Er zijn twee manieren om de afwezigheidsregistratie van een lesgroep uit te voeren.
Met gebruik van rooster
Indien er een rooster wordt geïmporteerd in Somtoday, wordt meestal de Docentenweergave gebruikt om aan- en afwezigheid te registreren.
Klik hiervoor na het inloggen op de knop 'Naar docent' rechtsboven. De docentenweergave wordt geopend en toont het lesrooster van de huidige week. Door te klikken om een lesafspraak, wordt het scherm waarin de aan- en afwezigheid kan worden geregistreerd geopend.
Afhankelijk van de instellingen die in gebruik zijn op school is de kolom 'Te laat' (3e kolom) en 'Verwijderd' wel of niet aan te klikken door de docent. Iedere leerling waar er nog geen afwezigheidsmelding is gedaan, staat standaard als aanwezig in de lijst. Is er al een afwezigheidsmelding door bijvoorbeeld de administratie ingevoerd, dan is dat ook in dit scherm te zien. Beweeg je met de muis over de afwezigheidsmelding, wordt de reden getoond. Gedurende de dag kan de docent de aan- en afwezigheidsregistratie nog wijzigen. De volgende dag niet meer. Je kunt dan alleen nog aan- en afwezigheid invoeren van lesafspraken waar je nog geen registratie voor hebt gedaan. Wanneer de registratie is afgesloten kan de docent geen wijzigen meer aanbrengen.
Het is in de docentenomgeving mogelijk gemaakt om absentieredenen toe te voegen wanneer een leerling niet in de les aanwezig is. Als school kan je zelf bepalen of je de docenten gebruik wil laten maken van deze redenen en welke je open zetten voor de registratie.
Hoe?
Beheer> Afwezigheid> Afwezigheidsredenen> [selecteer de reden] > zet een vinkje bij 'Toegestaan voor docenten'
Wanneer je dit hebt gedaan krijgt de docent de opties te zien middels een dropdown menu.
Deze kunnen vervolgens worden opgeslagen en er kan een opmerking worden toegevoegd.
Zonder gebruik van rooster of met gebruikmaking van 'meldingen' door docenten
In de administratieve omgeving van Somtoday is het ook nog mogelijk om de aan- en afwezigheid te registreren. Vanuit het startscherm van de docent of de agenda, kun je de lesafspraak aanklikken (witte vlakje), het klassenboek wordt geopend en vervolgens kun je de aan- en afwezigheid registreren en opslaan. Heb je geen rooster in Somtoday geïmporteerd, of wil je dat docenten ook 'meldingen' kunnen registreren (wat veelal binnen het VSO gebeurt), dan moet je zelfs via dit scherm de registratie uitvoeren.
I