Met de functionaliteit ‘Templates’ kunnen gebruikers templates creëren en opslaan voor veelgebruikte nieuwsberichten. Deze templates bevatten al de juiste opmaak, zijn voorzien van standaardteksten en eventuele personalisatietags. Medewerkers kunnen één van deze templates selecteren en eenvoudig de inhoud aanpassen aan een specifieke situatie en vervolgens het bericht versturen.
Wie kan er gebruik maken of wijzigen van templates?
Elke medewerker kan een template kiezen, mits de templates gebonden zijn aan de vestiging waaraan de medewerker is gekoppeld. Alleen de medewerkers die het recht hebben gekregen om templates te maken, kunnen dit doen. Dit kan per rol worden ingesteld op vestigings- of instellingsniveau onder Beheer > Instelling > Rollen en rechten > [Rol] > Overig > Nieuwsberichten templates.
Hoe maak je een template?
Zodra je rechten hebt gekregen voor ‘Nieuwsberichten templates’, zijn er twee mogelijkheden om een template te maken. Dit doe je door te navigeren binnen Schoolcommunicatie naar de ‘Beheerinstellingen’.
Dit kan via Nieuwsberichten > Beheerinstellingen:
Of via het 'vliegtuigje' > Beheerinstellingen:
Om te beginnen met het maken van een template klik je op de groene knop ‘+ Template’.
Er opent zich een scherm waarin je de template kunt opstellen. Aan de linkerzijde onder ‘Template details’ kun je template als volgt instellen:
- Template titel
Vul hier de titel van je template in. - Korte instructie (optioneel)
Hier kun je een instructie voor medewerkers toevoegen waarin wordt uitgelegd waarvoor de template kan worden gebruikt. - Status
Het kopje ‘status’ bevat twee waarden. De waarde ‘Concept’ waarbij de template niet zichtbaar is voor medewerkers en de status ‘Beschikbaar’ deze is wel inzichtelijk voor medewerkers. - Zichtbaar voor
Hier maak je de keuze voor welke vestiging je de template beschikbaar stelt. Een gebruiker ziet alleen de vestigingen waar hij/zij rechten voor heeft.
Aan de rechterzijde kun je de template opstellen. Je kiest een onderwerp, voert de tekst in en je hebt de mogelijkheid tot het toevoegen van personalisatie tags, afbeeldingen en bijlagen. Wanneer je de template de status ‘Beschikbaar’ geeft en je de slaat de template op, dan wordt deze direct beschikbaar gesteld op de gekozen vestigingen.
Templates gebruiken
Zodra een medewerker een nieuwsbericht opstelt, kunnen zij templates kiezen. Hiervoor zijn twee manieren:
- In het tekstveld van het nieuwsbericht is er een snelmenu waarbij de drie meest recent gebruikte templates staan. Dit zijn de templates die de specifieke medewerker zelf het meest recent heeft gebruikt. Door op één van deze keuzes te klikken kunnen recent gebruikte templates snel gekozen worden. De template wordt daarna direct gevuld met onderwerp, tekst en bijlagen.
Let op: Bij het eerste gebruik van templates zal deze nog geen meest recent gebruikte templates weergeven.
- Je kunt ook een template kiezen via het ‘Template selecteren’ menu. Door te navigeren via het vergrootglas onder ‘Alle templates bekijken’ kom je in dit menu of door op ‘Template kiezen’ te klikken boven het onderwerp.
Zodra medewerkers een template willen selecteren komen ze in onderstaand menu, zie afbeelding x. Medewerkers zien alle templates van de vestigingen waar zij recht op hebben, ingericht per vestiging. Je kunt ook zoeken naar de titel en omschrijving van een template.
Zodra zij een template geselecteerd hebben, zien zij de titel, de omschrijving en welke collega de template voor het laatst bewerkt heeft en wanneer. Daarna zien zij een voorbeeld van de template en daarna kunnen ze op de groene knop ‘Selecteren’ klikken om de template te gebruiken.
Let op: De aanpassingen die worden gedaan aan een template, gelden alleen voor dat ene bericht en verandert de originele template niet. Daarnaast ziet de ontvanger niet dat het bericht is opgesteld aan de hand van een template.
Zodra de template is gekozen, wordt deze direct ingevoerd. Medewerkers kunnen altijd zelf nog wijzigingen doen aan de tekst.
Het beheer van templates
Bij de tab ‘Templates’ zie je een overzicht van alle templates waarvan jij het recht hebt om deze in te zien. Ben je op zoek naar een specifieke template dan kun je hier ook filteren op vestiging of zoeken naar de titel van een template.
Per template krijg je vervolgens de titel te zien, of de template zichtbaar is voor medewerkers, nog een concept is en voor hoeveel vestigingen deze template beschikbaar is. Door te hoveren over het vestigingsicoon zie je welke vestigingen en door te hoveren over het informatiebolletje zie je door wie de template is gemaakt en voor het laatst is bewerkt.
Wanneer je hovert over een template verschijnen er drie bolletjes. Hier heb je de mogelijkheid om ervoor te kiezen de template te bewerken, te dupliceren of te verwijderen.