Rooster voor VSO scholen

VSO scholen kunnen gebruik maken van een MS Excel oplossing om roosters in te lezen in Somtoday.

Hiermee kan je voor je hele school, per vestiging, een rooster maken.

Uitgangspunten

• Er worden max 30 stamgroepen ondersteund
• Zowel de klassikale als clusterlesgroepen moeten qua naamgeving altijd beginnen met de stamgroepnaam.
• Je hebt de keuze uit twee type roosterbestanden: 2 of 4 regels per roosterregel
  • In het voorbeeld hieronder zie je 4 regels per roosterpositie. Daarmee kan je 4 docenten en/of 4 lokalen per vak inplannen. Het andere bestand biedt 2 regels per roosterregel.
• De lestijden zijn iedere dag gelijk aan elkaar. Wil je toch op woensdag andere lestijden hanteren, kijk dan dit hoofdstuk ook nog even.
• Het is mogelijk om meerdere locaties, docenten en lesgroepen op één afspraak te hebben. Hiervoor is het nodig om bij het importeren aan te geven dat je deze entiteiten wilt bundelen. Lees voor meer informatie een van de artikelen hieronder:
  • Artikel importeren roosterbestand
  • Artikel roosterimport uitleg

Voorwaarden

• De samenstelling van de stamgroep moet compleet zijn
• De lesgroepen zijn aanwezig. In dit artikel staat beschreven hoe je lesgroepen kan aanmaken: Stappenplan verwerking VSO leerling vanuit ParnasSys koppeling
• Je hebt het recht om via Beheer > Import & Export > Imports Roosterbestand een rooster in te lezen

Werkwijze

• Download een MS Excel roosterbestand en dit bestand
• Accepteer de macro's die zijn ingebouwd
• Je mag geen rijen of kolommen toevoegen vanwege de ingebouwde macro's

1. Vul de exacte stamgroep naam in zoals deze in Somtoday staat
2. Vul de lesduur in
3. Corrigeer de eerste en laatste dag van waarvoor je een rooster wilt maken
4. Corrigeer de lestijden
5. Scroll naar beneden en vul de stamgroepnamen in
6. Kopieer de lestijden van de eerste stamgroep en plak die bij de andere stamgroepen

Rooster invullen

• Per regel per dag kan je een vak, docent en lokaal invullen.
• De vak- en docent afkorting moeten exact overeen komen met Somtoday.
• Lokalen is vrije tekst, dat mag je zelf bedenken
• Als je gereed bent, druk dan op de toetscombinatie ctrl+g om een export te maken van het rooster.
• Het rooster kan je hier inlezen: Importeren roosterbestand

Tip:

Je moet de hele week invullen als je maar voor één stamgroep een rooster maakt. Doe je dat niet, dan krijg je een foutief importbestand

Met ctrl+r kan je lege regels verbergen

Met ctrl+t kan je lege regels zichtbaar maken

Achtergrond van de techniek

In het MS Excel bestand vul je altijd de stamgroepnaam en vakafkorting in. Deze twee elementen worden samengevoegd tot een lesgroepnaam. Tijdens de import van het roosterbestand in Somtoday wordt er gezocht naar de lesgroepnaam. Daarom moet de lesgroepnaam in Somtoday gelijk zijn aan de naam van de stamgroep + de vakafkorting.

Clustergroepen

Als je een clustergroep wil inroosteren, dan kan dat prima. De naam van de clustergroep moet dan als volgt zijn samengesteld:

<Stamgroepnaam><clusterherkenning><vakafkorting>

Voorbeeld met stamgroepnaam '1/2'

1/2aak

1/21ne

Hierboven is de a en de 1 de clusterherkenning.

In het MS Excel bestand zet je i.p.v. de vakafkorting ak de clusterherkenning ervoor, dus aak of 1ne.

In Somtoday moet dan de lesgroepnaam 1/2aak of 1/21ne zijn.

Afwijkende lestijden op woensdag (of andere dag)

Veel scholen hebben op woensdag ander lestijden. Dat verwerk je als volgt in dit excel-rooster:

Open het excel rooster en druk op ctrl-r (verbergt alle lege rijen)

1. Voeg de stamgroep nog een keer toe
2. Laat de woensdag voor de 1e stamgroep leeg en vul ma + di en do + vr
3. Vul dan voor de 2e stamgroep alleen de woensdag
4. Pas de lestijden aan