Het rooster wordt in Somtoday handmatig ingelezen bij Beheer > Import & Export > Imports > Rooster. Het gaat hier om een handmatige import.
Gebruik je een automatische roosterkoppeling, lees dan deze artikelen
Wat gebeurt er als het rooster wordt ingelezen?
Eerst volgt een controle op de eerste en laatste datum in het bestand versus de waarden van <Rooster importeren vanaf> en <Rooster importeren t/m>.
Als er geen overlappende datum is of <Rooster importeren vanaf> ligt meer dan één dag voor de eerste datum in het bestand of <Rooster importeren t/m> ligt meer dan één dag na de laatste datum in het bestand wordt een melding getoond zonder dat het inlezen wordt gestart.
De waarden van <Rooster importeren vanaf> en <Rooster importeren t/m> of het roosterbestand kunnen dan worden aangepast.
Als de waarden van <Rooster importeren vanaf> en <Rooster importeren t/m> en het bestand binnen de marges van de controles met elkaar overeenkomen wordt het inlezen gestart. In het scherm krijg je de boodschap “De taak is op de achtergrond gestart. De voortgang van de taak kun je hieronder zien. (Het kan enkele seconden duren voordat de voortgang zichtbaar is)”
Van elke import wordt een logbestand bestand gemaakt welke onderin het scherm wordt aangeboden als de import voltooid is.
- Klik op de gewenste regel
- De details van de import worden getoond
- In dit verslag kan eventueel gefilterd worden op de soort melding.
- Een export naar .csv behoort tot de mogelijkheden.
Naar aanleiding van dit foutverslag kan verder gekeken worden naar oorzaken van de niet ingelezen roosterregels. Nagegaan moet worden of bijvoorbeeld naamgeving van docenten en vakken in Somtoday wel overeenkomen met de gebruikte namen in het roosterprogramma. Hierop zal dan een verbeteractie moeten plaatsvinden, waarna het rooster opnieuw kan worden geïmporteerd.
Aandachtspunten bij het inlezen van het roosterbestand:
- Het bestand is een tekstbestand met vrij te kiezen naam en extensie
- Het bestand bestaat altijd uit regels van veertien velden
- De velden zijn gescheiden door komma’s
- De velden Vak en Klas kunnen tijdens de import samengevoegd worden tot een lesgroepnaam, het gebruik van ~ om op 1 regel meerdere groepen te plaatsen wordt ondersteund.
- Per bundeling worden de regels in het tekstbestand in een voor de bundeling optimale volgorde gesorteerd.
Wanneer een blokuur van afspraken:
Als er roosterregels zijn die in tijd (begintijd + duur) op elkaar aansluiten en dezelfde inhoud hebben van docent(en), datum, vak en groep(en) zal hier tijdens de import één blokuur van gemaakt kunnen worden.
Voorbeeld:
mgn,2011,6,17,1,wi,b2a,101,0,,304,830,50,
mgn,2011,6,17,2,wi,b2a,101,0,,305,920,50,
mgn,2011,6,17,3,wi,b2a,101,0,,306,1030,50,
Bovenstaande importregels zullen samengevoegd worden tot 1 afspraak van 8.30 – 11.20 uur als het vinkje ‘Lesuren bundelen’ aan staat.
Voordeel: er hoeft maar 1 keer aanwezigheid geregistreerd te worden.
Nadeel: een leerling die tussendoor naar de orthodontist moet kan niet door de docent tijdelijk
afwezig geregistreerd worden.
Wanneer worden verschillende lesgroepen samengevoegd:
Als er roosterregels zijn die alleen op lesgroepnaam verschillen zullen deze worden samengevoegd tot 1 afspraak als het vinkje ‘Lesgroepen bundelen’ aan staat.
Voorbeeld:
bve,2011,6,17,1,mt,b2a,101,0,,304,830,50,
bve,2011,6,17,1,mt,b2b,101,0,,304,830,50,
Bovenstaande importregels zullen samengevoegd worden tot 1 afspraak voor b2a èn b2b.
Hoe wordt bepaald voor welke lesgroep de afspraak aangemaakt moet worden?
Door een vast stramien te volgen wordt bepaald of de afspraak aangemaakt kan worden of niet.
Voorbeeld 1: Drt,2011,6,17,4,ak,m1c,108,,307,1120,50,
Bestaat lesgroep m1c? --> klaar, afspraak aanmaken.
Bestaat lesgroep m1cak? --> klaar, afspraak aanmaken.
Bestaat lesgroep m1ak? --> klaar, afspraak aanmaken.
Afspraak kan niet aangemaakt worden --> klaar, logregel maken.
Voorbeeld 2: bkr, 2011,6,17,3,wisa_5,v4a,,217,1010,50,
Bestaat lesgroep v4a? --> klaar, afspraak aanmaken.
Bestaat lesgroep v4awisa_5? --> klaar afspraak aanmaken.
Bestaat lesgroep v4wisa_5? --> klaar, afspraak aanmaken.
Afspraak kan niet aangemaakt worden --> klaar, logregel maken.
Verwerkingsstappen in Somtoday
Als het bestand wordt ingelezen worden de regels gecontroleerd op inhoud. Er wordt gezocht naar docentafkorting, datum, vak en lesgroep. Indien die niet gevonden kunnen worden zal dit in het log worden vermeld en wordt de regel overgeslagen.
Stap 1
De standaard sortering van de roosterpakketten is:
|
Sortering op: ABCDEFGH |
|
A. Docent |
|
B. Jaar |
|
C. Maand |
|
D. Dag |
|
E. Lesuur |
|
F. (Cluster)Vak |
|
G. Groep |
|
H. Locatie |
Somtoday gebruikt voor het samenstellen de optimalere gegevens:
F Vak
G Lesgroep
Stap 2 (optie)
De tweede stap is het bundelen van de samenhangende blokjes die opeenvolgend worden aangeboden. Per docent worden beide locaties samengebracht.
Stap 3 (optie)
De derde stap is het bundelen per groep van de samenhangende blokjes die opeenvolgend worden aangeboden van (docent + locaties) indien de locaties per docent identiek* zijn.
Stap 4 (optie)
De vierde stap is het bundelen per vak van de samenhangende blokjes die opeenvolgend worden aangeboden van (groep + docenten + locaties) indien (docenten + locaties) per groep identiek* zijn.
Stap 5 (optie)
De vijfde stap is het bundelen van opeenvolgende afspraken in de tijd indien (groepen + docenten + locaties) per begintijdstip identiek* zijn.
*Indien de onderliggende inhoud niet identiek is blijft de afwijkende regel zonder verdere aggregatie op dat niveau staan en levert daarmee een zelfstandige afspraak in de agenda’s va medewerkers en leerlingen.
Via de opties kun je bij het inlezen zelf bepalen tot welk niveau je de afspraken wilt bundelen.
Aandachtspunten:
- De mate waarin afspraken worden gebundeld heeft invloed op het presentieregistratie-proces. Per afspraak kan maar één maal de registratie worden ingevoerd.
- Voor instellingen die gebruik maken van de PRESTO-afwezigheidsregistratie is het bundelen van locaties en docenten niet mogelijk.
Stap 6
Als Somtoday alle regels uit het roosterbestand heeft verwerkt tot potentiele afspraken worden de afspraken vergeleken met de afspraken die al in Somtoday staan. Er zijn dan 3 mogelijkheden:
- De afspraak staat in Somtoday en in het importbestand
- Deze afspraak wordt overgeslagen, de handeling wordt vermeld in het logbestand
- De afspraak staat niet in Somtoday maar wel in het importbestand
- Dit is een nieuwe afspraak die aan de afspraken wordt toegevoegd, de handeling wordt vermeld in het logbestand
- De afspraak staat in Somtoday maar niet in het importbestand
- Deze afspraak wordt verwijderd mits de presentieregistratie nog niet is gedaan en/of de afspraak handmatig is aangepast.
- Als er huiswerk op hetzelde tijdstip van de afspraak was gekoppeld krijgt de docent een bericht dat de afspraak is aangepast. Het huiswerk wordt niet verplaatst, maar de afspraak wordt wel verwijderd.
Het bericht voor de docent in Somtoday wordt ook automatisch doorgestuurd naar de e-mailbox van de docent als deze dat heeft ingesteld onder Berichten > tabje Instellingen, vinkje bij ‘E-mail bij huiswerk en verplaatst het eventueel’. De docent kan uiteraard deze instelling zelf uitzetten.