Met Schoolinformatie is het mogelijk om makkelijk algemene bestanden te delen met een grote groep leerlingen, verzorgers en medewerkers. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de schoolgids, Programma’s van Toetsing & Afsluiting en het IT-beleid.
Beheer
Om Schoolinformatie te kunnen gebruiken moet de functionaliteit aanstaan (deze staat Default uit) en een medewerker moet een rol hebben die het recht heeft om Schoolinformatie te bewerken. Via Beheer > Instelling > Features > Schoolcommunicatie kun je de functionaliteit Schoolinformatie voor vestigingen aan- en uitzetten.
Onder Beheer > Instelling > Rollen > [Rol] > Overig > Schoolinformatie kun je de rol ‘Schoolinformatie’ op instellings- of vestigingsniveau toevoegen. Met deze rol heb je het recht om Schoolinformatie te mogen bewerken. Ingevulde schoolinformatie is voor alle medewerkers inzichtelijk.
Inrichten van Schoolinformatie
Als school kun je zelf bepalen hoe Schoolinformatie eruitziet voor de lezer. Je kunt pagina’s aanmaken met een eigen titel, beschrijving en icoon zodat informatie makkelijk te categoriseren is. Daarnaast kun je makkelijk via Drag & Drop de volgorde van pagina’s aanpassen. Hoe jij Schoolinformatie inricht, ziet het er ook uit voor de lezers.
Wanneer je in de module Schoolcommunicatie zit kun je bovenaan wisselen van ‘Nieuwsberichten’ naar ‘Schoolinformatie’. Op deze pagina kun je met beheerrechten alles inrichten. Je ziet een overzicht van de vestigingen, afhankelijk van jouw rechten, en welke pagina’s er gepubliceerd zijn of nog als concept klaarstaan.
Door op de groene knop ‘Nieuwe Pagina’ te drukken kom je in het menu om een pagina te maken.
Pagina aanmaken
Bij het aanmaken van een pagina kun je een status kiezen. ‘Concept’ betekent dat de pagina nog niet zichtbaar is voor gebruikers en ‘Gepubliceerd’ betekent dat deze wel inzichtelijk is. Daaronder kun je via ‘Zichtbaar voor’ kiezen voor welke vestiging(en) de pagina zichtbaar is.
Aan de rechterkant van je scherm, kun je een icoontje kiezen, passend voor de pagina, een titel invullen en een korte introductie voor de lezers opstellen zodat ze weten waar deze pagina over gaat (240 tekens).
In de body kun je ‘Onderwerpen’ aanmaken. Hierbij kun je een onderwerp intikken en relevante informatie toevoegen met verschillende stylingsinformatie zoals bij de feature ‘Nieuwsberichten’. Ook kun je tabellen toevoegen: deze kun je plakken of aanmaken via het tabelsymbool in de taakbalk
Daarnaast kun je ‘Documenten’ invoegen. Dit zijn bestanden die je makkelijk kunt toevoegen aan de pagina waarbij deze documenten relevant zijn. Je kunt naast bestanden ook URL’s toevoegen. De toegevoegde bestanden zijn hernoembaar en zijn op gewenste volgorde zetten door middel van Drag & Drop. Ook kun je een titel geven aan de groep documenten voor de lezer.
Wil je dat bepaalde groepen alleen bestanden inzichtelijk hebben, dan kun je per documentgroep een niveau en leerjaar toevoegen. Wanneer je klikt op ‘+ Documenten’ dan krijg je de mogelijkheid om een titel toe te voegen aan de documentgroep, en wanneer je begint met typen in de zoekbalk, kun je niveau en eventueel jaarlaag filteren. Er is geen onderscheid te maken in stamgroep of leerlingen en verzorgers.
Let op: Bij de schooljaarovergang blijft de documentatie die met een bepaald niveau en leerjaar is gedeeld bestaan. Stel, je deelt een document met HAVO 4, dan zien de ‘oude’ HAVO 4 leerlingen deze informatie niet meer, maar de nieuwe HAVO 4 leerlingen wel. Dit geldt alleen voor documenten die gedeeld zijn met groepen, de rest blijft natuurlijk zichtbaar.
Schoolinformatie bewerken
Voor het bewerken of verwijderen van schoolinformatie ga je nar de overzichtspagina. Zodra je met de muis boeven het betreffende onderdeel gaat zweven worden er 3 puntjes zichtbaar. Door daar op te klikken krijg je de mogelijkheid voor bewerken en verwijderen. (Indien je daar een slotje ziet dan is het betreffende onderdeel afkomstig uit de schoolinstellingen en hier niet aan te passen.)
Staan er vervolgens meerdere berichten dan moet je ook daar er weer met de muis boven gaan zweven om de titel aan te passen of de schoolinformatie te verwijderen.
Medewerkers
Voor alle medewerkers is alle informatie die in Schoolinformatie staat zichtbaar. Zij kunnen geen Schoolinformatie bewerken. Zo zorg je ervoor dat alle medewerkers inzicht hebben in wat de leerlingen en verzorgers kunnen inzien.
Let op: De medewerkers zien alleen de Schoolinformatie wanneer zij gekoppeld zijn aan de vestiging.
Leerlingen en verzorgers
Voor leerlingen en verzorgers bestond er al een ‘Schoolinformatie’ functionaliteit in Somtoday Leerling & Ouder waarin schoolgegevens stonden en de vakanties. Deze heeft een frisse nieuwe look gekregen om alle schoolinformatie overzichtelijk te tonen. De leerlingen en verzorgers zien alle schoolinformatie hoe de school deze heeft ingericht. Ze kunnen in één overzicht zien welke pagina’s er zijn en de juiste beschrijvingen hiervan.
Voor verzorgers wordt er ook door middel van namen en foto’s van hun kinderen aangetoond welke schoolinformatie relevant is voor welk kind.
Let op: Voor scholen die geen Schoolcommunicatie afnemen zal de Schoolinformatie pagina ook getoond worden. Echter, alleen de schoolgegevens en vakanties worden als pagina’s getoond zoals dat nu ook al gebeurt.