Agenda

Waar

Het raadplegen en onderhouden van de agenda kan via:

• Home > Agenda
• Personeel > Personeelslid selecteren > Agenda
• Leerlingen > leerling selecteren > Agenda

 Het scherm Agenda opent in de actuele week en toont de ingeplande afspraken.

• De oranje lijn toont de actuele tijd.
• Lessen waarvoor presentieregistratie moet plaatsvinden, zijn herkenbaar aan het  in de titelbalk van de afspraak.
• Lessen waarvoor de presentieregistratie al is opgeslagen: 
• De kleur van de afspraak wordt bepaald door het afspraaktype.
• Met de knop Lesuren, links in het scherm, kun je het lesuren-sjabloon uitschakelen.
• Via de kalender kun je bladeren in de agenda.
• De knop Mijn instellingen maakt het instellen van de volgende opties mogelijk:
  • Print opmaak
  • Het koppelen van de agenda met toegestane externe agenda’s
• Via de knop Overzicht kan je een lijst met afspraken raadplegen.
• PDF zorgt voor een afdrukbaar overzicht van de afspraken van de getoonde week.
• De knop Afspraak toevoegen opent het scherm Uitgebreide afspraak.

In de agenda kun je ook een afspraak maken door over de agenda te slepen met de linkermuisknop ingedrukt. 

Hoe

Uitgebreide afspraak

In het scherm Uitgebreide afspraak leg je de afspraken vast.

Verplichte velden:

• Afspraaktype
• Titel
• Begin - Datum en lesuur/tijd. Het veld voor de tijd staat standaard op lesuur. Met het icoon naast dit veld kun je switchen naar de tijd. Hierna is het veld Eind beschikbaar voor datuminvoer.
• Eind - Als bij het Begin is gekozen voor een lesuur, kun je hier hetzelfde of een later lesuur ingeven (in geval van een blokuur).

Optionele velden:

• Activiteit
• Vak
• Locatie
• Omschrijving

Het maken van een afspraak met flexibele lestijden

Vanaf 16-3-2020 is het ook mogelijk om flexibele lestijden te gebruiken. Je wijkt daarbij af van de standaard lestijdentabel. Het is wel noodzakelijk om een standaard lestijdentabel aan te maken, omdat het systeem hier naar kijkt op het moment dat er niet aangegeven is dat er een afwijkend lesuur is.

Je kunt deze afspraken zowel inlezen met een roosterbestand als handmatig aanmaken. Voor het handmatig aanmaken van een afspraak is het wel van belang dat je aangeeft om welk lesuur het gaat, zodat het systeem weet dat die dag, met dat lesuur een ander tijdstip heeft.

Via de agenda van het personeelslid of leerling maak je de afspraak aan > bij de datum en tijdstip klik je eerst op het klokje om het lesuur aan te geven.

 

 

Daarna geef je aan welk tijdstip bij dat lesuur hoort > vult de overige gegevens in en slaat de afspraak op. Nu hebben de leerlingen of de lesgroep die er aan gekoppeld is, een afwijkend lesuur voor alleen die dag.

Lees dit achtergrond artikel voor meer uitleg: Flexibele lestijden in het rooster

Afspraak herhaling

Als je Herhaling aanvinkt, kan je aangeven of je de afspraak dagelijks, wekelijks of maandelijks wilt herhalen.

Het is mogelijk om de volgende gegevens van een herhalende afspraak aan te passen: 

• De einddatum/max aantal herhalingen van de afspraak kun je aanpassen, met dien verstande dat afspraken uit het verleden niet worden verwijderd.
• Losse afspraken in de toekomst kun je verwijderen uit een herhaling.
• Participanten kun je bij een toekomstige afspraak toevoegen/verwijderen voor huidige (reeds geselecteerde personen voordat de herhaling wordt ingesteld) plus alle volgende afspraken.

Alle overige mutaties gelden uitsluitend voor de geselecteerde afspraak.

• Onder Participanten is het mogelijk om collega’s, leerlingen, stamgroepen en lesgroepen uit te nodigen. Het intikken van een (deel) van de naam opent een lijst waarin een keuze gemaakt kan worden.
• De knop Beschikbaarheid opent een scherm met daarin een overzicht van de afspraken van de participanten van aan te maken afspraak.
• Onder Uitgebreide instellingen staan de instellingen voor de vestiging.
• Het aantal Minuten IIVO. Bij de keuze van de lesuren/tijden is dit veld gevuld.
• Door het veld Presentieregistratie op te zetten, ontstaat de mogelijkheid tot het registreren van de leerlingen bij de afspraak. 
• Als de leerlingen zich present moeten melden bij de afspraak, plaats dan een vinkje.
• Het veld KWT (keuzewerktijd) zorgt, indien aangevinkt, voor een keuzewerktijd afspraak (zie Keuzewerktijd Beheer).
• Onder Bijlagen kun je één of meerdere bijlagen aan de afspraak koppelen. Alle gekoppelde gebruikers kunnen over deze bijlagen beschikken in Somtoday. De bijlagen zijn alleen zichtbaar in Somtoday. In de ELO zijn ze niet te zien.

Autorisatie

Autorisatie ELO

Ga naar Beheer​ > ​Instelling​ > ​Features en klik voor de regel Somtoday elo in de kolom Instellingen wijzigen op het potlood ().
Selecteer onder ​Somtoday elo autorisatie instellingen ​de juiste vestiging en klik op het vergrootglas. De beschikbare ELO instellingen worden nu getoond, en kunnen aangepast worden.