Het klaarzetten en ophalen van OSO gegevens gebeurt in Somtoday via Onderwijs > Overdracht > OSO.
Deze menuoptie leidt standaard naar de overzichtspagina Dossiers aanvragen , omdat deze het meest gedaan worden. Met de tabbladen bovenaan het scherm kun je wisselen tussen deze overzichtspagina en die voor de klaargezette dossiers.
Van elk dossier kun je de volgende gegevens weergegeven:
- PGN
- Naam
- Status
- Geboortedatum
- School van herkomst
- Aanvrager
- Leerlingnummer
- Details
Rechts onderaan de pagina staan de volgende opties:
- Opnieuw aanvragen
- Collectief aanvragen
- Aanvraag toevoegen
De optie Aanvraag toevoegen opent een pop-up waarin de gebruiker het PGN-nummer (BSN of onderwijsnummer van de leerling), de naam van de leerling en de instellingscode van de oude en de nieuwe school moet invoeren. Als je voor Opslaan kiest, start de OSO-aanvraag automatisch bij stap 1.
De opties om een dossieraanvraag via Opnieuw aanvragen opnieuw in de wachtrij te plaatsen, kun je kiezen als er een of meerdere bestaande aanvragen gekozen zijn door middel van een vinkje voor het desbetreffende dossier. Hiermee kun je opnieuw proberen om een nu wel klaargezet dossier op te halen of een bijgewerkt (nieuw) dossier van de leerling op te halen. Op deze wijze is het straks mogelijk om aan het eind van het schooljaar de dossiers van het PO opnieuw op te halen, mits de basisscholen bereid zijn om het dossier met de (later afgenomen) Cito Eindtoets opnieuw klaar te zetten.
Als de OSO-overdracht geslaagd is, wordt het bestand in het leerlingregistratieportaal
geplaatst.
Dossiers die gebruikt zijn voor de registratie van een leerling, zijn herkenbaar aan een
ingevuld leerlingnummer (beschikbare kolom in het scherm OSO-dossier aanvragen). Als
alle dossiers van het schooljaar hebben geleid tot registraties en aanvullingen niet meer
gewenst zijn, kun je de aanvragen verwijderen (via Details > Verwijderen ).
Leerlingen > Leerling Registratieportaal > hier staat het bestand met een kenmerk OSO.
De registratie van dit bestand kun je via de gebruikelijke weg vervolgen. Dit betekent dat de leerling wordt geregistreerd op basis van de gegevens uit het dossier als de leerling nog niet is geregistreerd. Als er al een leerling in Somtoday staat met dezelfde PGN, kunnen de al opgeslagen gegevens aangevuld worden met de gegevens uit het dossier voor zover aanwezig.
Om inzichtelijk te maken of er al gegevens in Somtoday zijn geregistreerd van een leerling en welke gegevens er eventueel overgenomen kunnen worden uit de overdracht van de basisschool, is de registratiewizard qua opzet aangepast. De te registreren velden zijn gelijk gebleven aan de oude registratiewizard. De nieuwe wizard toont de al geregistreerde gegevens en de gegevens uit het overdrachtsbestand naast elkaar in de wizard. Zo is snel te zien wat de verschillen zijn tussen de velden en is snel te zien welke gegevens overgenomen kunnen worden.
De leerling wordt verwerkt op de de instellingscode waarvoor deze is aangevraagd.
Het dossier inzien resulteert in het tonen van de aanvraag met de bijhorende attributen. Daarnaast is het mogelijk om de al overgedragen dossiers te openen in de vorm van een PDF-document.
Een dossier kan binnen Somtoday de volgende statussen hebben:
- Aanvraag bij traffic center
- Certificaat fout
- Fout bij aanvraag traffic center
- Dossier opvragen huidige school
- Fout bij opvragen dossier
- Dossier ontvangen, afmelden aanvraag
- Dossier ontvangen, sessiecontrole mislukt