Klaarzetten van OSO dossiers
Het is mogelijk om vanuit Somtoday een OSO-dossier klaar te zetten voor een vervolgschool van een leerling.
Waar
Onderwijs > Overdracht > OSO
Hoe
Kies voor Dossiers klaarzetten. Als je hierop klikt, verschijnt de overzichtspagina van de OSO-dossiers die zijn klaargezet.
Bij het klaarzetten kun je aangeven of het dossier klaargezet moet worden voor Regulier of Passend onderwijs. Als je kiest voor Passend Onderwijs, dan wordt de overdracht in OSO via een Samenwerkingsverband gedaan. In dit geval wordt het veld BSN leeg gelaten, omdat dit niet uitgewisseld mag worden. Wordt het OSO-dossier uitgewisseld tussen twee Reguliere scholen, dan mag je het BSN-veld wel invullen.
Bij het klaarzetten van een nieuw dossier kun je kiezen welke informatie wel en welke informatie niet meegaat in de uitwisseling. De volgende velden zijn optioneel voor de overstap VO-VO en hoef je niet aan te vinken:
- Verzuim
- Eindtoets Basisonderwijs
- Toetsresultaten
- Handelingsplannen
- Cijferlijsten
- Bijlagedocumenten
Nadat de vinkjes zijn aangezet en je klikt op Opslaan en Klaarzetten, wordt het dossier samengesteld en is de selectie niet meer aan te passen.
Nieuw dossier klaarzetten en Bijwerken
Onderaan de pagina kun je kiezen voor Nieuw dossier klaarzetten en Bijwerken. Bij de knop Nieuw dossier klaarzetten verschijnt een pop-up waarin je op naam, leerlingnummer of PGN kan zoeken en kan selecteren om het dossier samen te stellen in Somtoday. Vervolgens kun je kiezen voor Opslaan als de informatie nog niet volledig is of voor Opslaan en klaarzetten zodat de vervolgschool dit dossier kan opvragen.
Met de knop Bijwerken kun je een geselecteerd dossier dat nog niet verzonden is naar een andere school bijwerken met de meest actuele informatie in Somtoday. Als het dossier al is ingezien of een akkoord heeft gekregen, wordt deze status verwijderd en moet het dossier opnieuw worden klaargezet.
De klaargezette dossiers kun je inzien via Details aan het eind van elke regel. De knop levert een PDF-versie van het dossier op dat kan worden afgedrukt om de verzorger van de leerling inzage te geven in het dossier, zodat ze akkoord kunnen gaan met de over te dragen gegevens. Bij het klaarzetten van het dossier moet aangegeven worden of de verzorger akkoord is met de inhoud van het dossier.
Een klaargezet dossier kan binnen Somtoday de volgende statussen hebben:
- Nieuw
- Klaargezet
- Verrijkt
- Overgedragen
Een dossier met de status Dossier klaargezet voor verzending kan aangevraagd worden door de vervolgschool van de leerling. Een dossier dat niet is ingezien, mag niet worden overgedragen. Als het dossier wel is ingezien maar geen akkoord heeft gekregen, mag het dossier niet worden overgedragen als de leerling van het VO komt. Als de leerling van het VSO komt mag dat wel. De status (wel/niet akkoord) moet wel in het dossier worden opgenomen.
Bij het klaarzetten van een dossier is het mogelijk om een notificatie te versturen naar de aanvrager als het dossier al eens eerder is opgevraagd, maar toen nog niet klaarstond. Dit kan tot zes maanden na de eerste dossieraanvraag voor de leerling. Je doet dit via Onderwijs > Overdracht > OSO > Dossier klaarzetten > veld Inzien en Akkoord + Toestemming voor overdracht > Datum inzage > Vink Notificatie verzenden aan > Opslaan en klaarzetten.
