Deze procedure is alleen van toepassing als je de afwezigheid automatisch wil registreren
en uitprinten.
Je kunt in Somtoday de te laat registratie zonder tussenkomst van een Somtoday-gebruiker
uit laten voeren. Hiervoor moet je gebruikmaken van een barcodelezer en een
bonnenprinter.
Een leerling scant zelf zijn leerlingenpas met (geheime) barcode bij een barcodelezer en uit
de bonnetjesprinter komt automatisch een ‘te laat briefje’.
Hieraan is een aantal randvoorwaarden verbonden.
In Somtoday moet je per gebruiker de barcodelezer-instellingen, afwezigheidsreden en de
voorkeuren van het afwezigheidsscherm juist ingesteld hebben.
De barcodelezer moet programmeerbaar zijn en voor het uitprinten moet op het lokale
werkstation een printprogramma gestart zijn dat via internet te benaderen is. De printservertool is als bijlage toegevoegd aan dit artikel.
Dit artikel bevat naast de benodigde instellingen in Somtoday ook instellingen en
uitleg over de instellingen die op de computer en op netwerkniveau ingesteld moeten
worden.
Hoe werkt het?
Omdat een webapplicatie geen documenten direct naar een lokale printer kan sturen, maar altijd via een bevestiging van de gebruiker moet gaan, is het noodzakelijk om een extra programma te installeren op de computer waarop de te laat-briefjes worden afgedrukt. De werking van dit programma in combinatie met Somtoday is als volgt:
- Je scant de (geheime) barcode van een leerlingpas met de barcodelezer die gekoppeld is aan een lokale computer.
- De gescande barcode wordt verwerkt door de webbrowser die de gescande barcode doorstuurt naar Somtoday.
- Somtoday maakt automatisch een te laat-melding aan voor de gescande leerling op het huidige lesuur.
- Somtoday maakt een te laat-briefje aan voor de te laat-melding op basis van een template van de afwezigheidsreden die door de school ingevoerd is in Somtoday.
- De tekst van het te laat-briefje wordt als een UDP-pakket verstuurd naar een van tevoren op de cliëntcomputer ingesteld IP-adres en poortnummer.
- De printservertool op de lokale computer ontvangt de tekst van het te laat-briefje en stuurt dit naar de printer die aangegeven is in de instellingen van het afdrukprogramma.
Barcodenummers of geheime barcodenummers
Leerlingnummer als barcode
Je kan ervoor kiezen om met leerling-nummers als barcode te werken of gebruik te maken van geheime barcodenummers. Als je voor leerlingnummers kiest, dan hoef je niks te doen in Somtoday. Somtoday zal er dan vanuit gaan dat het gescande nummer een leerlingnummer is.
Geheime barcode nummer gebruiken
Als je geheime barcodenummers gaat gebruiken moet je onderstaande instelling aanzetten. Voor iedere nieuw ingevoerde leerling wordt een random nummer als geheime barcode nummer toegekend. Bestaande leerlingnummer-barcodenummers worden niet aangepast door deze instelling. Die behouden hun huidige leerlingnummer als bascodenummer.
Dit kan je dan per per leerling aanpassen: Beheer > Afwezigheid > Barcodenummers
Het voordeel van geheime barcodenummers is dat leerlingen niet de kans krijgen om over hun barcode een zelfgemaakte barcode, opgebouwd uit een ander leerlingnummer, te gebruiken. Hiermee ga je misbruik tegen.
Ga naar Beheer > Instelling > Basisinstellingen en zet het vinkje ‘Geheime barcodenummers’ gebruiken aan’
Ga naar Beheer > Afwezigheid > barcodenummers Hier kan je de geheime barcodenummer inzien en bewerken.
De barcodenummers kan je hier exporteren. Dit barcodenummer moet uiteraard op het leerlingpasje als barcode staan.
Barcodelezer
De barcodelezer moet programmeerbaar zijn.
Er moet een prefix “~” en een suffix “[ENTER]” ingesteld worden. Controleer hiervoor de documentatie van je barcodelezer.
Dit betekent dat als je bijvoorbeeld in Notepad met de barcodelezer een leerlingenpas inleest, het onderstaande scherm getoond wordt.
Afwezigheidsreden instellen
In Somtoday moet een afwezigheidsreden instellen van het type Te laat onder Beheer > Afwezigheid > Afwezigheidsredenen. De waarde toestaan voor docenten moet, afhankelijk of docenten wel/niet deze reden mogen gebruiken, op ja/nee ingesteld worden.
Maak een Formulier aan met de gewenste tekst, variabelen uit Somtoday staan gedefinieerd onder de knop Overzicht velden. Dit formulier is alleen nodig als je ook de bonnetjes printer wilt gebruiken. Als deze niet wordt gebruikt moet dit formulier niet aangemaakt worden.
Barcodelezer-instellingen op lokale pc
Op de PC waar de barcodelezer is gekoppeld, moeten de onderstaande instellingen doorgevoerd worden. Deze instellingen worden als cookie opgeslagen onder de ingelogde gebruiker. Als er meerdere personen op de PC inloggen, dan moet voor iedere persoon deze instellingen doorgevoerd worden om het cookie te maken.
Ga naar Beheer > Afwezigheid > barcodelezer. Vul het publieke IP-adres in (op te vragen via https://watismijnip.nl/), het gebruikte UDP-poortnummer en de gewenste afwezigheidsreden. Laat de Mode op Automatisch staan.
Voorkeuren per Somtoday gebruiker
Meld je met het gewenste account wat de afwezigheidsregistratie uitvoert in Somtoday aan en ga naar Leerlingen > Afwezigheid > Afwezigheid invoeren. Klik rechts onderaan op Voorkeuren en wijzig deze instellingen naar het onderstaande voorbeeld.
Doe dit voor iedere gebruiker die de barcodelezer gebruikt.
Bonnetjes printer netwerkinstellingen
Om de bonnetjes printer aan te sturen moet je aanpassingen maken in de firewall van je school.
Op je firewall moet je een UDP-poort openzetten, in het voorbeeld wordt UDP 9505 gebruikt. Je moet een route aanmaken die UDP-verkeer op poort 9505 doorzet naar het lokale IP-adres van de betreffende werkstation. Dit werkstation moet dus altijd hetzelfde IP-adres hebben. Bij meerdere locaties moet je meerdere UDP-poorten configureren.
Printservertool
Voor het installeren van het lokale printprogramma is het niet nodig om een Setup-programma uit te voeren. De map met daarin het programmabestand kopiëren naar de lokale computer is voldoende. Start vervolgens het programma HtmlPrintProgram.exe op. Dit programma vereist wel dat het Microsoft .NET framework 2.0 geïnstalleerd is op de computer. Als dit nog niet het geval is, kun je het framework downloaden van https://www.microsoft.com/nl-nl/download/details.aspx?id=1639.
Het IP-adres en poortnummer dat ingesteld staat op de cliëntcomputer moeten van buitenaf bereikbaar zijn. Het gaat dus om het externe IP-adres van de school. De gegevens die binnenkomen op het opgegeven poortnummer, moet je doorsturen naar een poort op de computer waarop de barcodelezer is aangesloten. Dit kan hetzelfde poortnummer zijn, maar mag ook een andere poort zijn. De poort waarop het programma luistert, kun je instellen in het programma. Standaard maakt het programma gebruik van poortnummer 5905.
Maak een directory aan op C: die heet SOMtoday-telaatregistratie.
Plaats in C:\SOMtoday-telaatregistratie alle files uit de bijgeleverde zip file, maak een snelkoppeling aan in de map opstarten van de default gebruiker, zodat het programma HtmlPrintProgram.exe altijd start bij het opstarten van de pc.
Voor het instellen van een ander UDP-poortnummer of een andere printer stop je de service en klik op Instellingen.
Vul de gewenste instellingen in, klik op OK en start opnieuw de service.
Achter het poortnummer hoort er een _ te staan.
Werking
In het scherm Leerlingen > Afwezigheid > Afwezigheid invoeren wordt nu het barcodelezer panel getoond. Als je nu met de barcodelezer een barcode op een leerlingpas uitleest, wordt automatisch een afwezigheidsmelding gemaakt.