Het onderdeel Financieel heeft als hoofddoel het genereren van orderregels (factuurregels) ten behoeve van externe financiële systemen, zoals CI (centrale incasso), Exact Globe (aantal varianten) en AFAS Profit. Daarnaast is het ook mogelijk de betalingen te registeren.

In dit artikel vind je alle instellingen die nodig zijn om runs te maken, het proces van het aanmaken van incassoruns (factuurruns) en de registratie van betalingen.

Instellingen

Laat leerlingdebiteur zien J/N

Deze instelling is te activeren onder Gegevens via Beheer > Instelling > Basisinstellingen.

Met deze optie kun je de financiële velden ook voor leerlingen invullen. Deze velden worden zichtbaar in de menukeuze Leerlingen > [leerling selecteren] > Personalia > Leerling.

Het beheer van de instellingen met betrekking tot Financieel zijn in te richten Financieel > Instellingen.

Financieel pakket

Met deze optie wordt aangegeven naar welk extern financieel pakket de orderregels gestuurd worden. Er zijn op dit moment zes opties mogelijk:

CI (Centrale Incasso)
Exact
Exact voor CSG
Profit – Afas
Exact XML koppeling
Orifin

Bij de keuze voor één van de twee laatste opties, worden in deze menukeuze meer velden zichtbaar. De beschrijving van de velden behorende bij de optie Profit – Afas, staat in het document Koppeling SOM - Profit.pdf.

Debiteuren

Het Extern debiteurnummer kan gedefinieerd worden in lengte in combinatie met een prefix. Standaard lengte is negen cijfers.
Extern debiteurennummer genereren indien leeg. Het vinkje staat standaard aan, en dan wordt bij een nieuwe verzorger (externe debiteur) automatisch een nummer gegenereerd. Als je het vinkje uitzet gebeurt dit niet meer standaard, waardoor je externe debiteuren zonder nummers krijgt. Kies na aanpassing voor Opslaan.
Leerlingdebiteur taken: alle leerlingen van het schooljaar worden debiteur gemaakt. Bij het vullen worden standaard alleen de lege waarden gevuld met het leerlingnummer. Je hebt ook de keuze om alle waarden te overschrijven.
Algemene taken: Bij het vullen worden standaard alleen de lege waarden gevuld. Je hebt ook de keuze om alle waarden te overschrijven.
Lege externe debiteurennummers vullen vanaf. Hier kun je zelf aangeven vanaf welk nummer er debiteurennummers gegenereerd moeten worden voor alle lege externe debiteurennummers.
Wij adviseren om de velden 'Extern debiteurnummer genereren indien leeg' en 'Lege extern debiteurnummer vullen vanaf' niet in één handeling te combineren.

Financieel pakket gegevens

Profit-Afas

Bij de Profit-Afas koppeling moeten hier de gegevens ingevoerd worden waar het programma Profit-Afas zich bevindt.

Daaronder kunnen de verbijzonderingscodes ingevoerd worden, zoals die ook in Profit-Afas te vinden zijn.

Exact XML

Bij de Exact XML-koppeling worden de volgende zaken aangeboden:
Default grootboekrekening: De grootboekrekening die default aan wordt geboden bij het aanmaken van een incasso run.

Default selectioncode: De selectiecode die aangeboden wordt bij het aanmaken van een incasso in en overeenkomt met de selectiecode zoals die in Exact gedefinieerd staat. Deze wordt alleen in de
debiteurenexport gebruikt.

Default company code: De bedrijfscode die overeen moet komen met die van Exact.

Betaal condities: Codering van de betaalcondities zoals die in Exact gedefinieerd zijn.

Kostenplaatsen: Dit zijn de kostenplaatsen zoals die in Exact bestaan. Per incasso run kun je naar één kostenplaats verwijzen.

Voorbereiden run

Om bedragen toe te kennen aan debiteuren, moeten deze bedragen van tevoren gedefinieerd worden door middel van Standaard posten en Categorieën. Om Standaard posten te kunnen definiëren, moeten eerst de Categorieën bekend zijn.

Categorieën

Een categorie is een verzameling van standaard posten met dezelfde financiële verwijzingen (bijvoorbeeld grootboekrekening). Door middel van een categorie komen de financiële mutaties in de externe financiële administratie op juiste plaats. Daarnaast kan een korting aangegeven worden voor een verzameling standaardposten (categorie).

Categorieën zijn niet vestigingsgebonden. Vanuit het overzichtsscherm kun je met behulp van de iconen de volgende acties uitvoeren:

Activeren en deactiveren van de categorie.
Aanzetten van de wijzigingsmodus.

Met behulp van de zoekvelden Grootboekrekening, Omschrijving en Actief kun je categorieën zoeken.

De volgende velden kunnen voor een categorie worden geregistreerd:

Grootboekrekening
Omschrijving
Een duidelijke benaming voor de categorie.
Korting vanaf tweede kind (%)
Bij een aangevinkt veld wordt de percentuele korting ingevoerd voor de korting die geldt voor het tweede en volgende kind uit hetzelfde gezin. Deze korting is van toepassing op alle standaard posten die gekoppeld zijn aan deze categorie.
Verbijzonderingcode 1 t/m 5
Deze codes zijn alleen van toepassing voor de koppeling met AFAS Profit. Deze verbijzonderingcodes worden voorgedefinieerd bij de menukeuze Beheer > Instelling > Basisinstellingen.
Kostendrager
Alleen van toepassing bij de koppeling Exact XML koppeling.
Project code
Alleen van toepassing bij de koppeling Exact XML koppeling.

Alle bovengenoemde financiële codes moeten precies overeenkomen met de codes uit de externe financiële administraties, zoals Globe, Profit of IC, om een succesvolle koppeling te maken.

Standaard posten

De standaard post is het bedrag en de omschrijving dat voor een leerling wordt toegekend aan een debiteur. Standaard Posten zijn niet vestigingsgebonden.

Vanuit het overzichtsscherm kun je met behulp van de iconen de volgende acties uitvoeren:

Activeren en deactiveren van de standaardpost.
Aanzetten van de wijzigingsmodus.
Met behulp van de zoekvelden ID, Omschrijving, Categorie en Actief kun je standaard posten zoeken.

De volgende velden kunnen voor een standaard post worden geregistreerd:

ID Code van de standaard post.
Omschrijving Deze gaat mee als omschrijving naar het externe financiële pakket.
Categorie De categorie met de juiste financiële entiteiten voor deze post.

Bedrag

Klik hier voor het artikel voor het instellen van de koppeling tussen Somtoday en Afas Profit.