Je kan als school ervoor kiezen ouders/verzorgers de mogelijkheid te geven hun kind zelf afwezig te melden in de ELO. (Deze mogelijkheid is er nog niet beschikbaar voor leerlingen 18+) Om deze feature te kunnen gebruiken is het noodzakelijk om bij de Afwezigheidsredenen (Beheer > Afwezigheid > Afwezigheidsredenen) aan te vinken dat deze gebruikt mag worden door de verzorger. Dit kan alleen aangevinkt worden bij afwezigheidsredenen van de Categoriesoort Absent. Als deze is aangevinkt komt er een veld beschikbaar waarbij aangevinkt kan worden dat de verzorger zelf de tijdstippen mag kiezen. Als de school er voor kiest om de ouder geen tijdstippen te laten opgeven wordt er een tijdstip gehanteerd van 0.00 uur tot 23.59 uur
Als de ouder inlogt op Somtoday kan de ouder op het tabblad Afwezigheid de leerling afwezig melden. Een afwezigheidsmelding door de ouder kan niet met een afwezigheidsdatum in het verleden. Indien er één afwezigheidsreden beschikbaar is voor ouders kan de ouder alleen aangeven voor welke dag(en) en tijdstip(en). Deze laatste uiteraard alleen als er bij de afwezigheidsreden is aangegeven dat de ouders een tijdstip mogen kiezen.
Indien er meerdere afwezigheidsredenen beschikbaar zijn voor de ouders zullen deze worden getoond.
LET OP: wanneer je een nieuwe afwezigheidsreden toevoegt voor ouders/verzorgers wordt deze niet direct zichtbaar in de app. De ouder/verzorger moet eerst opnieuw inloggen.
Bij opslaan door de verzorger wordt een nieuwe absentiemelding aangemaakt, met de gekozen datum/tijd, absentiereden en de betreffende verzorger als eigenaar. Wanneer gekozen is voor 'begin/einde van de dag' hanteren we de tijdstippen 0:00u en 23:59u.
Absentiemeldingen in Somtoday mogen niet overlappen. Als er al een bestaande absentiemelding is waar deze nieuwe absentiemelding volledig binnenvalt wordt er een foutmelding getoond aan de verzorger: "[naam leerling] is al absent gemeld voor een gedeelte van deze periode. Kies een andere periode of neem contact op met de school."
Wat gebeurt er na opslaan door de verzorger?
Na het opslaan van de afwezigheid door de ouders krijgt de ouder onderstaande mail toegestuurd als er in Somtoday een mailadres is ingesteld voor deze ouder.
Onderwerp:
Bevestiging absentmelding [volledige naam van de leerling]
Inhoud
Geachte [aanhef tussenvoegsel achternaam van verzorger]
Zojuist is met je account [volledige naam van de leerling] absent gemeld voor [vanaf-datum/tijd evt. tot datum-tijd] via Somtoday. Als je dit niet herkent word je verzocht contact op te nemen met de school.
Met vriendelijke groeten,
[naam van de vestiging van actieve plaatsing van de leerling]
[naam van de instelling]
P.S. Dit bericht is automatisch gegenereerd. Je kunt dit niet beantwoorden.
Indien de ouder toch de mail beantwoord krijgt de ouder onderstaand bericht in de mail te zien:
De melding wordt in Somtoday vervolgens getoond bij:
- de leerling zelf onder Afwezigheid > Meldingen
- Leerlingen - Afwezigheid > Meldingen
- Docent krijgt bij Afwezigheidsregistratie te zien dat de leerling afwezig is.