Contactmomenten

Inleiding

Het is binnen Somtoday mogelijk om zowel individueel als collectief contactmomenten (brief, e-mail, gesprek en telefoon) aan te maken.

Ook is het mogelijk om een mail of SMS (als de SMS-feature beschikbaar is) te versturen naar leerling(en) en/of verzorger(s). Hiervan kun je een notificatie versturen naar de mentor van de leerling. Je kunt gebruikmaken van de van te voren opgestelde templates (standaard tekst).

Contactmomenten collectief

Via Leerlingen > Contactmomenten kun je via de zoekbalk een selectie maken van de leerlingen waarbij je een contactmoment aan wil maken. Met Enter of het vergrootglas start je de zoekopdracht.

Van de nu gepresenteerde leerlingen wordt met een rood kruis of een groen vinkje aangegeven of er een mobiel nummer of mailadres van de leerling en/of verzorger aanwezig is. Er wordt een geel driehoekje getoond als contact wel gewenst is, maar er geen mailadres / mobiel nummer beschikbaar is.

De leerlingen waarvoor je een contactmoment wil aanmaken, kun je handmatig aanvinken. Ook kun je gebruikmaken van de selectieknop links onderaan de pagina.

Klik op Volgende. In het volgende scherm ga je het contactmoment aanmaken.

De volgende velden kun je invullen:

• Aangemaakt door: hier wordt standaard de naam geplaatst van de gebruiker die het contactmoment aan het aanmaken is. Het is ook mogelijk dat iemand een contactmoment uit naam van iemand anders verstuurd. Hier voor is het noodzakelijk dat de opsteller het recht [Collectief contactmomenten afzender selecteren] heeft. 
• Aanleiding: de reden van het aanmaken van het contactmoment.
• Datum aangemaakt wordt automatisch gevuld met de systeemdatum. Deze kun je aanpassen naar een datum in het verleden.
• Datum verzonden is geen verplicht veld bij de typekeuzes Brief, Telefoon en Gesprek, als de datum wordt ingevuld mag de datum niet in de toekomst liggen. Bij de typekeuze E-mail en SMS wordt dit veld gevuld op het moment van verzenden. Als je deze datum toch zelf invult bij verzending met mail of SMS, dan komt er in het overzicht bij datum verstuurd 00:00:00 te staan.
• Bij Type is het mogelijk te kiezen uit: Brief, E-mail, SMS, Telefoon en Gesprek. Bij elk type van contactmomenten is het mogelijk een onderscheid te maken tussen Leerling, Verzorger of Beide. Ook het onderwerp is bij alle type van contactmomenten een verplicht veld. Bij E-mail als contactmoment wordt deze tekst overgenomen in de onderwerpregel van de mail. Als je kiest voor het type SMS, dan komt er een ‘tekenteller’ in beeld die het aantal nog in te voeren tekens aangeeft. Dit zijn er, afhankelijk van de provider, meestal 160.
• Soort afzender: hier kun je kiezen voor afzender als medewerker of als schoolbreed. Voor schoolbreed kunnen de mailadressen gebruikt worden die terug te vinden zijn onder Beheer > Instelling > Basisinstellingen. Met de naam die je hier invult, wordt het contactmoment ondertekend. 
  
  
  
  
  
• E-mail ontdubbelen Door dit aan te vinken wordt er voor iedere leerling in de selectie per e-mailadres nog maar één e-mail verstuurd per hetzelfde e-mailadres.
  
  • Voorbeeld 1: vader en moeder hebben hetzelfde mailadres en één leerling op school: dan wordt er één e-mail naar dit e-mailadres gestuurd.
  • Voorbeeld 2: vader en moeder twee kinderen op school en hebben hetzelfde mailadres: dan wordt er één e-mail per kind naar dit e-mailadres gestuurd. Dus voor ieder kind één e-mail, dus twee e-mails. 
  • De [@-velden] worden verwerkt met de gegevens die gevonden worden bij de eerste keer dat dit e-mailadres wordt verwerkt.
• Blinde kopie (Indien Type is E-mail): Hier kun je aangeven wie een afschrift van het bericht moet ontvangen. Je kunt hier meerdere ontvangers toevoegen en daarbij kiezen uit Mijzelf. Medewerker, Mentor en Overig). Bij Overig kun je zelf een mailadres invullen.

Met de knop Opslaan wordt het contactmoment opgeslagen bij alle geselecteerde leerlingen. Je wordt automatisch teruggestuurd naar het overzichtsscherm van dit contactmoment. Je kunt het contactmoment, in geval van mail of SMS, verzenden met de knop Verzenden. Je kunt ook kiezen voor Wijzigen om de gegevens van het contactmoment aan te passen of Terug om terug te keren naar het leerling-zoeken-scherm.
 

Contactmomenten individueel

Met de menukeuze Leerlingen > [leerling selecteren] > Begeleiding > Contactmomenten zie je het Contactmomenten-overzichtsscherm met alle voor de leerling aangemaakte contactmomenten. Deze kun je na aanklikken wijzigen en/of opnieuw verzenden. De functionaliteit van een individueel aan te maken contactmoment (Leerlingen > [leerling selecteren] > Begeleiding > Contactmomenten > Contactmoment toevoegen) is grotendeels hetzelfde als hierboven beschreven.

Er zijn enkele verschillen:

• Bij de keuze Type = E-mail en Versturen aan = Leerling en/of Verzorgers worden onder E-mail adres de beschikbare mailadressen aangeboden als mogelijke verzendadressen en de mogelijkheid Alle adressen.
• Bij de keuze Terug na het opslaan van een contactmoment wordt teruggekeerd naar het Contactmomenten-overzichtsscherm van de leerling.

Een algemeen overzicht van alle contactmomenten krijg je door te kiezen voor Beheer > Begeleiding > Contactmomenten. De reeds verzonden contactmomenten kun je wijzigen en/of opnieuw verzenden.

Bij het individuele en het algemene overzicht van contactmomenten is het met een zoekbalk mogelijk een selectie te maken van de bestaande contactmomenten.

Het is mogelijk te filteren op Momenten tussen, en Momenten tot, Afzender, Type (Brief, E-mail, SMS, Telefoon, Gesprek) en Verzonden (Ja/Nee).

Met Enter of het vergrootglas start je de zoekopdracht.