Waar
Beheer > Import & Export > Import Email/telefoon/debiteurnrs
Hoe
Met deze import kunnen de e-mail, telefoon- en debiteurnrs worden geïmporteerd van zowel leerling, verzorger of de medewerker. De import verloopt via een csv-bestand.
Je maakt per type gebruiker één bestand. Dus geen leerlingen en verzorgers in één bestand.
Indien er van het bestand gebruik wordt gemaakt om gegevens te wijzigen worden in Somtoday bestaande gevulde velden niet leeg gemaakt als het betreffende veld in het importbestand niet gevuld is.
Om de waarde van wenst email/sms collectief aan te passen kan via Vrij exporteren (Leerlingen> Rapporteren> Vrij exporteren, een export gemaakt worden met de kolommen die voor de import nodig zijn.
In Excel kunnen de kolommen in de juiste volgorde gezet worden en kunnen de waarden die aangepast moeten worden, aangepast worden.
Velden leeg laten
Indien je een e-mail/telefoonnummer veld leeg laat in het importbestand, dan wordt bij de import de bestaande gegevens in Somtoday niet overschreven.
Data uit Somtoday halen en dat weer importeren?
Let op: maak de import-kolommen voor telefoonnummers leeg. De achterliggende reden is dat er geheime telefoonnummers in Somtoday kunnen staan. Bij een export wordt er ************* geëxporteerd en als je er niet op let ook weer geïmporteerd. Hierdoor wordt het telefoonnummer wat er stond, vervangen door ************* en dat is niet de bedoeling.
Bestandsformaat Leerling
7 Velden naast elkaar gescheiden door een ;
<Leerlingnummer> *
<E-mailadres>
<Huistelefoonnummer>
<Mobielnummer>
<Wenst mail-contact> * ; toegestane waarde = j/n
<wenst SMS-contact> * ; toegestane waarde = j/n
<LeerlingDebiteurnr (ExternExportID)> (geheel getal, geen voorloopnullen)
* is een verplicht veld
Voorbeeld 7 velden
512045;test@testleerling.nl;;06-12345678;N;J;234234
Bestandsformaat Medewerker
7 Velden naast elkaar gescheiden door een ;
<Medewerkernummer> *
<Afkorting>
<E-mailadres>
<Huistelefoonnummer>
<Mobielnummer>
<Wenst mail-contact> * ; toegestane waarde = j/n
<wenst SMS-contact> * ; toegestane waarde = j/n
* is een verplicht veld
Voorbeeld 7 velden
512045;test@medewerker.nl;0575-123456;06-12345678;N;J
Bestandsformaat Verzorger
10 Velden naast elkaar gescheiden door een ;
<Leerlingnummer> *
<Voorletters verzorger> (meerdere voorletters worden gescheiden door een .)
<Achternaam> *
<Geslacht> * ; toegestane waarde = m/v/o (man, vrouw, onbekend)
<E-mailadres>
<Huistelefoonnummer>
<Mobielnummer>
<Wenst mail-contact> * ; toegestane waarde = j/n
<Wenst SMS-contact> * ; toegestane waarde = j/n
<VerzorgerDebiteurnr (externExportID)> (geheel getal, geen voorloopnullen)
* is een verplicht veld
Voorbeeld 10 velden
512045;;janssen;m;test@testverzorger.nl;0575-123456;06-12345678;N;J;234234