ParnasSys
In ParnasSys kun je aangeven of een leerling uitgewisseld moet worden met Somtoday. Als in ParnasSys de koppeling met Somtoday geactiveerd is (Beheer > Koppelingen: Koppelingen > Som) dan wordt bij elke leerling het veld Versturen naar Somtoday Ja/Nee zichtbaar
Zie Leerling > [leerling selecteren] > Personalia > Personalia
Standaard staat dit aan, maar dit is uit te zetten voor die leerlingen die niet (SO) of niet meer (uitgeschreven) uitgewisseld moeten worden.
Somtoday
Ook in Somtoday moet de koppeling zijn geactiveerd: Zie Beheer > Instelling > Features > ParnasSys koppeling.
In Somtoday kun je een leerling ontkoppelen van ParnasSys: Leerlingen > [leerling selecteren] > Personalia > Leerling > Wijzigen (rechts onder) > Ontkoppel van ParnasSys.
Alle informatie over de synchronisatie
De synchronisatie
Voorwaarde voor een leerling om met een synchronisatie mee te komen, is dat de leerling in ParnasSys in een groep geplaatst is. Hierna wordt een leerling in Somtoday aangemaakt met de volgende gegevens:
- Leerling
- Verzorger
- Registratie
- Plaatsing (de groepsindeling uit ParnasSys komt niet mee)
- LGF
- Uitstroomprofiel
- Toelaatbaarheidsverklaring
In ParnasSys is het mogelijk (en gebruikelijk voor het VSO) om na leerjaar 8 door te tellen; 9, 10, 11, .... Omdat Somtoday een VO-leerlingadministratiesysteem is, zijn daar alleen de leerjaren 1-6 beschikbaar. Een leerling uit ParnasSys met een leerjaar gelijk aan of hoger dan 6, krijgt in Somtoday in leerjaar 6 een plaatsing.
Hierna kun je de leerling in het juiste leerjaar/opleiding/stamgroep plaatsen.
Details van synchroniseren van alle koppelvelden
Bij de eerste synchronisatie worden meer velden overgenomen dan bij een volgende synchronisatie. De details daarvan vindt je in deze bijlage.
Bijlage koppelvelden tussen ParnasSys en Somtoday
Synchronisatiefrequentie
Elke dag rond 18 uur vindt er een automatische synchronisatie tussen ParnasSys en Somtoday plaats, mits er een vinkje staat bij Automatische synchronisatie actief en in ParnasSys de koppeling met Somtoday is afgenomen.
Een nieuw ingeschreven leerling in ParnasSys is dus de volgende dag beschikbaar in Somtoday.
Een applicatiebeheerder kan overdag handmatig de synchronisatie opstarten.
Leerling 'verhuisd' naar andere ParnasSys database
Volg het stappenplan om een leerling die van ParnasSys-database ‘verhuisd’ in Somtoday dezelfde leerling te laten blijven.
Stappenplan
- ParnasSys: Schrijf de leerling uit in ParnasSys.
- Somtoday: Schrijf de leerling uit in Somtoday (dit is niet noodzakelijk, maar hiermee wordt de 'knip' ook in Somtoday gelegd).
- Somtoday: Maak een nieuw registratieblok aan (Leerlingen > [leerling selecteren] > Onderwijs > Registraties > Registratie toevoegen.
- Somtoday: Ontkoppel de leerling van ParnasSys (Leerlingen> [leerling selecteren] > Personalia > Leerling> Wijzigen (rechts onder) > Ontkoppelen van ParnasSys).
Hierdoor komt de leerling als niet-gekoppeld in Somtoday te staan. - ParnasSys: Vink bij de leerling Versturen naar Somtoday uit (Leerling > [leerling selecteren] > Personalia > Personalia > bewerken-potlood onder Personalia > Versturen naar Somtoday uitvinken.
Deze stap zorgt ervoor dat de uitgeschreven leerling niet meer wordt uitgewisseld met Somtoday. Dit is vooral van belang bij een wijziging tijdens het schooljaar. - ParnasSys: Voer de leerling in, in de andere ParnasSys-database.
- ParnasSys: Vink bij deze leerling Versturen naar Somtoday aan.
- Somtoday: Synchroniseer met Somtoday. Op basis van het BSN wordt de niet-gekoppelde leerling in Somtoday nu gekoppeld aan de nieuw aangeboden leerling uit ParnasSys.
Let op: er wordt alleen een koppeling gelegd tussen de bestaande leerling in Somtoday en de ‘nieuwe’ leerling uit ParnasSys, de schoolloopbaan wordt niet bijgewerkt. - Somtoday: Omdat er geen identificerend gegeven voor de ouders/verzorgers/relaties is, worden deze bij de synchronisatie vanuit de nieuwe ParanasSys-database toegevoegd aan de al aanwezige ouders/verzorgers/relaties. Advies is om het mailadres en telefoonnummer van de oude ouders/verzorgers/relaties over te nemen bij de nieuwe ouders/verzorgers/relaties en de oude ouders/verzorgers/relaties te ontkoppelen en te verwijderen uit Somtoday.
Bijlage koppelvelden tussen ParnasSys en Somtoday
Download hier het document.
