Waar

onderwijs > [vestiging selecteren] > toetsdossier

Wat

Een toetsdossier bevat informatie over de toetsen die bij één vak, één onderwijssoort en één leerjaar of in het geval van een cohort bij meerdere leerjaren horen.

Het vak Nederlands havo leerjaar 4 heeft dus een eigen toetsdossier. Een toetsdossier is gekoppeld aan een voortgangsdossier en in het geval van een bovenbouwleerling aan een examendossier.

Alle leerlingen hebben een voortgangsdossier. Hierin staan de resultaten die gebruikt worden voor het samenstellen van een rapport. Alle bovenbouwleerlingen hebben ook een examendossier. Het examendossier bevat de resultaten die meetellen voor het schoolexamen (SE) en centraal schriftelijk examen (CE).

Voorbeeld toetsdossier havo bovenbouw

In een dossier is sprake van een aantal koppelingen met bijbehorende controles:

De koppeling tussen leerling en vakkenpakket zorgt ervoor dat een leerling in zijn toetsdossier alleen resultaten bij vakken uit zijn vakkenpakket kan behalen.
De koppeling tussen onderwijssoort en resultaat zorgt ervoor dat de resultaten van een leerling die van onderwijssoort verandert, bijvoorbeeld van het vwo naar de havo, niet automatisch worden meegenomen. In dat geval krijgt de leerling een nieuw voortgangsdossier en eventueel een nieuw examendossier. Als een leerling binnen een onderwijssoort overstapt naar een andere opleiding, bijvoorbeeld een overstap van Natuur en Techniek naar Natuur en Gezondheid of Atheneum naar Gymnasium, dan worden de resultaten, indien mogelijk, automatisch meegenomen.

via onderwijs > [selecteer vestiging] > toetsdossiers, zie je het volgende overzicht:

Op de eerste rij zie je horizontaal diverse onderwijssoorten staan. Op de tweede rij zie je het leerjaar en de lichting. In een tooltip worden de onderliggende opleidingen zichtbaar.

Op de derde rij staat voor iedere onderwijssoort/leerjaar-combinatie het aantal periodes. Door hierop te klikken, kun je het aantal periodes aanpassen en een datum invullen. Deze datum is van belang voor de studiewijzers (ELO) en Somtoday. Verticaal zijn de vakken uit het vakaanbod van de vestiging geplaatst.

Een toetsdossier is gekoppeld aan een vak, een onderwijssoort en een leerjaar. Niet iedere combinatie van vak, onderwijssoort en leerjaar heeft een toetsdossier. De vakken die getoond worden, zijn alleen de vakken die in het vakaanbod van de vestiging zijn vastgelegd. De toetsdossiervakjes kunnen de volgende kleuren hebben (zie legenda):

Wit en helemaal leeg – Vak wordt niet aangeboden.
Wit met vulling – Vak wordt aangeboden en heeft alleen voortgangsdossier.
Paars – Vak wordt wel aangeboden, maar geen toetsdossier aanwezig.
Blauw – Vak wordt aangeboden en heeft voortgangs- of examendossier.

De getallen geven aan hoeveel voortgangs/examendossier-toetsen aanwezig zijn.

Een toetsdossier per vak kun je bekijken door in het overzicht het gewenste dossier te selecteren. Hier zijn bij het voortgangsdossier, het eventuele examendossier en ook de ingerichte advieskolommen zichtbaar.

Een toetsdossier behorende bij de onderbouw bestaat uit één tabblad. In het geval van de bovenbouw bestaat het toetsdossier uit meerdere tabbladen: meerdere voortgangsdossiers en één examendossier. Standaard wordt in het overzicht van toetsdossiers het voortgangsdossiertabblad van het actieve leerjaar getoond. Het is mogelijk een ander voortgangsdossier of het examendossier te bekijken door het gewenste tabblad te selecteren.

De verschillende toetsen in het voortgangsdossier zijn per periode gerangschikt. Ook examendossiertoetsen zijn gerangschikt in een periode.

Bij iedere toets is weergegeven: de toetssoort, de afkorting, de omschrijving van de toets, de weergave-opmaak, de geplande datum van de toets, wel/geen mogelijkheid tot herkansing, weging en de status van de toets. De toetsen kunnen de volgende kleuren hebben (zie legenda):

Een witte regel betekent dat de toets in het toetsdossier (centraal) is aangemaakt.
Een gele kleur betekent dat de toets op lesgroepniveau is aangemaakt.
Een grijze kleur geeft aan dat het om een samengestelde toets gaat.
Een groene kleur betekent dat het om deeltoetsen van de samengestelde toets gaat.

Kopiëren van een toetsdossier

Tussen toetsdossiers van verschillende schooljaren bestaat er veelal weinig of geen verschil. Het kopiëren is daarom zinvol. Dit kan op verschillende wijzen, zie hieronder. Meer informatie vind je in deze artikelen: toetsdossiers kopieren en toetsdossier kopieren per vak.

Optioneel kunnen ook de advieskolommen worden meegenomen in de kopieerslag en/of kunnen de gekopieerde toetsen inactief gemaakt worden. Ook kan worden aangesloten bij de procedures PTA.

Let op: het is alleen mogelijk toetsen te kopiëren die centraal op toetsdossierniveau zijn aangemaakt, dus geen lesgroepspecifieke toetsen.

De verschillende kopieermogelijkheden laten zich als volgt beschrijven:

Kopiëren van een toetsdossier naar een ander vak

Een toetsdossier van een bepaald vak kan naar een ander vak worden gekopieerd. Dit wordt aangeduid als een verticale kopie. Deze manier van kopiëren is voor zowel de onder- als bovenbouw mogelijk. Onderstaande afbeelding laat een voorbeeld zien van een kopie naar een ander vak.

De schuine lijn is een toetsdossier behorende bij vwo lichting 05/06-07/08 weergegeven. Het kopiëren van een toetsdossier naar een ander vak is met de verticale lijn afgebeeld. Deze manier van kopiëren doe je door het vak te selecteren en op de knop Dossier kopiëren te klikken. Na selectie van deze knop verschijnt een keuze scherm.

Na selectie van de juiste gegevens moet je de knop Volgende selecteren. De wizard geeft de mogelijkheid om de gegevens naar één of meerdere vakken van het volgende jaar te kopiëren.

De nieuwe toetsdossiers kun je na controle definitief opslaan met de knop Kopiëren.

Kopiëren naar andere onderwijssoort/leerjaar

Voor de onderbouw kun je het toetsdossier van een vak behorende bij een onderwijssoort en leerjaar naar een andere onderwijssoort en leerjaar kopiëren. Dit is in het overzicht van toetsdossiers een horizontale kopie.

Voorbeeld van een kopie naar een andere onderwijssoort en leerjaar

Met de schuine lijn is wederom het toetsdossier van VWO lichting 05/06-07/08 weergegeven. Met de horizontale lijn is ditmaal het kopiëren van een toetsdossier naar een andere onderwijssoort en leerjaar weergegeven.

Voor deze manier van kopiëren is het opnieuw noodzakelijk een toetsdossier uit het overzicht van toetsdossiers te selecteren en vervolgens voor de knop Dossier kopiëren te kiezen. In de tweede stap van het kopiëren moet je nu echter de optie Kopiëren per onderwijssoort/leerjaar kiezen.

De tweede stap van het kopiëren bestaat uit het selecteren van de combinatie van onderwijssoort en leerjaar waarheen het toetsdossier gekopieerd moet worden. Hierna moet je voor de knop Volgende kiezen. Er wordt dan een scherm verkregen met een overzicht van zowel het oude als het nieuwe toetsdossier.

De nieuwe toetsdossiers worden pas daadwerkelijk opgeslagen als je op de knop Kopiëren klikt.

Kopiëren naar ander schooljaar

Het is mogelijk een voortgangsdossier van de onderbouw te kopiëren naar het volgende schooljaar. Bij de bovenbouw is het kopiëren naar ander schooljaar gecompliceerder doordat voortgangsdossiers aan een examendossier gekoppeld zijn. In de bovenbouw kun je toetsdossiers daardoor alleen in het eerste leerjaar van de bovenbouw kopiëren. Hierbij wordt zowel het examendossier als het voortgangsdossier gekopieerd.

Voorbeeld van een kopie naar een volgend schooljaar.

In de bovenstaande figuur is door middel van de onderste schuine lijn het oorspronkelijke toetsdossier weergegeven. Dit is naar het volgende schooljaar gekopieerd, het gekopieerde dossier is met behulp van de bovenste schuine lijn weergegeven.

Om toetsdossiers te kopiëren naar het volgende schooljaar, moet je in het overzicht van toetsdossiers de knop Kopiëren naar volgend jaar selecteren. In het daaropvolgende scherm, kun je aangeven welke toetsdossier(s) gekopieerd moeten worden door de juiste combinatie van onderwijssoort en lichting aan te vinken. Ook worden de acties Datum gekopieerde kolommen en Toetsen inactief maken aangeboden. Hiermee kun je de aansluiting maken met PTA-procedures. Vervolgens moet je in de knoppenbalk de knop Volgende selecteren.

Je komt dan in een scherm waarin het overzicht van toetsdossiers van het afgelopen schooljaar en van het komende schooljaar na kopiëren worden weergegeven.

Het toetsdossier kun je na controle definitief kopiëren door de knop Kopiëren te selecteren.

Wijzigen van toetsdossiers

Aan een toetsdossier kan:

o een toets worden toegevoegd.

o een bestaande toets uit het dossier gewijzigd worden.

Toets toevoegen

Na selectie van een toetsdossier uit het overzicht van toetsdossiers is het met de knop Toets toevoegen mogelijk een toets aan het dossier toe te voegen.

In het scherm voor het toevoegen van een toets aan het toetsdossier kun je alle eigenschappen van de nieuwe toets instellen. Door voor de periode alle te kiezen worden meerdere toetsen, voor iedere periode één, aangemaakt. Deze toetsen zijn verder niet aan elkaar gekoppeld, waardoor je deze los van elkaar kunt veranderen en verwijderen. Als je één toets toevoegt, kun je met Periode aangeven waar de toets in het dossier geplaatst moet worden.

Andere toetsgegevens zijn:

De wijze van resultaatweergave, bijvoorbeeld adviezen of cijferbeoordeling 0-10.
Mogelijkheid tot herkansing.
Telt de toets mee voor het voortgangsdossier en/of examendossier (examendossier niet bij onderbouw).
Weging van de toets voor het voortgangsdossier en/of examendossier
(examendossier niet bij onderbouw).
Herkansing van de toets.
Type toets, keuze voor een normale of een samengestelde toets.
Een samengestelde toets is opgebouwd uit meerdere deeltoetsen en bestaat daardoor uit meerdere cijfers. De verschillende deeltoetsen kunnen na het toevoegen van de toets aan de samengestelde toets toegevoegd worden. Deeltoetsen zijn niet als herkansbaar in te stellen.

Wijzigen van een toets

Om de gegevens in een toetsdossier te wijzigen, moet je allereerst de te wijzigen toets in het toetsdossier selecteren. Na de selectie kun je de gegevens wijzigen.

Verwijderen van een toets

Een toets kun je na selectie uit het toetsdossier verwijderen met de knop Toets verwijderen in de knoppenbalk. Je kunt een toets echter alleen verwijderen als deze geen cijfers bevat.

Inactief maken van een toets

Het is mogelijk een toets inactief te maken door het vinkje bij Actief weg te halen. Hierdoor wordt de toets uit het overzicht en uit de berekening gehaald. In een later stadium is het mogelijk de toets weer actief te maken door te kiezen voor Toon inactieve toetsen, de inactieve toets te selecteren en het vinkje bij Actief weer te plaatsen.

Instellingen voortgangsdossiers

Het is mogelijk om voor het berekenen en uitdraaien van voortgangsdossiers diverse instellingen te kiezen. Als eerste wordt het gewenste voortgangsdossier geselecteerd. Klik daarna op de knop Instellingen. Het scherm met instellingen voortgangsdossier wordt nu geopend.

De volgende instellingen zijn mogelijk:

Toetsnorm: Meervoudig of niet.
Bij een meervoudige toetsnorm is het mogelijk twee cijfers in plaats van één aan een toets toe te voegen en daardoor is het mogelijk om een toets op twee verschillende niveaus te beoordelen. Bij een meervoudige toetsnorm worden ook twee cijfers voor het vak op het rapport getoond. Dit kan alleen in de onderbouw.
Rapportkolommen: Het aantal decimalen van het rapportcijfer op het resultatenoverzicht en de afronding van het rapportcijfer kun je hier instellen.
- Afronding samengestelde toetsen: hier kun je aangeven of een samengestelde toets in de berekening op moet worden genomen met of zonder afronding (op één decimaal).
- Tussentijds afronden P-kolom: als de P-kolommen zijn opgenomen in de berekening, kun je hier aangeven of deze met of zonder afronding opgenomen moeten worden in de berekening.
- De andere mogelijkheden spreken voor zich.
Rekenschema: De wijze waarop het rapportcijfer berekend wordt kun je aan de linkerzijde van het scherm bepalen. Het gekozen rekenschema bepaalt welke wegingen er voor het berekenen van het rapportcijfer gebruikt worden.
Alleen deze wegingen kun je aan rechterkant van het scherm wijzigen.

De combinatie van het aantal gekozen decimalen van het rapportcijfer, de afrondingsvorm en het rekenschema beïnvloeden elkaar. Wees daarvan bewust en blijf consequent en hanteer op zijn minst één rekenschema voor een onderwijssoort-leerjaar combinatie, maar liever voor een hele instelling.

Mogelijke rekenschema’s

Rapportcijfer is periodegemiddelde

Iedere toets heeft een bepaalde periodeweging. Deze weging bepaalt hoe zwaar een toets meetelt voor het periodegemiddelde. Het uiteindelijke rapportcijfer is gelijk aan het periodegemiddelde. Bij keuze voor dit rekenschema kun je alleen periodewegingen veranderen.

Rapportcijfer gebaseerd op periodegemiddelden

Bij dit rekenschema heeft iedere toets een bepaalde periodeweging. Deze weging bepaalt hoe zwaar een toets meetelt voor het periodegemiddelde. Aan ieder periodegemiddelde hangt eveneens een weging, dit is de weging periodegemiddelde. Het rapportcijfer is een combinatie van de weging per periode en het periodegemiddelde.

Rapportcijfer gebaseerd op individuele resultaten

Bij dit rekenschema worden meerdere wegingen, genaamd weging rapport, aan een toets toegekend. Elk weging rapport is slechts één rapport geldig. Een toets kan voor meerdere rapporten meetellen, bijvoorbeeld voor rapport één en twee. Er moeten dan wegingen voor rapport één en twee aan de toets gekoppeld zijn.

Rapportcijfer gebaseerd op periodegemiddelden en individuele resultaten

Bij dit rekenschema kan een toets voor ieder rapport een weging hebben. Deze weging wordt weging rapport genoemd. Iedere weging rapport is gedurende één rapport geldig. Het periodegemiddelde wordt met behulp van deze wegingen berekend. Doordat een toets meerdere wegingenrapport heeft, kan het periodegemiddelde per rapport verschillen.

Aan ieder periodegemiddelde is eveneens een bepaalde weging toegekend. Dit is de weging periodegemiddelde. Het uiteindelijke rapportcijfer is een combinatie van periodegemiddelden en de wegingen periodegemiddelde.

Voortschrijdend gemiddelde

Bij dit rekenschema wordt aan iedere toets een weging toegekend. Deze weging is voor alle periodes gelijk en wordt wegingperiode genoemd. Verder wordt er aan iedere periode een weging toegekend. Deze weging behoort niet bij het periodegemiddelde, maar geeft een extra weging aan iedere toets. Toetsen uit verschillende periodes kunnen hierdoor een verschillende weging voor een rapportcijfer hebben.

Rapportcijfer telt mee in volgende periode

Verder kan bij ieder rekenschema aangegeven worden of rapportcijfers als toets voor het volgende rapport meegeteld moeten worden. Als deze optie aangevinkt is, betekent dit bijvoorbeeld dat een rapportcijfer van periode één in één of meerdere volgende periodes als toets meetelt. De rapportcijfers hebben dan dezelfde eigenschappen als een toets, dus de weging van het rapportcijfer moet worden ingevoerd. In de onderbouw is het niet mogelijk het eindcijfer van een leerjaar automatisch mee te nemen als toets naar het volgend schooljaar.

Rapportcijfers overschrijven

Is een rapportcijfer bepaald en ingevoerd, dan kan het nog steeds worden gewijzigd. Om te kunnen wijzigen moet je wel beschikken over de rechten om dit te mogen doen. Wie deze rechten al dan niet bezit wordt bepaald door de applicatiebeheerder en vastgelegd in de autorisatietabel.

Instellingen examendossier

De eerste stap is het inrichten van het examendossier met de opleidingen en vakken van de

bovenbouw. Deze inrichting moet in overeenstemming zijn met het Programma voor Toetsing en Afsluiting (PTA). In het examendossier van een vak wordt weergegeven welke toetsen voor dat vak worden afgenomen.

Verhouding theoretische en praktische toetsen

De richtlijn is een verhouding van 80% theoretische toetsen en 20% praktische opdrachten. Een school kan onder eigen verantwoordelijkheid een andere verhouding kiezen.

Het examendossier kent daarom twee rekenschema’s:

Met het eerste schema wordt het SE berekend op basis van de wegingen van de afzonderlijke toetsen.
Met het tweede schema wordt het SE berekend op basis van de gemiddelden van de gebruikte toetssoorten die ieder een eigen weging hebben. Hierbij kan aangegeven worden of er met de afgeronde of de niet afgeronde toetssoortgemiddeldes moet worden gerekend.

In dit scherm kun je verder aangeven of de toetssoortgemiddeldes moeten worden getoond of juist niet.

Voor vakken die géén CE hebben, moet de weging van het CE op 0 worden gezet. Hiermee wordt het voor de software duidelijk dat het om een SE-vak gaat, waarvan het SE tevens het eindcijfer is. Zie ook Examenverwerking Beheer.

Bevriezen/Bekoelen/Ontdooien

Op zowel het voortgangsdossier als op het examendossier tabblad is een knop Bevries/Ontdooi aanwezig.

Bevriezen

Als je een toets of periodegemiddelde bevriest, kan niemand het resultaat meer aanpassen zonder het eerst te ontdooien. Dit is ongeacht de rol van een gebruiker.

Bekoelen

Als je een toets of periodegemiddelde bekoelt, kunnen alleen de gebruikers die daarvoor rechten hebben de resultaten aanpassen. Deze rechten worden per rol ingesteld. In de autorisatie, na de keuze van een rol, kun je onder de tab Leerling individueel onder het kopje Resultaten rechten geven op Bekoelde resultaten. Dit kun je per instelling of vestiging instellen.

Ontdooien

Door een toets op ontdooien te zetten, kan iedereen die rechten heeft voor het invoeren van cijfers, de cijfers muteren.

Vastzetten rapportcijfer (R)

Tevens is het mogelijk om het rapportcijfer (R) vast te zetten. Hierdoor wordt het rapportcijfer niet meer gewijzigd als er nog cijfers ingevoerd worden in de bijbehorende periode. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn als de leerling nog een herkansing doet terwijl het rapport al is uitgedeeld. De herkansing wordt dan wel ingevoerd in de vorige periode, maar het R-cijfer moet niet meer aangepast worden (omdat het een weergave moet blijven van het rapportcijfers dat is gepubliceerd naar de leerling en verzorgers).

Het vastzetten van het rapportcijfer kan op twee plaatsen in Somtoday:

Collectief voor alle vakken: Onderwijs > [vestiging selecteren] > Toetsdossiers > Bevriezen/ontdooien/vastzetten.
Per vak: Onderwijs > [vestiging selecteren] > Toetsdossier > [selecteer toetsdossier]> Voortgangsdossier > Bevriezen/ontdooien/vastzetten.

Na het vastzetten van een R-cijfer kan het cijfer door niemand meer bewerkt worden en kan er ook geen opmerking bij het cijfer meer toegevoegd worden. Als een R-cijfer weer wordt losgemaakt, zijn er twee manieren van werking:

Een R-cijfer wat gewoon berekend is en niet overschreven en wordt vastgezet: als er een nieuw toetsresultaat wordt toegevoegd en het R-cijfer weer losgehaald wordt, komt het nieuw berekende R-cijfer (wat gebaseerd is op het r-cijfer) er te staan.
Een R-cijfer wat overschreven is en wordt vastgezet: als er een nieuw toetsresultaat wordt toegevoegd en het R-cijfer weer losgehaald wordt, dan blijft het overschreven R-cijfer staan. Haal je dat overschreven R-cijfer weg, dan komt het berekende R-cijfer (dat is het r-cijfer) er te staan.

Let op: als er nog geen R-cijfer bij de leerling aanwezig is, kan het R-cijfer voor die leerling niet vastgezet worden. Ook een * telt niet als cijfer.