Waar:

Leerlingen > Begeleiding > Ouderavonden

Wat:

Via een webservice koppeling tussen Zermelo en Somtoday kan je de ouderavonden qua roostering volledig uitvoeren in Zermelo, waarbij Somtoday het communicatie-kanaal is voor de verzorgers. Verzorgers hebben geen account van Zermelo nodig.

Goed om te weten:

De samenwerking tussen beide systemen heeft een aantal mogelijkheden en uitgangspunten:

Alle communicatie naar de verzorger verloopt via een e-mail. Je kan deze naar eigen wens en inzicht aanpassen. De verzorger ziet de uitnodiging ook in de ELO als bericht.
Het inschrijven door de verzorger kan via de webapp en de app.
Je kan in Zermelo rekening houden met gescheiden ouders.
Je kan instellen dat er dubbele gesprekstijd kan worden aangevraagd.
Verzorgers kunnen opmerkingen invoeren voor de vakdocent en roostermaker.
Nadat je het gepubliceerde rooster in het Zermelo portaal hebt geïmporteerd in Somtoday kan je wel aanpassingen maken in het rooster voor verzorgers die zich te laat aanmelden, maar de communicatie daarvan (automatische berichten en e-mails met uitnodigingen) gaat volledig buiten Somtoday om. Dit moet je volledig zelf communiceren naar de verzorger en docent.
Wacht daarom zo lang mogelijk met het importeren van de afspraken in Somtoday.
Van aanvragen voor gesprekken die niet kunnen worden ingepland vind geen communicatie plaats naar de verzorger.
Bij verhindering van een verzorger of medewerker kunnen de afspraken via de Somtoday agenda van de leerling worden verwijderd nadat de betrokken collega's of verzorgers via een bericht of mail op de hoogte zijn gesteld.

Voorwaarden:

Huidige actieve verzorgers in Somtoday automatisch gesynchroniseerd met Zermelo of je importeert ze in Zermelo via een export uit Somtoday.
Verzorgers hebben een Somtoday ELO-account.
Verzorgers hebben een e-mailadres in Somtoday.
Voor 18+ leerlingen is geregistreerd dat de verzorgers toegang hebben tot Somtoday ELO.
Je hebt de juiste afspraaktypes ingericht in Somtoday
De laatste versie van de ouderavond software van Zermelo is geïnstalleerd.
In Zermelo heb je ingesteld dat je rekening wilt houden met gescheiden ouders.

Uitleg ouderavond 1/3: maken en uitnodigen

Uitleg ouderavond 2/3: inschrijven door verzorger of roostermaker

Uitleg ouderavond 3/3: rooster publiceren

Globale toelichting op functionaliteiten

Processtappen in Somtoday

In Somtoday onderscheiden we vier processtappen:

Gegevens: hier worden de gegevens van de ouderavond getoond zoals de naam, de datum(s), het maximum van het aantal gespreksaanvragen per leerling en de uiterste datum van intekenen.
Uitnodigingen: hier worden de uit te nodigen verzorgers getoond zoals deze in Zermelo zijn aangemaakt. Tevens wordt getoond welke ouders/verzorgers geen mailadres en/of ELO-account hebben, zodat de uitnodiging op andere wijze moet verlopen.

De uitnodigingsdatum bepaalt het moment waarop de uitnodigingen worden verstuurd. Als je deze op vandaag of in het verleden instelt, worden direct de uitnodigingen verzonden.

De verzorger ontvangt vanuit Somtoday een e-mail om zich aan te melden voor de ouderavond.
Aanvragen: hier wordt in een cirkeldiagram getoond hoe het intekenen verloopt. Dit is ook zichtbaar in Zermelo.
Afspraken: Na het roosteren in Zermelo gereed is kan je hier de in het Zermelo-portal gepubliceerde afspraken eenmalig ingelezen, waarna Somtoday de gegevens direct via een e-mail en een bericht in de ELO verstuurt naar de verzorger. De docent krijgt ook direct een bericht. De afspraken worden zichtbaar in de agenda’s van medewerkers en leerlingen.

Nadat je het gepubliceerde rooster in het Zermelo portaal hebt geïmporteerd in Somtoday kan je wel aanpassingen maken in het rooster voor verzorgers die zich te laat aanmelden, maar de communicatie daarvan (automatische berichten en e-mails met uitnodigingen) gaat volledig buiten Somtoday om. Dit moet je volledig zelf communiceren naar de verzorger en docent.

M.a.w.: het importeren van de afspraken kan slechts één keer. Wacht daarom zo lang mogelijk met het importeren van de afspraken in Somtoday.

Verzorgers inroosteren zonder uitnodigingen te versturen

Je kunt ouders/verzorgers ook inplannen zonder een uitnodiging te versturen. Zij hoeven zich dus niet aan te melden en de roostermaker deelt de ouders/verzorgers in. Hiervoor maak je eerst een ouderavond met verzorgers aan in Zermelo en zet deze door naar Somtoday. Vanuit Somtoday verstuur je geen uitnodigingen. Als je in Zermelo vervolgens de sluitingsdatum een dag na voren zet kun je de gemaakte afspraken door zetten naar Somtoday. Somtoday beschouwd daarmee de ouderavond als afgerond en zal alle statussen in Somtoday afvinken.

Wat je moet voorbereiden

Verzorgers automatisch synchroniseren vanuit Somtoday naar Zermelo

Zermelo kan iedere nacht de verzorgers die in Somtday staan synchroniseren. Zie daarvoor deze uitleg: Roosterkoppeling Zermelo onder de kop Zermelo synchroniseren met de Somtoday leerlingen/verzorgers/medewerkers

Verzorgers exporteren uit Somtoday voor Zermelo

Je kan ook met de hand verzorgers importeren in Zermelo via een export uit Somtoday:

Beheer > Import & Export > Verzorgers, kies voor de optie Gegevens verzorgers op aparte regels opnemen

Als je gebruikt maakt van deze export , dan is het belangrijk dat de gezinnen correct zijn samengesteld in Somtoday. Je kan gebruik maken van het hulpmiddel in Somtoday voor het ontdubbelen van adressen en verzorgers. Deze is te vinden bij Beheer > Controles. Dubbel ingevoerde ouders of adressen die in opmaak kleine verschillen vertonen (21a versus 21A versus 21 a) kunnen zo worden rechtgetrokken zodat de vorming van gezinnen beter verloopt.

Lees hier hoe je ze importeert in Zermelo: Verzorgers in Zermelo importeren

18+ leerlingen

Bij een 18+ leerling moet deze toestemming hebben gegeven dat de verzorgers mogen inloggen in de ELO. Deze toestemming wordt aangegeven bij het aanmaken of wijzigen van een account voor de verzorgers.

Juiste rechten voor verzorgers

Voor de verzorgers moet in de ELO de functionaliteit voor Nieuwstab en Berichten beschikbaar zijn. Dit doe je onder Beheer > Instelling > Features > Somtoday ELO wijzigen.

Afspraaktypes aanmaken/controleren

Voor alle vestigingen moet er een Afspraaktype zijn aangemaakt met de categorie Ouderavond. Zet de Activiteit op Optioneel.

Decaan of afdelingsleiders

In het Zermelo-rooster kun je extra medewerkers toevoegen, zoals een afdelingsleider of decaan als die ook in de ouderavond participeren.

Tips om te melden aan verzorgers

Wanneer je via Somtoday de uitnodiging laat versturen is het raadzaam de verzorgers te informeren over:

dat ze op de door u bepaalde datum de bevestiging krijgen voor welke docenten ze zijn ingepland. Vermeld ook dat niet gehonoreerde aanvragen niet worden gecommuniceerd.
ze na de deadline van inschrijven zich niet meer kunnen aanmelden via de link Noem eventueel een telefoonnummer of e-mailadres voor achteraf aanmelden of voor verhinderingen op de avond zelf.
meldt dat ouders/verzorgers moeten aangeven als ze geen behoefte hebben aan een gesprek en dat het voor jou als roostermaker goed is om dit te weten.
Inschrijven kan ook via de app.

Standaard e-mail teksten

Standaard verzonden e-mail teksten naar verzorger, deze zijn naar eigen wens en inzicht aan te passen. (Beheer>Begeleiding>ouderavond e-mail templates)

De uitnodiging in de ELO

Geachte @Verzorger aanhef@ @Verzorger voorvoegsel@ @Verzorger achternaam@,

U bent uitgenodigd voor @Ouderavond titel@ van @Leerling roepnaam@. U kunt u vanaf nu hiervoor aanmelden via de Somtoday ELO. Aanmelden is mogelijk tot en met @Ouderavond uiterste inschrijfdatum@.

Let op: U kunt u niet aanmelden door te antwoorden op deze e-mail.

Met vriendelijke groeten,

@Vestiging@

In berichten op de app

U bent uitgenodigd voor @Ouderavond titel@ van @Leerling roepnaam@. U kunt aangeven met wie u een gesprek wilt hebben in de @ELO Link@.

Daar kunt u inloggen met dezelfde inloggegevens als die u gebruikt voor de app.

Aanpassingen kunnen gemaakt worden tot @Ouderavond uiterste inschrijfdatum@. U kunt maximaal @Ouderavond aantal gesprekken@ gesprekken aanvragen.

Bevestiging afspraak ouderavond