Inleiding
Om scholen te helpen voldoen aan de privacy wetgeving (AVG), lanceert Somtoday een handig hulpmiddel. Met deze functionaliteit kun je op een eenvoudige manier voor een selectie leerlingen zorggegevens en andere privacy gevoelige data definitief verwijderen. Je kunt zelf kiezen welke bewaartermijn gehanteerd moet worden.
De gegevens opschoningssets om data uit Somtoday te verwijderen bestaan uit tien onderdelen.
1. LVS gegevens
2. Instroomgegevens verwijderen
3. Resultaten-en examengegevens
4. Agenda en rooster
5. Huiswerk en inleveringen opschonen
6. Relaties
7. In-en uitschrijving
8. Indicaties en OPDC-verblijven
9. Verzuim
10. Personalia (volledige leerling)
Autorisatie
Autorisatie voor Gegevensopschoning vindt plaats onder Beheer > Instelling > Rollen en Rechten > [rol selecteren] > Leerling collectief > Gegevensopschoning
Instellen van termijn voor opschoning
Met de functie gegevensopschoning kun je de bewaartermijn van leerlinggegevens inrichten. Deze functionaliteit wordt in de toekomst verder uitgebreid. Op basis van de hier ingestelde bewaartermijnen doet Somtoday suggesties voor te verwijderen leerlinggegevens. De termijnen gaan lopen vanaf de laatste datum van uitschrijving van een leerling.
Waar
Beheer > Instelling > Gegevensopschoning
Hoe
Geef per onderdeel de bewaartermijn aan. Door met de cursor te zweven boven het i-tje achter het onderdeel, zie je welke gegevens onder deze bewaartermijn vallen.
Gegevensopschoning
Waar
Leerlingen > Gegevensopschoning
Hoe
- Selecteer eventueel een vestiging als je gegevens voor specifiek die vestiging wil opschonen. Als je geen vestiging selecteert, schoon je de gegevens voor alle vestigingen op.
- Klik een gegevensset aan.
- Selecteer de leerlingen die voor opschoning in aanmerking komen. Wil je alle leerlingen selecteren? Klik dan op Selectie… (links onder) en vervolgens op Alles.
- Klik op Opschoning starten (rechts onder).
- Klik op OK om je keuze te bevestigen.
- Je komt op een rapportagepagina waar je de voortgang van de opschoning kan volgen.
