Deze procedure is alleen van toepassing als je de afwezigheid automatisch wil registreren
en uitprinten.
Je kunt in Somtoday de te laat registratie zonder tussenkomst van een Somtoday-gebruiker
uit laten voeren. Hiervoor moet je gebruikmaken van een barcodelezer en een
bonnenprinter.
Een leerling scant zelf zijn leerlingenpas met (geheime) barcode bij een barcodelezer en uit
de bonnenprinter komt automatisch een ‘te laat briefje’.
Hieraan is een aantal randvoorwaarden verbonden:
- Per Somtoday gebruiker moet de barcodelezer-instellingen worden ingesteld
- Per Somtoday gebruiker moet de instelling van het scherm Afwezigheid invoeren ingesteld worden
- De te laat afwezigheidsreden moet aan bepaalde voorwaarden voldoen
- Bij alle te laat maatregelen moet 'maatregel automatisch tonen' worden uitgeschakeld
- De barcodelezer moet programmeerbaar zijn
- De firewall van de school moet worden aangepast.
- Voor het uitprinten moet op het lokale werkstation een printprogramma zijn gestart zijn dat via internet te benaderen is. De printservertool is als bijlage toegevoegd aan dit artikel.
Dit artikel bevat naast de benodigde instellingen in Somtoday ook uitleg over de instellingen die op de computer en op netwerkniveau ingesteld moeten worden.
Hoe werkt het?
Omdat een webapplicatie geen documenten direct naar een lokale printer kan sturen, maar altijd via een bevestiging van de gebruiker moet gaan, is het noodzakelijk om een extra programma te installeren op de computer waarop de te laat-briefjes worden afgedrukt. En er moet een firewall aanpassing worden toegepast. De werking is als volgt:
- Je scant de (geheime) barcode van een leerlingpas met de barcodelezer die gekoppeld is aan een lokale computer.
- De gescande barcode wordt verwerkt door de webbrowser die de gescande barcode doorstuurt je Somtoday omgeving.
- Somtoday maakt automatisch een te laat-melding aan voor de gescande leerling op het huidige lesuur.
- Somtoday maakt direct daarna een te laat-briefje aan voor de te laat-melding op basis van het formulier van de afwezigheidsreden.
- De tekst van het te laat-briefje wordt als een UDP-pakket verstuurd naar een van tevoren ingesteld externe IP-adres van de school. (verkeer over UDP is veilig)
- De firewall van de school stuurt dit UPD pakket door naar het IP-adres en poortnummer van de lokale cliëntcomputer.
- Het printprogramma op de lokale computer ontvangt de tekst van het te laat-briefje en stuurt dit naar de printer die aangegeven is in de instellingen van het printprogramma.
- De bonnenprinter drukt het telaat bonnetje af met de tekst die je hebt ingesteld.
Barcodenummers of geheime barcodenummers
Leerlingnummer als barcode
Je kan ervoor kiezen om met leerling-nummers als barcode te werken. Als je voor leerlingnummers kiest, dan hoef je hiervoor niks te doen in Somtoday. Somtoday zal er dan vanuit gaan dat het gescande nummer een leerlingnummer is. Iedere nieuw ingevoerde leerling krijgt automatisch het leerlingnummer als barcodenummer
Optie: geheime barcode nummer gebruiken
Als je geheime barcodenummers gaat gebruiken moet je onderstaande instelling aanzetten. Voor iedere nieuw ingevoerde leerling wordt een random nummer als geheime barcode nummer toegekend. Bestaande leerlingnummer-barcodenummers worden niet aangepast door deze instelling. Die behouden hun huidige leerlingnummer als bascodenummer.
Dit kan je dan per per leerling aanpassen: Beheer > Afwezigheid > Barcodenummers
Het voordeel van geheime barcodenummers is dat leerlingen niet de kans krijgen om over hun barcode een zelfgemaakte barcode, opgebouwd uit een ander leerlingnummer, te gebruiken. Hiermee ga je misbruik tegen.
Ga naar Beheer > Instelling > Basisinstellingen en zet het vinkje ‘Geheime barcodenummers’ gebruiken aan’
Ga naar Beheer > Afwezigheid > barcodenummers. Hier kan je de geheime barcodenummer inzien en bewerken.
De barcodenummers kan je hier exporteren. Dit barcodenummer moet uiteraard op het leerlingpasje als barcode staan.
Barcodelezer
De barcodelezer moet programmeerbaar zijn.
Er moet een prefix “~” en een suffix “[ENTER]” ingesteld worden. Controleer hiervoor de documentatie van je barcodelezer.
Dit betekent dat als je in Notepad met de barcodelezer een leerlingenpas scant, de onderstaande tekst wordt getoond.
Controleer of je inderdaad twee lijnen/regels krijgt: dan heb je het suffix "[Enter]" goed ingesteld.
Somtoday instellingen
Afwezigheidsreden instellen en te laat briefje invoeren
Er moet een afwezigheidsreden aanwezig zijn van het type Te laat onder Beheer > Afwezigheid > Afwezigheidsredenen. Deze moet minimaal de onderstaande instellingen hebben.
Via de knop Formulier moet de gewenste tekst voor het telaat briefje worden ingevoerd indien er een te laat briefje moet worden afgedrukt. Via de knop Overzicht velden kan je verschillende gegevens laten afdrukken.
Afwezigheidsmaatregelen aanpassen
Van iedere afwezigheidsmaatregel welke als toekenningsregel de afwezigheidsreden 'Te Laat' heeft, moet de 'maatregel automatisch tonen' op 'nee' staan. Dit voorkomt dat in het scherm waar de barcode wordt gescand een pop-up scherm verschijnt met de toegekende maatregel. Dit tonen van dat schermpje blokkeert de volgende leerling die zijn pasje wil scannen.
Ga naar Beheer > Afwezigheid > Afwezigheidsmaatregelen en open iedere maatregel met een toekenningsregel van 1 of hoger.
Zet daarbij de waarde op 'nee' zoals je hieronder kan zien.
Als je dit niet doet, dan krijg je onderstaande pop-up in Somtoday en dat is niet de bedoeling.
Barcodelezer-instellingen op lokale pc
Op de PC waar de barcodelezer is gekoppeld, moeten de onderstaande instellingen doorgevoerd worden. Deze instellingen worden als cookie opgeslagen onder de ingelogde gebruiker. Als er meerdere personen op de PC inloggen, dan moet voor iedere persoon deze instellingen doorgevoerd worden om het cookie te maken.
Let er op dat in sommige gebruikersprofielen 's nachts door ingestelde netwerkpolicy cookies worden verwijderd. Dit moet worden voorkomen
Ga naar Beheer > Afwezigheid > barcodelezer. Vul het publieke IP-adres in (op te vragen via https://watismijnip.nl/), het gewenste UDP-poortnummer en de gewenste afwezigheidsreden. Laat de Mode op Automatisch staan.
Voorkeuren per Somtoday gebruiker
Meld je met het gewenste account wat de afwezigheidsregistratie uitvoert in Somtoday aan en ga naar Leerlingen > Afwezigheid > Afwezigheid invoeren. Klik rechts onderaan op Voorkeuren en wijzig deze instellingen naar het onderstaande voorbeeld.
Doe dit voor iedere gebruiker die de barcodelezer gebruikt.
| Je doet er verstandig aan een aparte Somtoday gebruiker aan te maken die enkel telaat meldingen kan invoeren. Aangezien het om een 'standalone' oplossing gaat op een lokale computer en er geen medewerker aan te pas komt, mag deze Somtoday gebruiker slechts één scherm openen. Dat voorkomt dat er misbruik van gemaakt kan worden. |
Firewall instellen voor bonnenprinter
Om de bonnen printer op de lokale cliëntcomputer aan te sturen moet je aanpassingen maken in de firewall van je school.
Op je firewall moet je een UDP-poort openzetten, in het voorbeeld wordt UDP 5905 gebruikt. Je moet een route aanmaken die UDP-verkeer op poort 5905 doorzet naar het lokale IP-adres van de betreffende cliëntcomputer. Dit werkstation moet daarom altijd hetzelfde IP-adres hebben. Bij meerdere locaties of meerdere bonnenprinters in één gebouw moet je meerdere UDP-poorten configureren.
In onderstaand voorbeeld zie je dat de firewall het UPD verkeer op poort 5905 doorstuurt naar de lokale cliëntcomputer.
Om je eigen netwerk maximaal te beveiligen kan je de openstaande UPD poort op je firewall afschermen op het IPnummer van Somtoday. Je kan het uitgaangde IPnummer van Somtoday opvragen bij de servicedesk.
Juiste papierlengte instellen
Er zijn verschillende bonnenprinters beschikbaar. In dit voorbeeld is uitgegaan van de Epson TM-T20 III (type 3).
Installeer de juiste software op de lokale computer waaraan de printer is verbonden.
Stel eerst de juist papierlengte in en geef deze een praktische naam, bijv. 'Somtoday-TeLaat bon'
Geef nu de printereigenschappen het eerder ingevoerde papierformaat op.
Printprogramma (formulier printer)
Voor het installeren van het lokale printprogramma is het niet nodig om een Setup-programma uit te voeren. De map met daarin het programmabestand kopiëren naar de lokale computer is voldoende. Start vervolgens het programma HtmlPrintProgram.exe op. Dit programma vereist wel dat het Microsoft .NET framework 2.0 geïnstalleerd is op de computer. Als dit nog niet het geval is, kun je het framework downloaden van https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=6041.
Maak een directory aan op C: die heet SOMtoday-telaatregistratie.
Plaats in C:\SOMtoday-telaatregistratie alle files uit de bijgeleverde zip file, maak een snelkoppeling aan in de map opstarten van de default gebruiker, zodat het programma HtmlPrintProgram.exe altijd start bij het opstarten van de pc.
Voor het instellen van een ander UDP-poortnummer of een andere printer stop je de service en klik op Instellingen.
Vul de gewenste instellingen in, klik op OK en start opnieuw de service.
Achter het poortnummer hoort er een _ te staan.
Werking
In het scherm Leerlingen > Afwezigheid > Afwezigheid invoeren wordt nu het barcodelezer panel getoond. Als je nu met de barcodelezer een barcode op een leerlingpas scant, wordt automatisch een afwezigheidsmelding gemaakt en na ongeveer 2 seconden volgt het telaat bonnetjes uit de printer.
Schildpadje of slak toevoegen op je bonnetje
Je kan als grapje/knipoog ook een kleine afbeelding van een traag diertje afdrukken, bijvoorbeeld een schildpadje of een slakje vanuit de gedachte: als je optijd komt, krijg je geen telaat bonnetje.
Daarvoor moet je een kleine zwart-wit-afbeelding hebben van max 64 bij 64 pixels welke via het internet te benaderen is. Voeg de link toe onderaan het telaat formulier van de afwezigheidsreden<img src="URL van kleine afbeelding">.
Hieronder het voorbeeld hoe dat technisch werkt.
Zo'n kleine afbeelding ziet er dan als volgt uit