Financieel Gebruik

Inleiding

Het onderdeel Financieel heeft als hoofddoel: Het genereren van orderregels (factuurregels) voor externe financiële systemen, zoals CI (centrale incasso), Exact Globe (aantal varianten) en AFAS Profit.

Daarnaast is het ook mogelijk de betalingen te registreren.

Dit artikel beschrijft alle benodigde en mogelijke instellingen die nodig zijn om runs te maken, het proces van het aanmaken van incassoruns (factuurruns) en de registratie van betalingen.

Debiteurgegevens

Debiteurgegevens kun je opgeven bij de relatie van de leerling en bij de leerling zelf.

 Om bij de leerling debiteurgegevens te kunnen opgeven, moet je onder de menukeuze Beheer > Instelling > Basisinstellingen het veld Laat leerling debiteur zien op Ja zetten.

Relaties

Op het overzichtscherm van de relatie geeft de kolom Factuur aan aan welke relatie de facturen gericht worden. Eén van de relaties is altijd gekenmerkt als factuuradres. Alleen als de leerling debiteur is, gaat dat voor de relatie als debiteur.

De volgende velden kun je bij de relatie registreren:

• Bankrekening

Benodigd voor incasseren en voorbedrukte acceptgiro’s. ING-rekeningen van minder dan negen cijfers worden voorafgegaan door een P.

• Doorlopende machtiging

Als dit veld aangevinkt is, worden alle bedragen aan deze debiteur geïncasseerd (incasso). In het andere geval worden de bedragen gefactureerd (op rekening).

Het is tijdens het aanmaken van de run mogelijk om bij de debiteuren zonder doorlopende machtiging een eenmalige machtiging voor incasso aan te geven.

• Betaalconditie

Dit veld heeft alleen betekenis voor de Exact XML koppeling. De waarden kun je opgeven bij de menukeuze Beheer > Instelling > Basisinstellingen.

• Tenaamstelling

Dit veld wordt meegenomen in de incassoruns als de naam behorende bij de te incasseren bankrekening. Als dit veld niet is gevuld, wordt de naam van de relatie of leerling genomen.

• Extern Debiteurnummer

Dit nummer wordt gebruikt bij de gegevensuitwisseling met externe financiële systemen. Bij het aanmaken van een relatie als Factuurrelatie, wordt dit nummer automatisch gevuld met het exportID van de relatie aangevuld met voorloopnullen en een prefix, zoals die gedefinieerd zijn bij de menukeuze Beheer > Instelling > Basisinstellingen.

Leerling

Alle financiële velden van de relaties (hierboven beschreven) kunnen ook bij de leerling geregistreerd worden. Een aantal verschillen met de relatie:

•  Is debiteur

Met dit veld wordt aangegeven dat de leerling debiteur is in plaats van één van de relaties.

• Extern Debiteurnummer

Als een leerling gekenmerkt wordt als factuurrelatie (debiteur), wordt dit veld automatisch gevuld met het leerlingnummer.

• Alternatief factuuradres

Met dit onderdeel kun je een afwijkend adres opgeven, die in de gegevensuitwisseling met een extern financieel systeem gebruikt wordt in plaats van het adres van de leerling. 

Debiteuren exporteren

Voordat je een incassorun gaat maken, heb je de mogelijkheid om de debiteuren te exporteren. Deze optie is alleen beschikbaar voor de koppeling met Afas Profit en Exact XML koppeling.

Afas profit

Door te klikken op Financieel > Debiteuren exporten krijg je de mogelijkheid om alle aanwezige debiteuren te exporteren. Je kunt eventueel filteren op verschillende mogelijkheden via de filterbalk. Tevens kun je een deelselectie maken door een vestiging aan te klikken of deze open te klappen en daaronder een deelselectie te maken. Klik op Exporteren om de export te maken. Op de achtergrond worden dan alle debiteuren in de selectie weggeschreven in Afas Profit. De instellingen zoals deze bij de debiteur in Somtoday staan, worden overschreven in Afas Profit.

Exact XML-koppeling

Door te klikken op Financieel > Debiteuren exporten krijg je de mogelijkheid om alle aanwezige debiteuren te exporteren. Je kunt eventueel filteren op verschillende mogelijkheden via de filterbalk. Tevens kun je een deelselectie maken door een vestiging aan te klikken of deze open te klappen en daaronder een deelselectie te maken.

 Klik op Exporteren om de export te maken. Als deze klaar is, wordt het bestand aangeboden via je browser. 

Incassorun

Het aanmaken van een run bestaat grofweg uit drie delen:

• Aanmaken batch
• Toekennen standaard posten
• Registratie van betalingen (Aanmaningsoverzicht)

Aanmaken batch

Bij deze eerste stap worden de batch-gegevens aangemaakt. Dit is een lege container waarbinnen de debiteuren en bedragen verzameld worden.

 Om een nieuwe run (batch) te maken, druk op de knop Nieuwe run. Er verschijnt een invoerscherm met de volgende velden:

Identificatie informatie

• Datum

• Schooljaar

Hiermee wordt bepaald uit welk schooljaar (definitief of voorlopig geplaatst) de leerlingen geselecteerd kunnen worden.

• Vestiging

De run is vestigingsgebonden. De aangeboden leerlingen bij het toekennen van de posten zijn van deze vestiging.

• Omschrijving
• Automatische incasso/factuur

Bij de optie Automatische incasso wordt gecontroleerd of bij de debiteurgegevens het veld Doorlopende machtiging is aangevinkt. Als dit niet het geval is, wordt de betaalwijze factuur meegestuurd bij de export. Er kan eventueel alsnog een vinkje eenmalige incasso gezet worden, specifiek voor deze run.

Bij de optie factuur worden alle incassovinkjes genegeerd.

• Fase

De mogelijke fases zijn:

• Opmaken

De batch wordt samengesteld.

• Controle

• Controleren van de posten. Hier is ook de knop Einde Controle beschikbaar. Met deze knop wordt de fase veranderd naar Aanmaningen Centraal.

• Batch verstuurd

De gegevens zijn verstuurd naar het externe pakket.

• Afgerond

Als de run deze status heeft, kan er niets meer aan veranderd worden.

Alleen voor de statussen Opmaken en Controle is een exportknop naar het betreffende financiële pakket beschikbaar. De export die gemaakt wordt is afhankelijk van het veld Financiële pakket bij menukeuze Beheer > Instelling > Basisinstellingen.

Identificatie informatie CI

• Beschrijving
• Nummer

Betalingstermijnen

Hieronder kunnen de termijnen waaruit de run is opgebouwd, worden opgegeven. Met behulp van de knop kun je meerdere termijnen definiëren. Bij opslag wordt gecontroleerd of de termijnen samen op 100% uitkomen.

Minimaal één termijn is verplicht en een termijn kun je verwijderen met de knop .

Rungeschiedenis

In dit frame worden de handeling die uitgevoerd zijn met de run gelogd, zoals het veranderen van de runstatus en het versturen naar een extern financieel pakket.

Toelichting op Automatische incasso/factuur.

Welke situaties zijn denkbaar bij het exporteren van debiteuren voor Afas Profit?

1. Incassorun op Factuur ->
1. Somtoday-debiteur heeft doorlopende machtiging op ja -> in Afas Profit wordt dit op nee gezet + betalingsvoorwaarde op 230.
2. Somtoday-debiteur heeft doorlopende machtiging op nee -> in Afas Profit wordt dit op nee gezet + betalingsvoorwaarde op 230.
   
2.  Incassorun op Automatische incasso ->
1. Somtoday-debiteur heeft doorlopende machtiging op ja -> in Afas Profit wordt dit op ja gezet + betalingsvoorwaarde op 000.
2. Somtoday-debiteur heeft doorlopende machtiging op nee -> in Afas Profit wordt dit op nee gezet + betalingsvoorwaarde op 230.

Toekennen posten

Ga naar de menukeuze Toegekende posten.

De eerste stap om posten toe te kennen, is het verzamelen van debiteuren om bepaalde bedragen aan te koppelen. Druk op de knop Debiteuren toevoegen.

Verzamelen debiteuren

• Op het scherm kun je eerst een voorselectie maken met behulp van de zoekvelden: Schooljaar, Leerjaar, Stamgroep, Vak.
• Als je kiest voor een Vak, worden in de onderstaande boom lesgroepen (van dat vak) in plaats van stamgroepen getoond.
• Vervolgens kun je de boom openklappen. De boom bestaat uit de volgende niveaus:
  

+ Vestiging

+ Leerjaar

+ Stamgroep (lesgroep bij vakkeuze)

+ Leerling (inclusief uitgeschreven leerlingen)

• Selecties kun je op alle niveaus doen. Bijvoorbeeld een leerjaar selecteren heeft tot gevolg dat alle onderliggende stamgroepen en leerlingen geselecteerd worden.
• Nogmaals aanklikken van een niveau deselecteert het onderdeel.

Als de groep leerlingen geselecteerd is die dezelfde posten toegekend moeten worden, kun je op de knop Posten toekennen drukken.

Posten toekennen

Op het getoonde scherm staan de mogelijke standaard posten die toegekend kunnen worden.

• Je kunt een voorselectie doen op de standaard posten door middel van de selectievelden Nummer, Omschrijving en Categorie.
• Met behulp van de knop kun je de posten toekennend. Ze worden dan zichtbaar in het onderste deel van het scherm. Met de knop kun je ze ook weer verwijderen naar het bovenste deel van het scherm.
• Met de knop Opnieuw worden alle toegekende posten weer verwijderd.
• Met de knop Voltooien worden de posten definitief toegekend.

Op een later tijdstip kun je aan de samengestelde selecties nog andere posten toevoegen. Ook kun je het bovenstaande proces herhalen met andere selecties en posten. Op deze manier vult de run zich.

Versturen orderregels

Nadat de run compleet is, kun je deze exporteren. Afhankelijk van de financiële koppeling levert dit een rechtstreekse export naar het financiële pakket of een bestand op.

Registratie van betalingen (Aanmaningsoverzicht)

Als de run verstuurd is naar een eventueel extern financieel pakket, bestaat de mogelijkheid om betalingen te registreren.

• Kies binnen de run voor de menukeuze Betalingen.
• Met de knop in de kolom Acties wordt het scherm getoond waarin je de leerlingen kunt aanvinken (betaald).
• Eventueel kun je ook deelbedragen registreren.

Nadat de betalingen geregistreerd zijn, kun je een overzicht van de aanmaningen draaien. Hiervoor moet je de status van de run op Aanmaningen centraal zetten. Daarna verschijnt de knop Aanmaningen.

Hiermee kun je een lijst met leerlingen die nog niet betaald hebben genereren en afdrukken in PDF.

Zoeken en Raadplegen

Rapportage leerlingen

Met deze menukeuze kun je zoeken naar een specifieke leerling of groep leerlingen. Na selectie van een leerling worden de aan de leerling toegekende posten getoond uit welke run die afkomstig zijn. Ook wordt getoond hoeveel het nog openstaande bedrag per post is. Als het openstaande bedrag € 0 is, wordt onder voldaan Ja getoond. In dit scherm is mogelijk een leerling gerelateerde opmerking toe te voegen.

Rapportage runs

In dit scherm zie je alle aangemaakte runs met hun actuele status. Met selectie en Genereer rapport wordt inzage gegeven in de inhoud van de run. Getoond worden Grootboekrekening, Totaal aantal/bedrag, Betaald aantal/Bedrag, Open aantal/Bedrag per grootboekrekening. Na aanklikken van een grootboekrekening volgt een overzicht van de gekoppelde categorieën met Totaal aantal/bedrag, Betaald aantal/Bedrag, Open aantal/Bedrag per categorie. Na aanklikken van een categorie volgt een overzicht van de gekoppelde standaardposten met Totaal aantal/bedrag, Betaald aantal/Bedrag, Open aantal/Bedrag per standaardpost.

Debiteur zoeken

Met de zoekbalk kun je in dit scherm zoeken naar een debiteur. Na selectie worden de debiteurgegevens getoond en de gekoppelde leerlingen. Met wijzigen kunnen alleen de velden Extern debiteurnummer, Bankrekeningnummer, Doorlopende machtiging en Tenaamstelling.

Met het aanklikken van een gekoppelde leerling wordt de leerlingkaart getoond.