschrijfdatum. Ook nu worden beide berichten in Somtoday verwerkt bij de registratie met hetzelfde registratievolgnummer.
Verwijdering van een nieuwe inschrijving
De PO-school ontvangt eerst een leeg inschrijfbericht. Dit wordt een gevuld inschrijfbericht met datum na inschrijving door de VO-school. De VO-school krijgt dan een uitschrijfbericht met datum van de PO-school.
Als de VO-school de inschrijving verwijderd, krijgt de PO-school een leeg inschrijfbericht, de leerling is dan nergens meer ingeschreven.
Dubbele nieuwe inschrijving
De eerste twee berichtuitwisselingen zijn hier weggelaten, die zijn gelijk aan de berichten bij Eerst uitschrijving, dan inschrijving.
De tabel begint bij de inschrijving door de tweede VO-school. In dat geval krijgt de PO-school twee inschrijvingsberichten met de inschrijfdatum van beide VO-scholen.
De eerste VO-school krijgt ook twee berichten met datum: van de PO-school met uitschrijfdatum en van de tweede VO-school met inschrijfdatum. Dit laatste bericht wordt in Somtoday verwerkt bij de registratie met hetzelfde registratievolgnummer.
Ook de tweede VO-school krijgt twee berichten met datum: van de PO-school met uitschrijfdatum en van de eerste VO-school met inschrijfdatum. Dit laatste bericht wordt in Somtoday verwerkt bij de registratie met hetzelfde registratievolgnummer.
Na de verwijdering van de inschrijving door de tweede VO-school krijgen de PO-school en de VO-school ieder één bericht met datum. Bij de VO-school wordt het bericht in Somtoday verwerkt bij de registratie met hetzelfde registratievolgnummer.