Met de feature ‘Resultaten uitgesteld publiceren’ kunnen docenten op elk moment cijfers invoeren, zonder dat deze direct zichtbaar zijn voor leerlingen en ouders. Hoe je dit instelt, lees je in deze handleiding:
- Rollen en rechten inrichten
- Hoe werkt uitgesteld publiceren?
- Niet publiceren tijdens
- Publicatiestatus van resultaten tonen
- Belangrijk en handig om te weten
Rollen en rechten inrichten
Om gebruik te kunnen maken van de uitgesteld publiceren moet de feature ‘Resultaten uitgesteld publiceren’ aan staan. Via Beheer > Instelling > Rollen en rechten kun je vervolgens de rechten toekennen aan de rol(len).
Op dit moment zijn de beheerschermen voor publicatiemomenten in Somtoday Basis alleen toegankelijk voor de applicatiebeheerder. Dit kan op instellings- en vestigingsniveau worden ingericht en dit doe je via Beheer > Instelling > Rollen en rechten > Kies een rol > Wijzingen > beheer > Resultaten > Publicatiemomenten.
De volgende rechten zijn toe te kennen:
- ‘Inzien’ geeft toegang tot Publicatiemomenten pagina
- ‘Wijzigen’ geeft toegang tot Publicatiemomenten pagina en kan wijzigingen aanbrengen
Hoe werkt uitgesteld publiceren?
Via de feature ‘Resultaten uitgesteld publiceren’ kun je per vestiging uitgesteld publiceren in- of uitschakelen. Wanneer dit is ingesteld dan zie je onder Beheer > Resultaten nu het kopje ‘Publicatiemomenten’. Hier kun je op vestigingsniveau een publicatievenster instellen.
Hier kun je kiezen voor:
- Direct publiceren: de resultaten worden direct zichtbaar voor ouders/leerlingen
Publiceren volgens schema: cijfers worden voor ouders/leerlingen pas zichtbaar op het ingestelde publicatie moment. Hierbij kies je een of meerdere dagen en selecteer je een tijd wanneer de resultaten zichtbaar worden. Let op: Bij het instellen van 'Publiceren volgens schema' zal het schema pas de volgende dag in werking gaan. Dit vanwege de verwerkingstijd die hiervoor nodig is.
Voor ouders en leerlingen kan het publicatiemoment apart worden ingesteld. Indien de school ervoor kiest om ouders later te informeren dan leerlingen, vindt de publicatie voor ouders plaats op één vast moment per week.
Niet publiceren tijdens
Via ‘Publiceren volgens schema’ kun je ook op vestigingsniveau aangeven in welke periode er geen resultaten gepubliceerd mogen worden. Dit geef je aan onder de kolom ‘Niet publiceren tijdens’. Je hebt de volgende twee opties:
- + Toevoegen: Hier maak je zelf een periode aan waarin geen resultaten worden gepubliceerd. Hierbij geef je de periode een naam, geef je aan voor wie dit geldt en vul je een begin- en einddatum in. Het microfoontje achter de periode geeft aan wanneer het eerstvolgende publicatiemoment zal plaatsvinden.
- + Vakantie’s overnemen: Hier wordt elke vakantieperiode (zoals op dat moment ingevoerd bij is Beheer > Onderwijs > Basisrooster, “Vakanties”) als aparte regel overgenomen
Deze instellingen kun je opslaan of annuleren.
Let op: Wanneer je wisselt van publiceren volgens schema naar direct publiceren dan worden alle cijfers die nog ‘in de wacht stonden om gepubliceerd te worden’ direct gepubliceerd.
Publicatiestatus van resultaten tonen
Wanneer een vestiging ‘Publiceren volgens schema’ aan heeft staan, dan zie je in Docent een oranje balk bovenaan bij de Resultaten met de datum en tijd van het publicatiemoment. Deze kun je ook aanklikken voor meer informatie.
De ingevoerde resultaten die niet gepubliceerd zijn, krijgen een gele achtergrond en een geel driehoekje. Zodra deze resultaten gepubliceerd zijn, wordt de achtergrond weer wit en verdwijnt het driehoekje.
Wanneer het gemiddelde niet-gepubliceerde resultaten bevat, staat ook hier een driehoekje. In de tooltip staat het gepubliceerde gemiddelde (het gemiddelde dat de leerling ziet). Een eventuele wijziging hierin zie je pas bij het verversen van de pagina.
Wanneer ‘Publiceren volgens schema’ aanstaat voor de vestiging van de leerling, verschijnt er bovenaan de tab ‘Laatste cijfers’ een regel (mobiel) of knop (desktop en tablet) ‘Wanneer zie ik nieuwe cijfers?’. Dit is zichtbaar voor zowel leerlingen als voor ouders. Deze regel is aanklikbaar. Hierin staat informatie over het eerstvolgende publicatiemoment.
Belangrijk en handig om te weten
Wat gebeurt er met openstaande resultaten wanneer ik de instelling wijzig van 'Publiceren volgens schema' naar 'Direct publiceren'?
Wanneer je wisselt van publiceren volgens schema naar direct publiceren dan worden alle cijfers die nog ‘In de wacht stonden om gepubliceerd te worden’ direct gepubliceerd.
Hoe moet er worden omgegaan met de publicatietijden voor scholen in het buitenland?
Voor de scholen in een andere tijdszone moet er teruggerekend worden naar de Nederlandse tijdszone.
Ontvangen leerlingen of ouders nog een melding wanneer er resultaten beschikbaar komen via een publicatieschema?
Wanneer je publiceert volgens schema worden er geen notificaties meer verzonden voor de resultaten.
Is de inrichting van het publicatieschema een eenmalige actie of moet dit jaarlijks opnieuw worden ingericht?
Ieder schooljaar moet je dit opnieuw inrichten.
Welke gebruikersrol is geautoriseerd om de instellingen voor het publiceren te beheren?
Dit is alleen in te richten door de default applicatiebeheerder.