Inleiding
Overstapservice Onderwijs (OSO) is het geheel van afspraken, standaarden en beveiligde verbindingen die de veilige digitale overdracht van NAW-, studie- en begeleidingsgegevens van een leerling vanuit de leerlingenadministratie van de huidige school naar de nieuwe school faciliteert.
Binnen OSO genereert de huidige (PO-)school een digitaal overstapdossier binnen de eigen en bestaande leerlingenadministratie software. De nieuwe (VO-)school kan op haar beurt binnen haar leerlingenadministratie software een overstapdossier via OSO opvragen. Als aan alle eisen en voorwaarden van de aanvraag is voldaan, stelt het OSO-systeem een eenmalige beveiligde verbinding tussen beide scholen beschikbaar waarmee het dossier overgebracht wordt.
De nieuwe school kan het daarna in het eigen systeem verwerken. Deze digitale uitwisseling is sneller en minder foutgevoelig dan de methode van papieren dossiers samenstellen en uitwisselen. Het verlicht tevens de administratieve last op scholen. Uniek is dat in het OSO-overdrachtsproces geen centrale opslag van leerling gegevens plaatsvindt.
De ontwikkeling van OSO is een initiatief van de PO-Raad en de VO-raad. Het project wordt bekostigd door het ministerie van OCW. Schoolinfo zorgt voor de uitvoering.
De gegevensoverdracht voor registratie van leerlingen via OSO wordt in Somtoday geboden naast de reeds bestaande methoden. Het blijft dus mogelijk in Somtoday om leerlingen handmatig, via CSV-import te registreren.
De OSO-koppeling is geschikt om gegevens uit te wisselen van Primair Onderwijs naar Voortgezet Onderwijs (PO-VO), van Primair Onderwijs naar Primair Onderwijs (PO-PO) en van Voortgezet Onderwijs naar Voortgezet Onderwijs (VO-VO). Ook uitwisseling met Regionale initiatieven (RI) is gereed.
Tevens bestaat de mogelijkheid om leerlingen te importeren via een CSV-bestand.
3-stappenplan voor registratie
De registratie van een leerling die via OSO is overgedragen verloopt in Somtoday in drie stappen:
- Registratie van de personalia en plaatsingsgegevens
- Registratie van de schoolloopbaan
- Registratie van de begeleidingsgegevens
Registratiestappen op elk gewenst moment te doorlopen ook los van elkaar
De registratie van leerlingen met OSO is in Somtoday flexibel opgezet. Hierdoor is het mogelijk om de verschillende registratiestappen op het gewenste moment, los van elkaar, (nogmaals) te doorlopen.
Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om bij de eerste inschrijving van de leerling in maart uit de OSO-overdracht alleen de registratiestap voor personalia en plaatsingsgegevens te registreren. In Somtoday staat dan alvast geregistreerd wie er volgend jaar bij jou op school komen. Als de leerling later in mei de uitslag van de eindtoets heeft, kan de basisschool een nieuw OSO-dossier klaarzetten, aangevuld met deze gegevens. Dit dossier kun je eenvoudig via de bestaande aanvraag binnenhalen in Somtoday en aan de bestaande leerling koppelend. Vanuit het nieuwe OSO-dossier kunnen dan de registratiestappen (op)nieuw doorlopen worden. Hierdoor kun je de bestaande gegevens bij de leerling in Somtoday aanvullen of overschrijven met de recente gegevens uit het OSO-dossier. De aanvraag en ook de hernieuwde aanvraag van het OSO-dossier kan collectief gebeuren. Wij willen je er wel op attenderen dat de OSO-gegevens die voor de zomervakantie zijn samengesteld, na de zomer niet meer beschikbaar zijn. Dit vanwege een update van OSO.
Wat zit er in een dossier?
Op de site van OSO staat wat er precies in het OSO-dossier zit:
https://www.overstapserviceonderwijs.nl/overstapdossier/
Onderbouwing van het schooladvies
OSO regelt de digitale uitwisseling van leer- en begeleidingsgegevens en vormt daarmee een essentiële stap in het gehele proces. De informatie biedt de onderbouwing van het schooladvies en vormt uitgangspunt voor de warme overdracht. Binnen OSO is de gegevensoverdracht gestandaardiseerd. Het grootste deel van het onderwijskundig rapport (OKR) is opgenomen in de gegevensstandaard van OSO. Ook voor leerlingen met extra begeleidingsbehoefte kan de juiste informatie veilig worden overgedragen. Het met de hand invullen van een OKR is hiermee overbodig geworden. Scholen kunnen de extra regionale informatie als bijlage toevoegen aan het overstapdossier.
Aan de slag met OSO
Wil je als school OSO zo goed mogelijk gebruiken, dan is het belangrijk afspraken te maken over:
- Controleer of de betrokken scholen zijn gekwalificeerd.
- Het eventueel toevoegen van een regionale bijlage aan het gestandaardiseerde Overstapdossier, alleen als het OKR dat de regio gebruikt meer gegevens bevat dan het Overstapdossier.
- De datum waarop de aanmelding sluit en waarop de ouders de dossiers moeten hebben ingezien.
- De datum waarop de PO-school het overstapdossier klaar zet, zodat de VO-school de dossiers daarna kan opvragen.
- De plek waar medewerkers terecht kunnen met vragen binnen de eigen regio.
Nauwe samenwerking
Voor de ontwikkeling van de overstapservice werken Kennisnet en de leveranciers van leerlingenadministratie pakketten (verenigd in de VDOD) nauw samen met de scholen (vertegenwoordigd in de PO-raad en VO-raad). Voor een succesvolle en veilige uitwisseling is het cruciaal aan te sluiten bij de wensen van de scholen en te voldoen aan de (wettelijke) eisen.
Contact
Voor vragen over kwalificatie, de voorbereiding van het gebruik van OSO of het doorgeven van nieuwe wensen, kunnen scholen contact opnemen met de servicedesk van Kennisnet. Telefonisch via 0800-3212233, of per e-mail: servicedesk@oso-od.nl.
- Voor vragen over het gebruik van leerlingenadministratie pakketten kunnen scholen contact opnemen met hun leverancier.
- Voor vragen over het al dan niet gebruiken van OSO dit jaar kunnen scholen contact opnemen met hun samenwerkingsverband of regionaal contactpunt overstap POVO. Kijk voor meer informatie over OSO op www.overstapserviceonderwijs.nl.