BusinessObjects en Somtoday

BusinessObjects is een rapportagesoftware waarmee je gegevens uit de database van Somtoday kunt ophalen, in bestanden kunt plaatsen en kunt printen. De programmatuur van BusinessObjects maakt verbinding met een centrale gegevensopslagruimte van BusinessObjects zelf (een plaats waar bijvoorbeeld de rapportages staan) en met de database van Somtoday, beide op afstand. Deze combinatie is bedoeld om het gebruik van de rapportages plaats te laten vinden via Somtoday.

Het is mogelijk om rapporten aan te passen of nieuwe rapporten te bouwen met behulp van Web Intelligence. Deze applicatie van BusinessObjects is benaderbaar via een browser. Een rapportage kun je aan gebruikers in Somtoday beschikbaar stellen door middel van de toekenning van rollen. Voor meer informatie zie Rapportages beheren.

Gebruikers van Somtoday hebben geen kennis van BusinessObjects nodig. Voor het aanpassen en het bouwen van rapportages wel.

Doel van dit document

Dit document is bedoeld voor applicatiebeheerders en rapportbouwers. Hierin worden randvoorwaarden en mogelijke keuzes bij de bouw en de gevolgen voor publicatie van rapportages in Somtoday beschreven.

Werken in BusinessObjects Web Intelligence

Omgevingen

Voor zowel de productieomgeving als de testomgeving is een aparte BO omgeving beschikbaar. Dit zijn losse omgevingen en de data van de omgevingen worden niet meegenomen in de tweewekelijkse verversing van de Somtoday data.

De data is realtime beschikbaar via Web Intelligence. De bouwer kan afzonderlijk contact maken met de productie- en de testomgeving van Somtoday en kan een rapportage beschikbaar stellen voor de omgeving waarvoor hij is ingelogd.

Installatie niet nodig

Je hoeft voor BusinessObjects Web Intelligence geen software te installeren. De beschikbaarheid van de nieuwste of voorlaatste release van een gangbare browser op een pc of Mac is voldoende.

Aanmelden

Het aanmelden gebeurt via SSO van Somtoday. Log daarvoor eerst in op de juiste Somtoday omgeving en start vervolgens BO op via de knop [Naar Business Objects] van het scherm 'Rapportages beheren' (menu: Beheer > Rapportage > Rapportages beheren). De BO omgeving wordt in een nieuw tabblad van de browser opgestart.

Gegevensopslagruimte

Na het opstarten van BO kom je in het zogenaamde BI-startpunt. Via tegels kan er naar verschillende onderdelen van BO genavigeerd worden. Via de tegel 'Mappen' en de tegel 'Documenten' wordt er genavigeerd naar de gegevensopslagruimte, een plaats waar alle rapportages staan. Via de tegel 'Mappen' worden de rapportages in een mappenstructuur weergegeven. Via de tegel 'Documenten' worden alle rapportages los van de structuur weergegeven.

Topicus Education B.V. levert standaardrapportages. Deze staan in Openbare mappen > Standaard Rapportages.

De schooleigen rapportages worden geplaatst in de eigen BRIN-map. Als een school meerdere BRIN-nummers heeft is toch maar één school eigen map aanwezig. Dit is de BRIN-map die in Somtoday is gekozen als hoofdbrin en is voor de hele school beschikbaar. Je kunt binnen de eigen brinmap een mappenstructuur maken om goed overzicht te houden.

Als je rapportages hebt die je uitsluitend in Web Intelligence wil gebruiken en nooit beschikbaar wil stellen in Somtoday, of rapportages hebt die in ontwikkeling zijn en nog niet in Somtoday beschikbaar moet zijn, dan kun je op elke gewenste plek in de eigen gemaakte structuur een map NietSyncen aanmaken en daarin deze rapportages plaatsen.
Elke rapportage die zich in een dergelijke map of daaronder liggende submap(pen) bevindt, is
niet zichtbaar voor Somtoday.

Voorkeursinstellingen

Binnen het BI-startpunt zijn een aantal voorkeuren in te stellen via de optie Instellingen. Voor een goede werking van de rapportages in BusinessObjects en vanuit Somtoday zijn een aantal instellingen in BusinessObjects van belang.

Zo dient onder Accoutvoorkeuren bij Landinstellingen en tijdzones de instelling op Nederlands te staan.

Wanneer deze instellingen niet juist staan kan het voorkomen dat op bepaalde rapporten datumvelden niet in de Nederlandse notatie wordt weergegeven (bijvoorbeeld de dag en maand omgewisseld of de maand voluit niet in het Nederlands geschreven).

Bij Toepassingsvoorkeuren onder Web Intelligence dient bij zowel Openen in leesmodus als bij Openen in bewerkingsmodus de optie Webclient geselecteerd te staan.

Wanneer deze instellingen niet juist staan kan het voorkomen dat in BusinessObjects geen nieuwe rapportages aangemaakt kunnen worden.

Bij Toepassingsvoorkeuren onder Web Intelligence staat ook het onderdeel 'Maateenheid'. Hier kan gekozen worden of er er gewerkt wordt in cm of in Inch.

Opstarten vanuit Somtoday

Synchroniseren

Om eigen aangemaakte rapporten in Somtoday te gebruiken moet je, nadat de rapportage is aangemaakt, in Somtoday een synchronisatie uitvoeren. Voor meer informatie zie BusinessObjects rapportages synchroniseren.
LET OP: Alle rapportages die zich bevinden in een NietSyncen map worden niet gesynchroniseerd.
Dit proces kun je zowel in de productieomgeving als in de testomgeving uitvoeren.
Topicus Education B.V. synchroniseert de standaardrapporten. De school synchroniseert de
schooleigen rapporten.

Rechten toekennen

Na het synchroniseren kun je gebruikers toegang geven tot specifieke rapportages. Voor meer informatie zie Rapportages beheren.

Opstarten

Op diverse schermen is de knop Rapportages opgenomen. Via deze knop wordt een dialoogvenster getoond met de beschikbare BO rapportages waar deze opgestart kunnen worden.
Na het opstarten verschijnt er een extra dialoogvenster waarin de rapport specifieke selecties/prompts ingevoerd kunnen worden. Ook de eventuele eigen gemaakte prompts worden in dit venster getoond en kunnen hier ingevuld worden. Bij het maken van deze prompts in de BO omgeving heb je als beheerder wel meer vrijheden dan Somtoday toestaat. In het dialoogvenster kan er per veld maar één waarde ingevoerd worden. Het is niet mogelijk om een keuzelijst te gebruiken of een standaard waarde te tonen.

Bouwen en onderhouden van rapportages

Voor het bouwen en onderhouden van rapportages is specifieke kennis nodig. Om deze kennis en vaardigheden van het programma op te doen, adviseren we om onze trainingen te volgen. Deze trainingen zijn speciaal gemaakt voor het gebruik van BusinessObjects in combinatie met Somtoday.
Daarnaast zijn er op het internet ook diverse handleidingen van deze applicatie te vinden waarmee kennis over het gebruik kan worden opgedaan. Dit zijn wel algemene handleidingen en niet specifiek op Somtoday gericht.

Universe

Rapportages worden gebouwd op basis van een metalaag, de Universe. In deze Universe is de database van Somtoday ontsloten in objecten die in een query van een rapportage opgenomen en op een rapport getoond kunnen worden.
De objecten zijn ondergebracht in verschillende domeinen (klassen op hoofdonderwerp).
Elk domein biedt in BusinessObjects objecten aan waarmee je een rapport kunt bouwen. Elk
domein heeft zijn specifieke reikwijdte en is gebouwd vanuit een ander oogpunt. Dit zijn:

Leerling
Het meest gebruikt en geënt op de dagelijkse onderwijspraktijk op een specifieke peildatum.
Personeel
Enkel bedoeld om lijsten van medewerkers te maken zonder dat de relatie met leerlingen daarbij betrokken is.
Inrichting
Speciaal geënt op het opvragen van ingerichte opleidingen, leermiddelen en toetsdossiers zonder dat deze een relatie hebben met individuele leerlingen.
Leerling management
Dit domein is bedoeld om leerlingen, resultaten en toetsen met historie over schooljaren heen op te vragen.

Het is niet mogelijk om objecten uit de domeinen door elkaar in één query te gebruiken.
Uitgangspunt is dat het merendeel van de rapporten gebouwd kan worden aan de hand van
objecten uit het domein leerling. Over het algemeen zal één query voldoen.

Categorieën en contexten

De bestandsnaam van een rapportage moet volgens bepaalde afspraken verlopen.

Somtoday kent vier categorieën:

Leerling
Lesgroep
Stamgroep
Medewerker

De categorie geeft aan op welke reeks van schermen in Somtoday het betreffende rapport
getoond gaat worden.

Elke rapportage in de gegevensopslagruimte moet een naam hebben die begint met de
categorie, gevolgd door een underscore, gevolgd door de eigenlijke naam van het rapport die je zelf kan bepalen. Dus: <Categorie>_<Naam rapport>.
De totale naam van het rapport mag niet langer zijn dan 75 karakters.
Met de categorie als beginnend onderdeel van de naam van het rapport stuur je dus in welke schermen het rapport gebruikt kan gaan worden.

Rapporten uit het domein Inrichting zijn te gebruiken in Somtoday, mits ze in de categorie Leerling zijn geplaatst. Dit is dus een eis aan de naam. De filtering zal afwijken.

Rapporten uit het Leerling management domein zijn beschikbaar in het desbetreffende categorie waarvoor ze beschikbaar worden gesteld.

Een categorie kent meerdere contexten. Een context is een Somtoday scherm waar de knop Rapportages wordt getoond. Op basis van de Rapportage-Categorie-Context combinatie kan in Somtoday rapport autorisatie worden toegepast.

Verplichtte filters

De naamgeving vereist naast een categorie (eerste deel van de naam van een rapport) ook
de toepassing van een bijbehorend voorgedefinieerd filter in de query of query’s. Bij de synchronisatie worden de gebruikte voorgedefinieerde queryfilters van een rapport door Somtoday begrepen en wordt de vulling door de gebruiker in het selectiescherm in Somtoday als query-opdracht naar de database gestuurd.
Het juiste gebruik van categorie en queryfilter wordt pas bij synchronisatie afgedwongen. Als het
gebruikte filter niet in lijn is met de categorie/de naam van het rapport, dan wil het rapport
niet synchroniseren.
Gerelateerd aan de categorie/context moet je één van de volgende condities opnemen:

categorie	verplicht filter
Leerling	Leerling In Lijst
Lesgroep	Lesgroep In Lijst
Stamgroep	Stamgroep In Lijst
Personeel	Medewerker In Lijst

Aandachtspunten

Rapportages productie omgeving versus test omgeving

Overzetten van rapportage

De BusinessObjects productie- en testomgeving zijn twee losse omgevingen die niet gekoppeld zijn. Een rapportage uit de testomgeving kan met Web Intelligence niet overgezet worden naar de productieomgeving. Mocht dit toch nodig zijn, dan kun je contact opnemen met de servicelijn of met de relatiebeheerder van de school. De vervolgstappen worden dan met de applicatiebeheerder doorgenomen.

Verversing data testomgeving

Eens in de twee weken wordt er een kopieslag gemaakt van de productiedata naar de testdatabase. Na deze kopieslag zijn de verwijzingen vanuit Somtoday testomgeving naar de rapporten in de gegevensopslagruimte van de test niet meer op orde. De verwijzingen van de productieomgeving verwijzen per slot naar de gegevensopslagruimte van de productie en niet naar die van de testomgeving. Rapportages kunnen daardoor niet niet opgestart worden vanuit de testomgeving. Na synchronisatie is dit probleem verholpen.

Beperking van 1000 waarden

Om performance-technische redenen kun je in een queryfilter keuzelijst niet meer dan duizend waarden opnemen. Dit houdt in dat je bijvoorbeeld met het standaard filter Leerling In Lijst niet meer dan 1000 leerligen kunt selecteren, en met Stamgroep In Lijst niet meer dan 1000 stamgroepen kunt selecteren.

Pasfoto’s

Somtoday is een webapplicatie. De verwijzing naar afbeeldingen die opgeslagen zijn in de database, kan niet zonder meer gedaan worden. Web Intelligence kan diverse afbeeldingsbestandsformaten tonen. Dit kan door een verwijzing naar het betreffende bestand of een internetadres. Omdat het om privacygevoelige gegevens gaat als foto’s van leerlingen, hebben we hiervoor (nog) geen oplossing. Veiligheid en betrouwbaarheid zijn hierbij van groot belang.

Sjablonen

Van speciale sjabloondocumenten is in Web Intelligence geen sprake. Het is daarentegen mogelijk om van een rapportage de CSS Style Sheet te exporteren. Hierin kunnen wijziging aangebracht worden en deze kunnen daarna weer opnieuw worden geïmporteerd. Het is belangrijk om te weten wat je bewerkt en wat de gevolgen ervan kunnen zijn. Topicus Education B.V. ondersteunt het wijzigen van de Style sheets niet.

Einddatum tot versus tot en met

Alle standaard einddatumprompts van afwezigheid ondersteunen ook een tijd. Wordt er in BusinessObjects een einddatum ingevuld, dan wordt 00:00:00 als tijd gebruikt. De einddatum is dan een tot datum en wordt zelf dus niet meegenomen. Bij het invullen in Somtoday wordt bij de einddatumprompts automatisch 23:59:59 als tijd meegegeven zodat dit een tot en met gegeven wordt.

Afgewezen leerlingen krijgen toch diploma met BO-rapporten

Het is een bewuste keuze om geen filtering aan te brengen in de op te halen examenleerlingen, omdat scholen het handtekeningenwerk vaak vooraf uitvoeren. Is het toch wenselijk om alleen de geslaagde leerlingen op te halen? Voeg dan zelf de harde conditie Examenstatus Gelijk aan Geslaagd toe.
Sinds het examen 2018 is het vooraf uitdraaien van diploma’s lastig, omdat het aantal vakken op hoger niveau ook op het diploma wordt weergegeven. Voor leerlingen die geen vakken op een hoger niveau hebben gevolgd, kun je de diploma’s wel vooraf uitdraaien.

Overleden leerling op rapportages – hoe voorkomen?

Bij het beëindigen van de registratie met als reden Wegens overlijden zet Somtoday automatisch de optie Gegevensrestrictie op Ja.
In BusinessObjects kun je vervolgens met het object Gegevensrestrictie J/N als conditie hier een filter op toepassen.

Voorkomen van een cartesisch product

In de Universe zijn er heel veel objecten opgenomen. Niet alle objecten kunnen zondermeer in dezelfde query opgenomen worden. In de database komen er diverse één op veel relaties voor, zo heeft een leerling meerdere voortgangsdossier resultaten, examendossier resultaten, absentie registraties, LVS gegevens, enz. Allen hebben wel een relatie met een leerling maar onderling hebben ze geen relatie. Wanneer meerdere van deze gegevens in dezelfde query worden opgenomen ontstaat er een cartesisch product. Alle afzonderlijke gegevens worden met elkaar gecombineerd wat leidt tot een zeer grote hoeveelheid gegevensrijen en heeft een grote impact op de performance.
De bouwer van een rapportage dient er goed op te letten dat er geen cartesisch product ontstaat. Wanneer er meerdere objecten met een één op veel relatie gerapporteerd moeten worden dan zullen de objecten in aparte query's opgenomen moeten worden.

Hulpvragen

Hulpvragen en opmerkingen over de Standaard rapportages kun je indienen via de servicelijn.
Je kunt hier een specifieke en concrete vraag stellen. Als een dergelijke vraag te veel tijd vergt, verwijzen wij je naar de optie tot maatwerk. Vragen met betrekking tot afgeleide en eigen rapporten vallen in principe buiten de ondersteuning. Deze worden doorgezet naar een consultant. Hij of zij neemt dan contact met je op om te zien hoe we onderling overleg een maatwerkoplossing kunnen implementeren of verbeteren.
Topicus Education B.V. kan altijd een offerte maken voor maatwerk op basis van uurtarief. Dit betreft zowel aanpassing van je rapport als nieuwbouw, uitgaande van de mogelijkheden van Web Intelligence van BusinessObjects.