Waar:

Leerlingen > Begeleiding > Ouderavonden

Wat:

Via een webservice koppeling tussen Zermelo en Somtoday kan je de ouderavonden qua roostering volledig uitvoeren in Zermelo, waarbij Somtoday het communicatie-kanaal is voor de verzorgers. Verzorgers hebben geen account van Zermelo nodig.

Goed om te weten:

De samenwerking tussen beide systemen heeft een aantal mogelijkheden en uitgangspunten:

Alle communicatie naar de verzorger verloopt via een e-mail. Je kan deze naar eigen wens en inzicht aanpassen. De verzorger ziet de uitnodiging ook in de Somtoday Leerling & Ouder als bericht.
Het inschrijven door de verzorger kan via de website en de app van Somtoday.
Je kan in Zermelo rekening houden met gescheiden ouders.
Je kan in Zermelo instellen dat er dubbele gesprekstijd kan worden aangevraagd.
Verzorgers kunnen opmerkingen invoeren voor de vakdocent en roostermaker.
Nadat je het gepubliceerde rooster in het Zermelo portaal hebt geïmporteerd in Somtoday kan je wel aanpassingen maken in het rooster voor verzorgers die zich te laat aanmelden, maar de communicatie daarvan (automatische berichten en e-mails met uitnodigingen) gaat volledig buiten Somtoday om. Dit moet je volledig zelf communiceren naar de verzorger en docent.
Wacht daarom zo lang mogelijk met het importeren van de afspraken in Somtoday.
Van aanvragen voor gesprekken die niet kunnen worden ingepland vindt geen communicatie plaats naar de verzorger.
Bij verhindering van een verzorger of medewerker kunnen de afspraken via de Somtoday agenda van de leerling worden verwijderd nadat de betrokken collega's of verzorgers via een bericht of e-mail op de hoogte zijn gesteld.

Voorwaarden:

Huidige actieve verzorgers in Somtoday automatisch gesynchroniseerd met Zermelo of je importeert ze in Zermelo via een export uit Somtoday.
Verzorgers hebben een e-mailadres in Somtoday.
Verzorgers hebben een Somtoday-account Verzorger accounts uitgeven
Voor 18+ leerlingen is geregistreerd dat de verzorger mag inloggen, zie Verzorger accounts uitgeven
Je hebt de juiste afspraaktypes ingericht in Somtoday
De laatste versie van roostersoftware van Zermelo (de 'Zermelo Desktop') is geïnstalleerd.
In Zermelo heb je ingesteld dat je rekening wilt houden met gescheiden ouders.

Stap 1: inrichting

Zermelo feature-instellingen

Ga naar Beheer > Instelling > Features Zermelo koppeling; staat deze nog niet aan, neem dan contact op met de Somtoday Servicedesk. Voeg hier de Zermelo-omgevingen toe en activeer de optie "Ouderavondplanner"

Verzorgers automatisch synchroniseren vanuit Somtoday naar Zermelo

Manier 1
Zermelo kan ieder moment van de dag de verzorgers die in Somtday staan synchroniseren met behulp van de koppeling in Somtoday Connect. Zie daarvoor deze uitleg: Gebruikerskoppeling via Somtoday Connect.

Manier 2
Je kan ook met de hand verzorgers importeren in Zermelo via een export uit Somtoday:

Beheer > Import & Export > Verzorgers, kies voor de optie Gegevens verzorgers op aparte regels opnemen

Als je gebruikt maakt van deze export , dan is het belangrijk dat de gezinnen correct zijn samengesteld in Somtoday. Je kan gebruik maken van het hulpmiddel in Somtoday voor het ontdubbelen van adressen en verzorgers. Deze is te vinden bij Beheer > Controles. Dubbel ingevoerde ouders of adressen die in opmaak kleine verschillen vertonen (21a versus 21A versus 21 a) kunnen zo worden rechtgetrokken zodat de vorming van gezinnen beter verloopt.

Lees hier hoe je ze importeert in Zermelo: Verzorgers in Zermelo importeren

18+ leerlingen

Bij een 18+ leerling moet deze toestemming hebben gegeven dat de verzorgers mogen inloggen in Somtoday Leerling & Ouder. Deze toestemming wordt aangegeven bij het aanmaken of wijzigen van een account voor de verzorgers.

Juiste rechten voor verzorgers

Voor de verzorgers moet in Somtoday Leerling & Ouder de functionaliteit voor Berichten beschikbaar zijn. Dit doe je onder Beheer > Instelling > Features > Somtoday Leerling & Ouder wijzigen.

Afspraaktypes aanmaken/controleren

Voor alle vestigingen moet er een Afspraaktype zijn aangemaakt met de categorie Ouderavond. Zet de Activiteit op Optioneel.

Decaan of afdelingsleiders

In het Zermelo-rooster kun je extra medewerkers toevoegen, zoals een afdelingsleider of decaan als die ook in de ouderavond participeren.

Templates e-mails en berichten

In Somtoday kan je de e-mails en berichten aanpassen die ouders ontvangen bij de uitnodiging, de ontvangstbevestiging en de afspraakbevestiging. Ga in Somtoday naar Beheer > Begeleiding > Ouderavond E-mail templates.

Stap 2: maken en uitnodigen

Videouitleg ouderavond 1/3: maken en uitnodigen

Maak de ouderavond aan (Zermelo)

In Zermelo maak je de ouderavond aan, gebruik daarvoor de handleiding van Zermelo. Geef hier ook al de gewenste instellingen aan: gespreksduur, extra gesprekstijd, opties voor gescheiden ouders, opmerkingen voor docent en/of roostermaker, etc.

Nodig ouders uit (Somtoday)

Nadat je in Zermelo de inrichting met bijbehorende instellingen hebt aangemaakt, kunnen de uitnodigingen vanuit Somtoday worden verstuurd. Ga naar Leerlingen > Begeleiding > Ouderavonden.

Klik op de ouderavond en controleer de gegevens. De ouderavond bevindt zich nu in de status 'Gegevens.' Klopt er iets niet? Pas de gegevens aan in Zermelo en ververs de pagina in Somtoday.

Klik op de knop 'Uitnodigingen' om door te gaan naar de volgende stap. In deze stap kunnen de uitnodigingen worden verstuurd. Het is verplicht om een uitnodigingsdatum in te vullen. Op deze datum worden de uitnodigingen verzonden naar de verzorgers en vanaf dat moment kunnen er gesprekken aangevraagd worden. Klik op opslaan om te plannen/te versturen. Is de uitnodigingsdatum gelijk aan de datum van vandaag, dan worden de uitnodigingen zo snel mogelijk na opslaan verstuurd.

Somtoday geeft aan als er verzorgers zijn die geen toegang hebben tot de Somtoday Leerling & Ouder omgeving. Scroll naar beneden en klik op de knop 'Toon leerlingen met verzorgers zonder ELO-toegang.' Zorg ervoor dat deze ouders toegang krijgen tot de de Somtoday Leerling & Ouder omgeving, als van hen een ouderavondkeuze wordt verlangd. Los dit op voordat je de uitnodigingen verstuurt, anders zullen de ouders voor deze ouderavond geen uitnodiging ontvangen via Somtoday en zal de keuze van de ouders op een andere manier uitgevraagd en verwerkt moeten worden.

Let op: Iedere ouder met toegang tot Somtoday Leerling & Ouder zal voor iedere leerling die onderdeel is van deze ouderavond een e-mail ontvangen.
Let op: Somtoday toont het resultaten van het versturen van de uitnodigingen. Controleer of er ouders zijn die onverhoopt geen uitnodiging hebben ontvangen

Stap 3: inschrijven door ouder en verzorger

Videouitleg ouderavond 2/3: inschrijven door verzorger of roostermaker

Nadat de uitnodigingen zijn verstuurd, kunnen ouder de ouderavondkeuzes per kind invullen in de Somtoday Leerling & Ouder omgeving. De link in de e-mail verwijst de ouder direct door naar de keuzewizard. Ouders ontvangen ook een automatisch bericht in de Somtoday omgeving met hetzelfde bericht. Zo kunnen zij de link voor de ouderavondkeuze altijd makkelijk terugvinden.

Keuze 1 - vakken kiezen

Er wordt eerst een keuze gemaakt in de vakken en docenten waarmee een ouder een gesprek wil voeren. Heeft de ouder het maximaal aantal keuzes bereikt, dan worden de andere opties donkergrijs; deze zijn niet meer te selecteren. Om te wijzigen, vinkt een ouder een selectie uit en een andere selectie aan.

Maximaal aantal keuzes bereikt:

Keuze 2 - opmerking voor docent, roostermaker en extra gesprekstijd

Indien geselecteerd in de instellingen in Zermelo, mag de ouder een opmerking achterlaten voor de docent en/of voor de roostermaker. Ook is het in dit scherm mogelijk om extra gesprekstijd aan te vragen.

Let op: De opmerking voor de roostermaker wordt gemaakt vanuit de verzorger en is hetzelfde voor alle leerlingen binnen dezelfde ouderavond. Het is niet mogelijk om per leerling een aparte opmerking te maken.

Opmerking voor de roostermaker:

Keuze 3 - samenvatting en inschrijven

Op de laatste pagina kunnen ouders een overzicht zien van hun aanvraag en eventueel bewerken. Daarna klikt de ouder op 'Inschrijven' om de inschrijving af te ronden.

Goed om te weten: Nadat de ouder op 'Inschrijven' heeft gedrukt, is de inschrijving direct zichtbaar in het Zermelo Portal
Goed om te weten: De ouder kan de wizard onbeperkt doorlopen om de keuzes die deze heeft gemaakt te wijzigen. Wijzigingen worden direct verwerkt in Zermelo. Wijzigen (en inschrijven) kan totdat de inschrijvingsperiode voorbij is.

Bevestiging

De ouder ontvangt daarna in Somtoday een bevestiging van de inschrijving. Ook ontvangt de ouder een e-mail en bericht met een korte bevestiging en wederom een link naar de wizard in Somtoday.

Inzicht

In Somtoday kan - net als in Zermelo - inzicht worden gegeven in de percentages aangevraagde gesprekken. In Zermelo kunt u meer informatie vinden over de reeds gemaakte aanvragen.

Stap 4 - rooster maken en publiceren

Uitleg ouderavond 3/3: rooster publiceren

Als alle roosterwensen binnen zijn, en de deadline is verstreken, kan het rooster gemaakt worden.

Maak het ouderavondrooster (Zermelo)

De roostermaker gaat in Zermelo aan de slag om het ouderavondrooster te gaan maken. Hij kan hierbij gebruik maken van de opmerkingen die de ouder heeft achtergelaten bij het maken van de keuze.

Importeer afspraken in Somtoday

Als het rooster in Zermelo helemaal is gemaakt en er zijn geen wijzigingen meer, dan kan het ouderavondrooster eenmalig geïmporteerd worden in Somtoday. Ga weer naar Leerling > Begeleiding > Ouderavond, klik op de juiste ouderavond. Kies bij het tabblad

Globale toelichting

Processtappen in Somtoday

In Somtoday onderscheiden we vier processtappen:

Gegevens: hier worden de gegevens van de ouderavond getoond zoals de naam, de datum(s), het maximum van het aantal gespreksaanvragen per leerling en de uiterste datum van intekenen.
Uitnodigingen: hier worden de uit te nodigen verzorgers getoond zoals deze in Zermelo zijn aangemaakt. Tevens wordt getoond welke ouders/verzorgers geen mailadres en/of ELO-account hebben, zodat de uitnodiging op andere wijze moet verlopen.

De uitnodigingsdatum bepaalt het moment waarop de uitnodigingen worden verstuurd. Als je deze op vandaag of in het verleden instelt, worden direct de uitnodigingen verzonden.

De verzorger ontvangt vanuit Somtoday een e-mail om zich aan te melden voor de ouderavond.
Aanvragen: hier wordt in een cirkeldiagram getoond hoe het intekenen verloopt. Dit is ook zichtbaar in Zermelo.
Afspraken: Na het roosteren in Zermelo gereed is kan je hier de in het Zermelo-portal gepubliceerde afspraken eenmalig ingelezen, waarna Somtoday de gegevens direct via een e-mail en een bericht verstuurt naar de verzorger. De docent krijgt ook direct een bericht. De afspraken worden zichtbaar in de agenda’s van medewerkers en leerlingen.

Nadat je het gepubliceerde rooster in het Zermelo portaal hebt geïmporteerd in Somtoday kan je wel aanpassingen maken in het rooster voor verzorgers die zich te laat aanmelden, maar de communicatie daarvan (automatische berichten en e-mails met uitnodigingen) gaat volledig buiten Somtoday om. Dit moet je volledig zelf communiceren naar de verzorger en docent.

M.a.w.: het importeren van de afspraken kan slechts één keer. Wacht daarom zo lang mogelijk met het importeren van de afspraken in Somtoday.

Verzorgers inroosteren zonder uitnodigingen te versturen

Je kunt ouders/verzorgers ook inplannen zonder een uitnodiging te versturen. Zij hoeven zich dus niet aan te melden en de roostermaker deelt de ouders/verzorgers in. Hiervoor maak je eerst een ouderavond met verzorgers aan in Zermelo en zet deze door naar Somtoday. Vanuit Somtoday verstuur je geen uitnodigingen. Als je in Zermelo vervolgens de sluitingsdatum een dag na voren zet kun je de gemaakte afspraken door zetten naar Somtoday. Somtoday beschouwd daarmee de ouderavond als afgerond en zal alle statussen in Somtoday afvinken.

Tips om te melden aan verzorgers

Wanneer je via Somtoday de uitnodiging laat versturen is het raadzaam de verzorgers te informeren over:

Dat ze op de door u bepaalde datum de bevestiging krijgen voor welke docenten ze zijn ingepland. Vermeld ook dat niet gehonoreerde aanvragen niet worden gecommuniceerd.
Ze na de deadline van inschrijven zich niet meer kunnen aanmelden via de link. Noem eventueel een telefoonnummer of e-mailadres voor achteraf aanmelden of voor verhinderingen op de avond zelf.
Meldt dat ouders/verzorgers moeten aangeven als ze geen behoefte hebben aan een gesprek en dat het voor jou als roostermaker goed is om dit te weten.
Inschrijven kan ook via de app.

Standaard e-mail teksten

Standaard verzonden e-mail teksten naar verzorger, deze zijn naar eigen wens en inzicht aan te passen. Beheer>Begeleiding>ouderavond e-mail templates

De uitnodiging in Somtoday Leerling & Ouder

Geachte @Verzorger aanhef@ @Verzorger voorvoegsel@ @Verzorger achternaam@,

U bent uitgenodigd voor @Ouderavond titel@ van @Leerling roepnaam@. U kunt u vanaf nu hiervoor aanmelden via de Somtoday. Aanmelden is mogelijk tot en met @Ouderavond uiterste inschrijfdatum@.

Let op: U kunt u niet aanmelden door te antwoorden op deze e-mail.

Met vriendelijke groeten,

@Vestiging@

In berichten op de app

U bent uitgenodigd voor @Ouderavond titel@ van @Leerling roepnaam@. U kunt aangeven met wie u een gesprek wilt hebben in de @Somtoday Link@.

Daar kunt u inloggen met dezelfde inloggegevens als die u gebruikt voor de app.

Aanpassingen kunnen gemaakt worden tot @Ouderavond uiterste inschrijfdatum@. U kunt maximaal @Ouderavond aantal gesprekken@ gesprekken aanvragen.

Bevestiging afspraak ouderavond