Examenverwerking stappenplan

In dit stappenplan doorlopen we alle stappen rondom de examenverwerking. Lees vooraf ook de procedure Examenvoorbereiding stappenplan.

Het in verdeeld over de tijd.

• Januari - maart
• Vóór de mei vakantie
• Vóór half juni
• Uitslagdag
• 2e Helft juni

Januari - maart

Examenstatussen controleren

Iedere leerling die in laatste jaar van de lichting (bv VMBO 3/4 of HAVO 4/5) zitten zijn automatisch examenkandidaat. Zij hebben daardoor de status Aangemeld voor tijdvak 1 gekregen bij de definitieve plaatsing.

Er zijn verschillende statussen:

Status	Automatisch/handmatig	Officiële datum
Aangemeld	Automatisch voor tijdvak 1 bij plaatsing laatste leerjaar, handmatig voor tijdvak 2 en 3.
Voortijdig teruggetrokken	Handmatig
Tijdens examen teruggetrokken	Handmatig
Afgewezen	Automatisch vanuit uitslag berekening. Kan ook handmatig worden toegevoegd.	Ja
Geslaagd

In Leerlingen > Examens > Kandidaten zie je de actuele statussen.

Ook op het Examendashboard kan je (na verversen) de actuele aantallen per status terugvinden.

Van leerlingen die extern onderwijs volgen moet de examendeelname in Somtoday worden verwijderd. Deze hebben ze bij hun definitieve plaatsing automatisch toegekend gekregen.

Terugtrekken voor examen

Voor leerlingen die zich voor het centraal eindexamen (of tijdens het centraal examen) terugtrekken, moet je dit met de juiste status aangeven voor de betreffende leerling.

Leerlingen > Examens > Kandidaten > selecteer leerling > Wijzig > en ken de status toe.

Examennummers genereren

Je kan per leerling een uniek examennummer genereren. Dit is niet verplicht en enkel voor intern gebruik.

Lees dit artikel: Examennummers toekennen

Op het Examendashboard kan je (na verversen) zien of er examennummers bij leerlingen ontbreken.

Examendelen (GPV) bepalen

Een examendeel bepalen is het nagaan voor welke profielen de leerling in aanmerking komt. Een leerling kan aan de hand van zijn vakkenpakket namelijk meerdere profielen hebben. Het toekennen van deze profielen aan de leerling gebeurt via de knop 'Examendelen (GPV) bepalen'.

Zorg dat voor iedere leerling de examendelen worden bepaald. Lees daarvoor dit artikel: Examenkandidaten en Examendelen (GPV) bepalen

Controle examendossier

Via het examendashboard kan je een aantal controles laten uitvoeren. Door deze controles vroegtijdig in het voorjaar te draaien krijg je met de afdeling/teamleiders goed zicht op de status van het examendossier van de leerling.

• Werkstukgegevens:
  Op het Examendashboard kan je (na verversen) zien wat er bij leerlingen ontbreekt.

• Ontbrekende resultaten
  • Toetsen: het aantal leerlingen waarbij één of meer PTA cijfers ontbreken
  • SE met !: het aantal leerlingen waarbij het SE cijfer is bepaald op basis van ontbrekend cijfer d.m.v. een ingevoerd * teken
  • SE: het aantal leerlingen waarbij nog geen SE cijfer bekend is voor één of meer vakken
  • CE1/CE2/CE3: het aantal leerlingen waarbij nog geen CE1/2/3 is ingevoerd
    
    Op het Examendashboard kan je (na verversen) zien wat er bij leerlingen ontbreekt.

Werkstuk gegevens invoeren

Groepen > Stamgroepen > selecteer stamgroep > Werkstukken

Via dit menu kan je per stamgroep de werkstukgegevens invoeren.

• VMBO GL/TL moeten een werkstuktitel en beoordeling (OVG) hebben
• HAVO/VWO moeten een werkstuktitel en beoordeling (cijfer) en examenwerkstukvak hebben

Op het Examendashboard kan je (na verversen) zien wat er bij leerlingen ontbreekt.

Je kan het ook per leerling invoeren:

Leerlingen > Examens > Kandidaten > selecteer leerling > knop Wijzigen

Leerlingen die Extern Onderwijs volgen niet naar ROD sturen

Leerlingen die extern onderwijs volgen moeten niet gemeld worden bij ROD. Dit kan je voorkomen door de examendeelname te verwijderen. Daardoor komt de leerling niet meer voor in de examenkandidatenlijst welke naar ROD wordt verstuurd.

• Ga naar Leerlingen > Examens > Dashboard
• Voer de controle KANDIDATEN - Extern Onderwijs uit
• Als er één of meer leerlingen zijn, klik dan daarop door. Selecteer de eerste leerling. Je komt nu op de examenkaart.
• Klik op Wijzigen om daarna op Deelname verwijderen te klikken.

Gespreid examen

Een leerling die gespreid examen doet, zit twee jaar in een examenjaar en dus in twee lichtingen.

Op het Examendashboard kan je (na verversen) om welke leerlingen het gaat.

Leerling start met gespreid examen

• Deze leerlingen moeten het kenmerk 'gespreid examen' krijgen.
• Hierdoor wordt er geen uitslag berekend en wordt het juiste examenjaar naar ROD gestuurd.
• Vakken waarin geen examen wordt afgelegd moet je verwijderen, dit voorkomt signalen van ROD.

Zie hieronder hoe je dit verwerkt.

Leerling zit in laatste jaar van gespreid examen

• Deze leerling moet geen kenmerk 'gespreid examen' krijgen
• Vakken die eerder zijn geëxamineerd, moeten het kenmerk 'eerder geëxamineerd' krijgen
• Alle vakken moeten worden opgestuurd naar ROD, dat gaat vanzelf in Somtoday zodra je de examenmeldingen gaat versturen
  

Zie hieronder hoe je dit verwerkt.

 

Vervroegd examen

De leerling doet in het voorlaatste jaar (VMBO 3, HAVO 4 of VWO 5) of in het voor-voorlaatste jaar examen in één of meerdere vakken.

Dit regel je als volgt:

• Verwijder de huidige examendeelname bij deze leerlingen: Examens> Wijzigen> Deelname verwijderen.
• Voeg direct een nieuwe deelname voor het (voor-)voorlaatste jaar toe via de knop Deelname toevoegen.
• Ga naar de vakkenkaart en klik op het potloodje achter een vak. Klik dan onderin op de knop Toevoegen als examenvak.
  Doe dit voor alle vakken waarin de leerling examen gaat afleggen.

Het collectief aanmelden van een grote groep leerling voor een vervroegd examen is ook mogelijk. Lees dit artikel: Examen voorlaatste jaar

Op het Examendashboard kan je (na verversen) zien om welke leerlingen het gaat.

Vrijstelling en Ontheffing

Een vrijstelling geef je af als de leerling een diploma heeft behaald en het vak in de nieuwe opleiding niet hoeft te volgen.

Een leerling heeft een HAVO diploma en ontvangt daardoor op het VWO een vrijstelling voor maatschappijleer en ckv

Lees hier wanneer je een ontheffing mag toekennen: Ontheffing tweede moderne vreemde taal

Op het Examendashboard kan je (na verversen) om welke leerlingen het gaat.

Het toekennen van een vrijstelling of ontheffing regel je op de vakkenkaart door op Wijzig te klikken en een vinkje te plaatsen in de kolommen.

Vak op hoger niveau

Het hoger niveau moet je aan het begin van de examenlichting van de leerling invoeren. Als
je dit vlak voor het opsturen van het SE-cijfer dit gaat invoeren, worden de huidige
examendossier cijfers verborgen en ontstaat er voor het een leeg examendossier. Er gaan
nooit cijfers verloren, je kan het weer terugzetten.

Lees hier hoe je dit regelt op de vakkenkaart van de leerling: Vak/lesgroep op hoger niveau/leerjaar

Op het Examendashboard kan je (na verversen) om welke leerlingen het gaat.

Onderwijs ondersteunende hulpmiddelen op het proces verbaal

Hulpmiddelen die op het procesverbaal afgedrukt moeten worden, geef je per leerling en
eventueel per vak op. Denk hierbij aan extra tijd en het gebruik van een laptop, extra tijd vanwege dyslexie enz.

Op het Examendashboard kan je (na verversen) om welke leerlingen het gaat.

• Ga naar Leerlingen > kies leerling > Begeleiden > Zorgvierkant > Leer -, sociaal- emotionele
  medische bijzonderheden > Algemene gegevens wijzigingen > Onderwijs ondersteunende
  hulpmiddelen toevoegen.
• Ga vervolgens naar de leerlingexamenkaart om via de Wijzig knop op de knop Hulpmiddelen te klikken. Ken nu per vak de juiste hulpmiddelen toe.

Leerling terugtrekken van het examen

ROD verwacht van de leerlingen die op 1 mei zijn ingeschreven de SE-cijfers en een uiteindelijke  examenstatus.
Op het Examendashboard kan je (na verversen) om welke leerlingen het gaat.

Aan leerlingen die zich terugtrekken voor het examen moeten de examenstatus Voortijdig teruggetrokken toegekend worden als het CE nog niet is gestart.

• Ga naar Leerlingen > Examens > Kandidaten > leerling > Wijzig > plus knopje: Status
  toevoegen

Aan leerlingen die zich terugtrekken tijdens het examen moet je de examenstatus Tijdens examen teruggetrokken toekennen als het CE al is gestart.

• Ga naar Leerlingen > Examens > Kandidaten > leerling > Wijzig > plus knopje: Status toevoegen

Leerlingen die zich vóór 1 mei hebben teruggetrokken van het examen en uit zijn geschreven, hoef je niet aan te leveren aan DUO voor de examenmelding. Dit regel je door de examendeelname te verwijderen:

• Leerlingen > Examens > Kandidaten > leerling > Wijzig > Deelname verwijderen.

Doorstromen naar ander tijdvak

Je kan een leerling laten doorstromen naar een ander tijdvak mocht je nu al weten dat de leerling het examen in tijdvak één niet gaat maken.

• Ga naar Leerlingen > Examens > Kandidaten > Verwijzingen en statusupdates > kies de leerling.
• Bepaal per vak de doorstroming naar een tijdvak 2. Daarmee wordt automatisch een
  aanmelding voor tijdvak 2 gemaakt.
• Let op: de opslaan-knop zit onder de vakken van de leerling, vergeet die niet.

Profiel- en vakdeel bepaling d.m.v. Examendelen GPV bepalen

Per leerling moet je de profiel- en vakdeel bepaling uitvoeren. Doe dit ook als je zijn vakken aanpast. Dit zorgt ervoor dat:

• op de examenkaart de juiste labels (G/P/V enz) wordt gezet
  
• in de kandidatenlijst in de kolom profiel(en) de juiste profielen zichtbaar worden

Op de achtergrond wordt a.d.h.v. de vakken door Somtoday automatisch uitgezocht voor welke profielen de leerling kan slagen. Wijzigt bij een leerling de vakken, dan moet je dit opnieuw uitvoeren.

• Ga naar Leerlingen > Examens > Kandidaten
  
• Zorg dat de kolom Profiel(en) in beeld komt
• Klik op de knop Examendelen (GPV) bepalen

Achter iedere leerling is nu zichtbaar geworden aan de hand van het vakkenpakket voor welke profielen de leerling in aanmerking komt.

Examendossier afdrukken voor de leerling ter controle

De leerling behoort zijn complete examendossier te controleren op volledigheid en correctheid. Daarvoor zijn 3 rapporten beschikbaar.

• Ga naar Leerlingen > Examen > Kandidaten en klik op de knop Rapportage.
• Je kan kiezen uit de volgende rapporten:
  • Leerling_Leerlingrapport Examendossier
  • Leerling_Leerlingrapport Examendossier toetssoorten
  • Leerling_Leerlingrapport Examendossier uitgebreid

Hier vind je er voorbeelden van: Examen rapportages 2021

Vóór de mei vakantie

Tijdens deze periode ligt de nadruk op controles en de laatste invoer van gegevens voor de examenleerlingen.

Controle officiële gegevens van de leerling

Voer een controle uit op de officiële gegevens (officiële naam, geboortedatum, geboorteplaats) van de leerling. Deze gegeven komen op het diploma en de cijferlijst en moeten correct zijn. De leerling is verantwoordelijk voor de controle op correctheid, de school op de verwerking ervan in Somtoday.

• Ga naar Leerlingen > Examen > Kandidaten en klik op de knop Rapportage.
• Je kan kiezen uit de volgende rapporten:
  • Leerling_Examen Controle leerlingen tbv examen
  • Leerling_Leerlingrapport SE (tekenlijst)

Hier vind je er voorbeelden van: Examen rapportages 2021

Controle compleetheid examendossier

Voer de laatste controles uit op het mogelijk ontbreken van gegevens uit het examendossier:

• Ga naar Leerlingen > Examen > Dashboard
  
• Voer de controle 'Cijferlijsten niet up te date' uit
  
  • Alle waarden moeten op 0 staan
    
• Voer alle controles van KANDIDATEN - Werkstukgegevens uit
  • Alle waarden moeten op 0 staan
    
    
• Voer alle controles van RESULTATEN - Ontbrekende resultaten
  • SE met ! moet op 0 staan
    
  • SE moet op 0 staan
    
• Voer alle controles van RESULTATEN - OVG: Controle resultaten O (Onvoldoende)
  
  • Alle waarden moeten op 0 staan
    

SE cijfers bekoelen/bevriezen

Zorg ervoor dat in het examendossier niet meer gemuteerd kan worden. Dit regel je in het toetsdossier. Bevries daarvoor alle periodes van alle examenjaren en de SE-kolom. Als je alleen SE bevriest geldt dit alleen voor de SE-kolom en niet voor de cijfers. Een wijziging van een cijfer zal in dat geval ook een herberekening van de SE-kolom veroorzaken.

Het bevriezen voorkomt dat na het opsturen van de SE cijfers naar ROD daarna nog aanpassingen gemaakt kunnen worden. Deze zou je dan moeten verantwoorden aan ROD/inspectie.

• Ga naar Onderwijs > kies vestiging > Toetsdossier > knop Bevriezen/Ontdooien/Vastzetten

Export voor Wolf maken

Maar de exportbestanden voor wolf. Dit zijn woi-bestanden.

• Ga naar Beheer > Import & Export > Exports > Wolf en maak de bestanden aan.
• Plaats deze op het lokale netwerk en informeer de docenten dat de bestanden klaar zijn.

Ter info:

Voor lesgroepen waarin leerlingen met meerdere niveaus zitten, wordt per onderwijssoort een bestand gegenereerd.

Er worden alleen woi-bestanden gemaakt voor vakken uit de examenlichting waar examenkolommen aanwezig zijn.

SE cijfers en werkstukgegevens opsturen naar ROD

De SE cijfers en de examenvakken moeten naar ROD worden verstuurd. Houdt de uiterste aanleverdatum in de  gaten. Als je gegevens gaat versturen, dan is dat altijd de hele examenset van de leerling, dus:

• SE cijfers
• Werkstuk titel + beoordeling
• Bijzonderheden per vak, zoals vrijstelling/ontheffing, eerder geëxamineerd e.d.
• Gespreid examen

Wat moet je doen:

• Ga naar Onderwijs > ROD > Examendeelnames versturen
• Selecteer hier de benodigde instellingen en klik op de knop Volgende
• Selecteer de leerlingen, knop Volgende om daarna op Versturen te klikken
  

Proces verbaal afdrukken

Nu alles is opgestuurd naar ROD, kan je proces verbalen afdrukken.

Lees hier hoe dat moet: Examenplanner en proces verbaal

D200 lijsten afdrukken

Deze lijsten gebruiken de docenten voor het noteren van scores van het examen. Druk deze daarom af en zorg dat de docent die het examen nakijkt deze lijst ontvangt.

Ga naar Leerlingen > Examens > Kandidaten, knop Rapportage

• Leerling_D200-lijst        
• Leerling_D200-lijst per vak

Vóór half juni

Invoeren schaallengte

Tijdens het afnemen van het examen is de schaallengte ook bekend. Deze kan je alvast invoeren in Somtoday. Dit voorkomt dat docenten een te hoge score invoeren zonder waarschuwing.

• Ga naar Leerlingen> Examens> CE herbereken met L/N> [vestiging, 2021/2022. lichting, tijdvak 1]> Volgende> Schaallengtes overnemen> Opslaan en CE herberekenen

Invoeren examenscores

Laat de docenten zelf de examenscores invoeren. (Het is zóó ouderwets dat dit op de administratie wordt gedaan. Bovendien heb je meer controle en dubbel checks als docenten het invoeren.)

De stappen zijn dan:

1. Docent voert CE score in (hij let extra op)
2. Docent schrijft score op D200 lijst
3. Docent levert D200 lijst in bij administratie
4. Administratie print D200 opnieuw uit en laat docent deze vergelijken met de door de docent gemaakte lijst
5. Docent tekent voor inleveren en controle

Doordat de docent het zelf invoert en het nog een keer controleert samen met de administratie, vindt er een dubbelcheck plaats. En het gaat vele malen sneller dan dat de administratie alles zelf invoert.

De stappen zijn dan:

• Ga naar Groepen > Lesgroepen > kies lesgroep > Resultaten > Examendossier> Kies CE en voer de scores in
  

Een andere mogelijkheid is het inlezen van de Wolf woe-bestanden (via zip) (T1 moet dan op ontdooid staan).

• Ga naar Beheer > Import > Wolf

Controle op compleetheid ingevoerde CE scores en cijfers

Controleer of iedere examenkandidaat voor alle vakken een CE- en/of Eindcijfer heeft.

• Examens-Dashboard: RESULTATEN - Ontbrekende resultaten – kolommen CE1 en Eindcijfer

Nogmaals D200 lijsten afdrukken

Druk nog een keer de D200 lijsten af om een laatste controle te doen op de ingevoerde scores.

Ga naar Leerlingen > Examens > Kandidaten, knop Rapportage

• Leerling_D200-lijst        
• Leerling_D200-lijst per vak

Controle op compleetheid ingevoerde CE scores en cijfers

Uitslagdag

CE cijfers uitrekenen a.d.h.v. de normering

De servicedesk van Somtoday importeert op de dag van uitslag de schaallengte en normering.

Wat moet je doen?

• Je bent om 07:45 uur op kantoor
• Download om 08:00 uur van de officiële site de gepubliceerde normering (https://examenblad.nl)
• Ga naar Leerlingen > Examens > CE herberekenen met L/N
• Kies een lichting
• Controleer de beschikbare schaallengte en normering a.d.h.v. je download
• Klik op Opslaan en CE herberekenen. De juiste CE-cijfers worden nu omgerekend a.d.h.v. de ingevoerde score en schaallengte.

Zorg ervoor dat eerst voor alle lichtingen de herberekening is gedaan voordat je de uitslag bepaald aangezien anders de berekening voor leerlingen met een vak hoger niveau niet goed gaat.

Heb je examenleerlingen met een vak andere vestiging dan moet de herberekening op de andere vestiging gedaan zijn voordat je een juiste uitslag kunt bepalen voor deze leerling(en). Stem dit dus onderling goed af.

De uitslag bepalen

Bepalen van de examenuitslag van alle examenlichtingen.

• Ga naar Leerlingen > Examens > Examenuitslag berekenen
• Geef officiële datum op voor het tijdvak > Kies dan de vestiging en lichting > Bereken uitslag
  

Let op:

Een nieuwe uitslagbepaling overschrijft nooit een al bestaande examenuitslag.
Op de testomgeving kunnen de al bestaande examenuitslagen collectief verwijderd worden.
(Beheer > Resultaten > Examenuitslag verwijderen > Lichting). 

Wijzig leerlingen van opleiding

Om afgewezen leerlingen alsnog te laten slagen voor een andere opleiding, moet je de leerling van opleiding wijzigen (bijvoorbeeld een HavoNG leerling met een 3 voor biologie en 2 extra vakken in het vrije deel, waaronder bijvoorbeeld het vak wisD/NLT, kan slagen voor HavoNT).

• Leerlingen > kies leerling > Onderwijs > Plaatsing > Nieuwe plaatsing miv 1 mei
  van het examenjaar.
• Vakken meenemen = ja, Cluster groepsindelingen meenemen = ja en Werkstukgegevens meenemen = ja.
• Voer nogmaals de uitslagberekening voor de leerling uit:
  Leerlingen > kies leerling > Examen > Wijzig > Verwijder status Afgewezen en voeg
  nieuwe status Bereken: geslaagd of afgewezen toe

Vergaderlijst voor uitslag-vaststelling printen

Druk de vergaderlijsten af

• Ga naar Leerlingen > Examens > Kandidaten, knop Rapportage en kies voor rapport: Leerling_Examen 100-lijst tijdvakken vmbo-havo-vwo profielen
  

'Voorlopige' cijferlijst printen

Print de 'voorlopige' cijferlijsten als de uitslag is vastgesteld door de docenten-vergadering:

• Leerlingen > Examens > Kandidaten > Rapportages > Cijferlijsten

Om de leerlingen iets mee te geven na het vaststellen van de examenuitslag kan de gewone cijferlijst gebruikt worden. Zolang deze niet is ondertekend, kan deze dienen als voorlopige cijferlijst.

2e Helft juni

Herkansingen / Doorstroming

Meldt een leerling aan voor tijdvak 2/3:

• Leerlingen > Examens > Kandidaten > Verwijzingen en statusupdates > (Filter
  leerjaar/opleiding en op afgewezen) > Kies leerling.
• Bepaal per vak de herkansing/doorstroming. Daarmee wordt automatisch een
  aanmelding voor tijdvak 2 gemaakt.

Tijdvak 1 bevriezen

• Check Examens-Dashboard: EXAMENDOSSIERS - Status examendossiers - Niet bevroren examendossiers
• Onderwijs > vestiging > Toetsdossiers > Dossiers bevriezen/ontdooien > Bevries de T1 kolommen, niet T2 en T3.

Aanlevering Tijdvak 1-resultaten en herkansingen/doorstromingen

Ga naar Onderwijs > ROD > Examendeelnames versturen en vul het scherm in zoals hieronder. Je kunt gerust alle leerlingen (geslaagd, afgewezen, doorstroming en herkansing) in één keer opsturen.

Diploma’s en Cijferlijsten afdrukken

Print cijferlijsten en diploma’s uit.

• Ga naar Leerlingen > Examens > Kandidaten > Rapportages  en zoek op Diploma/Cijferlijst

Zie deze toelichting voor de details: Examen rapportages 2021

Getuigschrift en Certificaat

Vink per leerling per vak aan of het certificaat krijgt voor dit vak.

• Ga naar Leerlingen > Examens > Kandidaten > leerling > Wijzig > potloodje achter vak > vinkje certificaat.
• Print getuigschriften en certificaten uit: Leerlingen > Examens > Kandidaten > Rapportages >
  Getuigschriften/Certificaten.
• Lever deze gegevens aan bij de DUO i.v.m. de vinkjes voor de certificaten.

Waardepapiercodes

Optioneel: Registreer de waardepapier nummers.

• Ga naar Leerlingen > Examens > Kandidaten > Waardepapiercodes

Actualiteitseis
De melding van de uitschrijving moet binnen 7 dagen plaatsvinden na de daadwerkelijke uitschrijving van de leerling, bijvoorbeeld in verband met het behalen van een diploma of in verband met inschrijving op een andere school. Tevens wordt geregeld dat de minister de betreffende door de scholen aangeleverde gegevens in plaats van binnen twee weken, nu binnen één week verwerkt. Hierdoor is de minister in staat de betreffende (woon)gemeenten tijdig van deze voor de verzuimbestrijding van belang zijnde informatie, te voorzien.