Inleiding

Dit artikel beschrijft hoe je in één actie bij meerdere leerlingen een bijlage kunt plaatsen.

Het bestand

Type en omvang bestanden

Het importeren van de gegevens vindt plaats door middel van een Zip-bestand. Een Zip-bestand of Zip-archief is een gecomprimeerd bestand waarin één of meer bestanden zitten. Dit Zip-bestand bevat per leerling één soort bijlage (onderwijskundig rapport, intake-document, enzovoort).

Het bestand dat je bij de leerling wil plaatsen, mag van ieder gewenst type zijn (.doc, .docx, .xls, .txt,…). De maximale lengte van de naam, inclusief extensie, is 100 tekens.
De maximale grootte per document is 5 MB.
Het Zip-bestand mag maximaal 500 MB zijn.
Het Zip-bestand moet bestaan uit documenten met als verplicht begindeel van de bestandsnaam het leerlingnummer, bijvoorbeeld 103033_XXXXXXX.YYY.
De naam van het Zip-bestand zelf speelt geen rol.
De bijlagen moeten in de rootfolder van het Zip-bestand staan.
Per Zip-bestand kan maar één soort bijlage en één koppeling geüpload worden (zie volgende hoofdstuk).

De inhoud van een in te lezen Zip-bestand ziet er dus zo uit:

Collectief LVS-bijlagen uploaden

Waar

Beheer > Import & Export > Import: LVS Bijlagen

Hoe

Bij Bestand kun je via de knop Bladeren zoeken naar het in te lezen Zip-bestand.

Onder Soort moet je kiezen uit:

Intelligentieonderzoek
Persoonlijkheidsonderzoek
Zienswijze
Intake document
PO Instrument LWOO/PrO
PO Handelingsplan
PO LVS
PO Sociaal-emotioneel onderzoek
PO Verzuim
LGF document
Overig
Administratief document
Overig - Brief

De soort bepaald onder welk kopje je de bijlage terug gaat zien bij de bijlagen. Soort is een verplicht veld.

Bij de volgende stap kun je aangeven of je de bijlage getoond wilt hebben bij:

Leerling personalia
Vorige registratieblok
Huidige registratieblok

Dit veld is niet verplicht.

Bij Omschrijving kun je een nadere specificatie geven van de inhoud van de in te lezen bijlages. De omschrijving is niet verplicht.

Na het vullen van de velden kies je voor Bestand inlezen. Het Zip-bestand wordt nu geüpload. Dit kan, afhankelijk van de grootte, enkele minuten duren.

Hierna kom je in het scherm Overzicht lopende en afgeronde imports waarin je de verdere verwerking kunt volgen en na afloop een LogFile kunt bekijken.

Meerdere keren importeren

Als je hetzelfde Zip-bestand meerdere keren gaat importeren, dan worden de documenten ook meerdere keren bij de leerling geplaatst. Overschrijven is dus niet mogelijk.

Doe de import daarom eerst in je testomgeving.

Resultaat bij de leerling

Waar

Leerlingen > [leerling selecteren] > Begeleiding > LVS Bijlagen

Zelfde document bij groepen leerlingen

Als je bij groepen leerlingen eenzelfde document (formulier) wil plaatsen, kun je wellicht ook gebruikmaken van de Flexibele LVS pagina’s (zie onze documentatie).

Topicus kan voor jou de import van grote hoeveelheden bijlagen verzorgen. Neem hiervoor contact op met servicedesk.