Waar:
Leerlingen > Begeleiding > Ouderavonden
Hoe:
In samenwerking met Zermelo biedt Somtoday een ouderavond-oplossing. De koppeling tussen beide pakketten werkt via webservices.
De voorwaarden voor het gebruik van deze koppeling zijn:
- Toegang tot Zermelo als roostermaker
- In het roosterproject in Zermelo zijn de gegevens van de leerlingen, verzorgers en medewerkers bekend. Deze zijn gelijk aan die van Somtoday
- Toegang tot Somtoday met autorisatie op de ouderavond
- Beschikbaarheid van Somtoday ELO-accounts voor de verzorgers
- Verzorgers moeten berichten kunnen lezen en versturen in Somtoday ELO ● De verzorger moet een mailadres hebben in Somtoday en ‘wenst contact via e-mail’ moet aan staan.
Welke bijdrage in functionaliteit levert Somtoday?
Inschrijven en e-mailcommunicatie voor de verzorger
Verzorgers schrijven zich in voor een ouderavond via de website van Somtoday ELO. De verzorger heeft enkel toegang tot Somtoday ELO nodig. Er is geen ander portaal nodig voor de verzorger, dat maakt het eenvoudig.
Het gebruik van deze oplossing werkt niet via de mobiele verzorger-app.
De uitnodiging voor het inschrijven op de ouderavond en de communicatie van de geplande gesprekken wordt via e-mail naar verzorgers verstuurd vanuit Somtoday. De roostermaker of administratief medewerker verzorgt het versturen van e-mails via de ouderavond schermen.
Inschrijvingen verzamelen
Nadat de intekeningen door de verzorgers zijn verzameld, wordt er geroosterd in Zermelo. In Somtoday wordt niet geroosterd. Zodra dit proces is afgerond, wordt het gemaakte rooster gepubliceerd in Somtoday.
Publiceren
Het gereed gemaakte rooster in Zermelo wordt via een webservice naar Somtoday overgezet. het rooster wordt zichtbaar in de agenda van medewerkers en leerlingen en verzorgers en wordt via e-mail vanuit Somtoday naar de verzorger verstuurd. Uiteraard blijft printen via een BO rapportage ook beschikbaar.
Welke bijdrage in functionaliteit levert Zermelo?
Ouderavond instellen en roosteren
In het Zermelo-portaal richt je de ouderavond in met de gewenste opties. Deze ouderavond instellingen worden dynamisch bijgewerkt in Somtoday. In de ouderavondplanner (lokaal geïnstalleerde Desktop software van Zermelo) wordt de ouderavond geroosterd.
Beschikbaarheid van medewerkers
Als medewerkers niet beschikbaar zijn, kun je dat in de Ouderavondplanner ingeven.
Roosterautomaat
De roosterautomaat is het hart van Ouderavondplanner. De roostermaker gebruikt dit om te roosteren en alle wensen te realiseren. Als het rooster qua kwaliteit voldoende is, dan kan het rooster worden gepubliceerd naar het Zermelo-portal en is dan via de webservice voor Somtoday beschikbaar.
Overzichten voor de organisatie
Overzichten zoals ingeplande medewerkers / gebruikte locaties zijn uitsluitend beschikbaar in Ouderavondplanner.
Somtoday inrichting
Koppelen van Somtoday aan het portal van Zermelo
Genereren van API-token in het portal van Zermelo
In het Zermelo-portal kun je bij Koppelingen > Somtoday een API-token aanmaken voor de verbinding met Somtoday. Dit API-token moet je in Somtoday invoeren.
Feature Zermelo koppeling
Via de servicedesk kun je de feature beschikbaar laten maken in Somtoday. Via Beheer > Instelling > Features > Zermelo koppeling kun je de naam van het Zermelo-portal en het API token invoeren.
- Plaats een vinkje bij de ouderavondplanner
Hiermee is een online-koppeling tussen Somtoday en het Zermelo-portal gerealiseerd.
- Met een vinkje kan een Zermelo omgeving actief of niet actief gemaakt worden. ● Zermelo-omgevingen kun je ook verwijderen, tenzij er al data is uitgewisseld. Is dat het geval, dan is bij het portal een grijze achtergrond zichtbaar en mist het icoontje waarmee je de omgeving kunt verwijderen.
- Eventuele ouderavonden die gerelateerd zijn aan niet meer actieve Zermelo-omgevingen worden niet getoond.
Feature instelling Somtoday ELO
Voor de verzorgers moet je aangeven dat deze in de ELO toegang hebben tot de Nieuws-tab en Berichten kan ontvangen. Dit doe je onder Beheer > Instelling > Features > Somtoday ELO wijzigen.
Afspraaktype Ouderavond
Maak in Somtoday voor iedere vestiging een afspraaktype Ouderavond aan. Deze wordt gebruikt door Zermelo om de ouderavondafspraken in te lezen.
De categorie moet Ouderavond zijn.
18+ Leerlingen
Bij een 18+ leerling is het noodzakelijk dat deze leerling toestemming heeft gegeven aan de verzorgers om in Somtoday ELO te mogen kijken. Dit moet ook in Somtoday vastgelegd zijn. Dit kun je aangeven bij het aanmaken of wijzigen van een account van de verzorger.
Verzorger mailadres en vinkje ‘wenst contact’
Alle verzorgers moeten een geldig e-mailadres hebben in Somtoday. Dit kun je controleren via Beheer > Plaatsing > Verzorgers.
Ook moet bij de verzorger het vinkje ‘Wenst contact via e-mail’ aanstaan. Zie de details bij de verzorger, of onder Leerlingen > Contactmomenten, vinkje ‘Verzorger e-mail’.
Somtoday autorisatie aanpassen voor Zermelo
Zermelo kan iedere nacht de leerlingen, verzorgers en medewerkers ophalen uit Somtoday en deze als gebruiker aanmaken in Zermelo. Somtoday is vanwege de bekostiging leidend bij een school en daarom is hier altijd de actuele stand van leerlingen en verzorgers beschikbaar. Het is daarom verstandig deze synchronisatie in te richten
Medewerken en rolrechten aanmaken
Maar een nieuwe rol aan voor de rechten op de webservices
Ga naar Beheer > Instellingen > Rollen en Rechten, en voeg een nieuwe rol ‘Zermelo webservices’ toe. Zet de onderstaande vinkjes aan:
Voeg een nieuwe medewerker toe in Somtoday met de naam ‘Zermelo webservices’. Deze medewerker moet toegang krijgen tot alle vestigingen waar Zermelo wordt gebruikt en koppel deze aan de nieuwe aangemaakte rol.
Het gebruikersnaam en wachtwoord van deze medewerker heb je nodig om in te voeren in Zermelo.
Zermelo inrichting
Zermelo medew./verz./leerl. synchroniseren via webservices met Somtoday
Log in als Zermelo admin. In Zermelo kun je nu via een webservice de gegevens van medewerkers, verzorgers en leerlingen ieder nacht actualiseren met Somtoday. De aangemaakte gebruikers moet je wel zelf aan een project koppelen.
Ga in Zermelo via Beheer > Admin-paneel naar de tab Instellingen.
Vul in dit scherm de juiste wsdl, gebruikersnaam en het wachtwoord in.
- De WSDL voor Somtoday is https://<klantportaalafkoring>-
oop.somtoday.nl/services/umService?wsdl
- Klik op de tab Systeemtaken in Zermelo.
- Selecteer de regel en klik op Uitvoeren. Dit levert op het tabblad Logs een melding op dat dit alleen ‘s nachts kan. Dit bewijst dat de koppeling werkt. (Het handmatig uitvoeren van deze taak kan alleen ‘s nachts tussen 23:00 - 07:00 uur.)
Leerlingen en medewerkers handmatig importeren in Zermelo vanuit Somtoday
Als je de automatische gebruikers-koppeling niet gebruikt, kan je vanuit Somtoday de leerlingen en de medewerkers exporteren importeren in Zermelo.
- Leerlingen > kies de standaard export via Leerlingen > filter + zoek > klik op csv export knopje
- Medewerkers > kies de standaard export via Personeel > filter + zoek > klik op csv export knopje
Importeer deze bestanden in Zermelo en koppel de velden vanuit de import aan de Zermelo velden
Verzorger handmatig importeren in Zermelo vanuit Somtoday
Als de je automatische koppeling niet gebruikt kan je de verzorgers exporteren vanuit Somtoday via Beheer > Export & Import> Exports > Verzorgers. Kies als exportformaat Verzorgers op aparte regel opnemen.
- Download het bestand vanuit Somtoday.
- Open het in Excel en sla het weer op (er zit een tijdelijke bug in de export van Somtoday en in de Zermelo waardoor de leerlingregels met ; aangevuld moeten worden. ● Inlezen in het Zermelo-portaal bij Ouders > Overzicht. Hiermee houdt de roosterautomaat rekening met de actuele situatie van de verbanden tussen de leerling(en) en de verzorgers.
Tip 1:
Als je gebruikmaakt van de export van Somtoday van de laatste stand van de verzorgers, is het belangrijk dat de gezinnen correct zijn samengesteld in Somtoday. Hulpmiddel daarbij is de functionaliteit in Somtoday voor het ontdubbelen van adressen en verzorgers. Deze is te vinden bij Beheer > Controles. Dubbel ingevoerde ouders of adressen die in opmaak kleine verschillen vertonen (21a versus 21A versus 21 a) kunnen zo worden rechtgetrokken, zodat de vorming van gezinnen beter verloopt. De roosterautomaat kan hierdoor de afspraken niet laten overlappen.
In Zermelo Somtoday rechten geven voor de ouderavond module
Ga in Zermelo naar Beheer > Gebruikers, tab Rollen er zorg dat de rol Somtoday de onderstaande rechten heeft. Hiermee kan Somtoday de data lezen vanuit het Zermelo portaal.
In Zermelo Ouderavond-roostermaker rechten
Ga in Zermelo naar Onderwijs > Schoolfuncties, tab Roostermakers (ouderavond) en kies het roosterproject. Koppel op dit scherm een gebruiker zodat deze rechten krijgt voor de ouderavond. Met deze gebruiker wordt de ouderavond georganiseerd in Zermelo.
Stappenplan Ouderavond
Communicatie vooraf
- Somtoday communiceert met standaard teksten naar de verzorger. Deze kan u niet aanpassen. Juist daarom is het goed om vooraf een standaard communicatie over de ouderavond te versturen naar de verzorgers
- Neem daarin o.a. mee:
- parkeren
- duidelijke communicatie dat het inschrijven via de website van Somtoday ELO verloopt en niet via de verzorger-app van Somtoday
- de keuzes voor opmerkingen voor de roostermaker en docent
- de keuzes voor extra gesrekstijd
- andere zaken die verzorgers moeten weten
- De teksten die worden verstuurd staan in dit document.
Zermelo: Ouderavond organisatie
- Log in als roostermaker met ouderavond rechten in Zermelo
- Per leerling kan eventueel rekening gehouden worden met gescheiden ouders. Zie daarvoor de uitleg van Zermelo.
- Maak een Ouderavond aan in het Zermelo-portal bij Ouders > Ouderavonden. Geef de gewenste voorkeuren op voor de ouderavond.
Let op
Bovenstaande Zermelo-instellingen worden in Somtoday pas bijgewerkt nadat het ouderavond-scherm in Somtoday opnieuw is geopend. Dit geldt ook nadat de mails met uitnodigingen zijn verzonden aan de verzorger.
Dus: Zijn er instellingen aangepast in Zermelo? Open dan altijd het ouderavond-scherm in Somtoday.
- Plan de dagen en gesprekstijden op het tabblad Dagen en Tijden
- Start de ouderavond-cliënt op via het tabblad Beheer op Start te klikken. Volg nu de stappen op de Zermelo-helpdesk-pagina om de ouderavond in te richten:
https://confluence.zermelo.nl/display/HAN/Ouderavondroostermaker
Zorg dat de gespreksmogelijkheden beschikbaar komen en sla deze gegevens op.
Somtoday: uitnodigingen versturen / inschrijvingen 6. Nadat in Zermelo de ouderavond is ingericht wordt de ouderavond zichtbaar in Somtoday bij Leerlingen > Begeleiding > Ouderavonden. Het aanklikken van zo’n ouderavond opent het detailscherm waarin de processtappen binnen Somtoday worden getoond.
In Somtoday onderscheiden we vier processtappen:
○ Gegevens
Hier worden de gegevens van de ouderavond getoond zoals de naam, de datum(s), het maximum van het aantal gespreksaanvragen per leerling en de uiterste datum van intekenen
○ Uitnodigingen versturen
Let op: dit scherm pas openen als de gespreksmogelijkheden zijn ingericht in Zermelo. Somtoday haalt éénmalig deze data op!
Hier worden de verzorgers getoond waarvoor gespreksmogelijkheden in Zermelo zijn aangemaakt. Geef hier de datum op waarop de uitnodigingen per e-mail moeten worden verzonden. Als de datum op vandaag staat, worden de
uitnodigingen direct verstuurt.
Na het versturen zie je welke verzorgers geen mailadres en/of ELO-account hadden. (Dit had je van te voren natuurlijk gecontroleerd) De uitnodiging kan slechts 1x worden verzonden. Wat niet is verzonden moet op andere wijze worden verzonden.
○ Aanvragen
Nu is het wachten op de reacties van de verzorgers. In een cirkeldiagram wordt
getoond hoe het inschrijven verloopt.
Deze reacties zijn ook direct zichtbaar in de Zermelo ouderavond cliënt. De inschrijvingen worden direct doorgestuurd vanuit Somtoday naar Zermelo.
Zermelo: ouderavond roosteren
- Na sluiting van de intekenperiode kan in Zermelo in de ouderavond-cliënt worden geroosterd. Voeg eventueel de gesprek aanvragen van verzorgers zonder ELO account handmatig toe. Ook kun je eventuele blokkades invoeren bij medewerkers en verzorgers. Afhankelijk van de schoolkeuze kun je meerdere tafels per locatie inrichten.
- Als de afspraken op datum/tijdstip en locatie voldoen aan de kwaliteitseisen, kun je de ouderavond publiceren naar het Zermelo-portal.
Na publicatie kan Somtoday de ouderavond roosters ophalen.
Somtoday: rooster versturen naar verzorgers 9. Afspraken tab in Somtoday
Let op: dit tabje pas openen in Somtoday als het rooster is gepubliceerd in Zermelo. Somtoday haalt éénmalig deze data op! De geplande Zermelo afspraken zijn nu in Somtoday beschikbaar gesteld via het publicatie vinkje in Zermelo. Klik op Afspraken importeren. Daarbij worden direct mails naar medewerkers en verzorgers gestuurd.
Voor verzorgers worden de gegevens in de ELO getoond en bij medewerkers en leerlingen in de agenda ingelezen.
Achteraf wijzigingen maken na publicatie
- Na het eenmalig inlezen van de roosterafspraken en het publiceren via mail en ELO, moet je wijzigingen handmatig in Somtoday doen. Dit kan niet meer via de automatische koppeling. Wel kan je in Zermelo de gesprekken inplannen.
○ Bij verhindering van een verzorger kun je de afspraken via de agenda van de leerling verwijderen nadat de betrokken medewerkers via bericht of mail op de hoogte zijn gesteld.
○ Bij verhindering van een medewerker kun je de afspraken via de agenda van de medewerker verwijderen nadat de betrokken ouders (leerlingen) via een bericht of mail op de hoogte zijn gesteld .
- Nadat de ouderavond is gehouden kun je in Zermelo het vinkje van publicatie weghalen, waardoor de ouderavond niet meer zichtbaar is bij Leerlingen > Begeleiding > Ouderavonden. De gegevens van de ouderavond in de vorm van berichten en agenda afspraken blijven wel zichtbaar.
Tip 2:
In het Zermelo-rooster kun je extra medewerkers toevoegen, zoals een afdelingsleider of decaan als die ook in de ouderavond participeren.
Tip 3:
In het Zermelo-rooster kun je via Beheer extra vakken toevoegen, zoals mentorgesprek of studiekeuze als die onderdeel zijn van de ouderavond. Na toevoegen van het extra vak dit vak verbinden met de juiste niveau (Lessentabel > Afdeling- vak koppelingen en vervolgens bij lessentabel 1 lesuur toekennen), zodat het aan de leerlingen wordt toegekend bij Leerlingen > Vakkenpakket.
De e-mail teksten vanuit Somtoday
Hieronder staat de standaard tekst van de uitnodiging zoals de verzorgers deze te zien krijgen. De teksten zijn aan te passen via Beheer > Begeleiding > Ouderavond E-mail templates
Uitnodiging per e-mail (subject: Uitnodiging ouderavond maandag 1 maart, dinsdag 2 maart)
Geachte meneer Jansen,
U bent uitgenodigd voor 'de voorjaarsouderavond' van Truusje de Vries.
U kunt u vanaf nu hiervoor aanmelden via de Somtoday ELO.
Aanmelden is mogelijk tot en met 26 februari.
Let op: U kunt u niet aanmelden door te antwoorden op deze e-mail.
Met vriendelijke groeten,
vestigingsnaam
instellingsnaam
Uitnodiging per ELO-bericht (subject: Uitnodiging ouderavond maandag 1 maart, dinsdag 2 maart)
U bent uitgenodigd voor 'de voorjaarsouderavond' van Truusje de Vries.
U kunt hieronder aangeven met wie u een gesprek wilt hebben.
Per gesprek kunt u een opmerking plaatsen voor de betreffende docent. U kunt onderstaande gegevens nog aanpassen tot 27 februari.
U kunt maximaal 4 gesprekken aanvragen.
... [ lijst van gespreksopties] ...
Geplande afspraken per e-mail (subject: Bevestiging afspraak ouderavond)
Geachte meneer Jansen,
Naar aanleiding van de aanvragen voor gesprekken over Truusje de Vries die u gedaan heeft wordt u op de volgende momenten verwacht:
Maandag 1 maart 19:20 - 19:22
Jong, de (ak)
Locatie: aula
Uw opmerking: nou ik ben benieuwd...
Maandag 1 maart 19:40 - 19:42
Bergsma (netl)
Locatie: washok
Met vriendelijke groeten,
vestigingsnaam
instellingsnaam
Geplande afspraken per ELO-bericht (subject: Geplande gesprekken)
de voorjaarsouderavond
Naar aanleiding van de aanvragen voor gesprekken over Truusje de Vries die u heeft gedaan wordt u op de volgende momenten verwacht:
Maandag 1 maart 19:20 - 19:22
ak Docent: Jong, de Locatie: aula
nou ik ben benieuwd...
Maandag 1 maart 19:40 - 19:42
netl Docent: Bergsma Locatie: washok
Geplande afspraken per Somtoday-bericht naar de docent (subject: Geplande gesprekken)
Geachte meneer de Jong,
Zojuist zijn de afspraken betreffende 'de voorjaarsouderavond' (maandag 1 maart, dinsdag 2 maart) ingelezen in uw Somtoday agenda.
Met vriendelijk groeten,
instellingsnaam
Voorbeeld in de ELO
Uitnodiging voor inschrijven ouderavond
Bevestiging van geplande gesprek voor een ouderavond
Unit en Masterplan
Vanuit een Untis-rooster naar een Zermelo-rooster
De desktop van Zermelo (het roosterprogramma) heeft een import voor een Untis-rooster (.gpn). Na het aanmaken van een project kun je via Importeren > GP Untis een actueel rooster kiezen dat wordt ingelezen in Zermelo. De inhoud van de gegevens kun je daarna controleren bij:
- Leerlingen > Overzicht
Zijn alle leerlingen correct meegekomen?
Gegevens zijn via synchroniseren en/of toevoegen met exports vanuit
Somtoday te verbeteren. Zermelo vraagt hier om tab-gescheiden
bestanden op te slaan.
- Leerlingen > Lesgroepindelingen Basis
○ Hier kun je zien of alle lesgroepen correct zijn gevuld, zodat je voor de ouderavond de uitnodigingen via de lesgroepen kan opbouwen. Het
rooster bevat immers de correcte relatie leerling-lesgroep – vak –
medewerker.
○ Heb je alleen de leerlingen in de bovenbouw in het rooster
meegenomen? Dan kun je de onderbouwleerlingen inclusief hun
stamklas importeren. De klassikale lesgroepen van de onderbouw
krijgen dan ook een inhoud van leerlingen.
- Docenten > Overzicht
Hier kun je alle afkortingen en namen controleren zoals ze in het
rooster aanwezig zijn.
Als laatste stap moet je bij Projectbeheer het geïmporteerde rooster nog omzetten naar het type Basisrooster en controleren dat bij Opties (bovenste witte balk) aanstaat: Deze installatie gebruiken voor het Zermelo Portal.
Vanuit een Masterplan-rooster naar een Zermelo-rooster
De desktop van Zermelo (het roosterprogramma) heeft een import voor een Masterplan-rooster (wbf). Hiervoor zijn ook de bijbehorende .ict-bestanden en het .pet-bestand nodig die in een map bij elkaar moeten staan. Als het Masterplan-rooster geen .ict-bestanden heeft, kun je binnen Masterplan een overig.ict bestand laten aanmaken. Na het aanmaken van een project in Zermelo kun je Importeren – Masterplan een actueel rooster kiezen dat wordt ingelezen in Zermelo. De inhoud van de gegevens kun je daarna controleren bij:
- Leerlingen > Overzicht
Zijn alle leerlingen correct meegekomen?
Gegevens zijn via synchroniseren en/of toevoegen met exports vanuit
Somtoday te verbeteren. Zermelo vraagt hier om tab-gescheiden
bestanden op te slaan.
- Leerlingen > Lesgroepindelingen Basis
○ Hier kun je zien of alle lesgroepen correct zijn gevuld, zodat je voor de ouderavond de uitnodigingen via de lesgroepen kan opbouwen. Het
rooster bevat immers de correcte relatie leerling-lesgroep – vak –
medewerker.
○ Heb je alleen de leerlingen in de bovenbouw in het rooster
meegenomen? Dan kun je de onderbouwleerlingen inclusief hun
stamklas importeren, de klassikale lesgroepen van de onderbouw
krijgen dan ook een inhoud van leerlingen.
- Docenten > Overzicht
○ Hier kun je alle afkortingen en namen controleren zoals ze in het
rooster aanwezig zijn.
Als laatste stap moet je bij Projectbeheer het geïmporteerde rooster nog omzetten naar het type Basisrooster en controleren dat bij Opties (bovenste witte balk) aanstaat: Deze installatie gebruiken voor het Zermelo Portal.