Inleiding

Keuzewerktijd (afgekort KWT) is in Somtoday een benaming om de leerling één of meer keuzes aan te bieden waarop de leerling zich kan inschrijven. Je bepaalt welke keuze of keuzes de leerling te zien krijgt. De leerling kan zich daarop inschrijven, zodat je weet welke leerlingen welke keuzes hebben gemaakt.

Rechten voor KWT

Om als docent een keuzewerktijdafspraak in Somtoday aan te maken en in Somtoday Leerling & Ouder aan de leerling aan te bieden, moet je rechten hebben ontvangen van je applicatiebeheerder. Je kunt dit controleren door te klikken op Leerlingen > KWT. Als de menukeuze KWT ontbreekt, dan heb je de rechten niet ontvangen. Neem in dat geval contact op met de applicatiebeheerder.

Voor applicatiebeheerders:

Met de rolrechten [KWT afspraken collectief wijzigen] mogen de KWT-afspraken aangepast worden.
Met de rolrechten [KWT inschrijvingen collectief wijzigen] kunnen alleen de inschrijvingen aangepast worden.

Proces in Somtoday en Somtoday Leerling & Ouder

Met de onderstaande stappen wordt duidelijk hoe het proces verloopt in Somtoday en Somtoday Leerling & Ouder.

Je maakt in je Somtoday-agenda of via het KWT-menu een afspraak met het kenmerk KWT
Je kunt opleidingen, les- of stamgroepen of leerlingen opgeven voor de mogelijke deelnemers
De leerling ziet, als de inschrijvingstermijn open staat, in het rooster een keuze-optie staan, selecteert deze en maakt een keuze
Je kunt via het menu Leerlingen > KWT > [KWT-afspraak selecteren] zien welke leerlingen zich hebben ingeschreven. Dit kan ook via je agenda door de KWT afspraak te openen
Na de opgegeven einddatum voor de inschrijving kunnen leerlingen geen wijzigingen meer maken en liggen hun keuzes vast
Zodra de KWT-afspraak start, kun je de presentieregistratie invoeren

KWT-afspraak maken met één keuze

Stap 1: KWT afspraak maken met één keuze

Maak in je agenda een afspraak aan.
Waar: Home > Agenda
Hoe: Klik op Nieuwe afspraak.

Afspraakkenmerken

Afspraaktype: Maak hier de juiste keuze (vraag het na bij je applicatiebeheerder)
Titel: De titel van de keuzeafspraak die de leerlingen zien in Somtoday Leerling & Ouder
Activiteit: Dit is niet verplicht (indien wel, vraag je applicatiebeheerder)
Locatie: Het lokaal/de ruimte waar de afspraak plaatsvindt
Omschrijving: inzichtelijk voor de leerling als hij de keuze wil gaan maken
Begin: De begindatum en tijd van de afspraak, niet van de inschrijving
Eind: De einddatum en tijd van de afspraak
Participanten: Laat dit leeg, hier komen de ingeschreven leerlingen te staan
Presentieregistratie: Indien aangevinkt, kun je presentieregistratie bijhouden
Keuze werk tijd: Zet hier een vinkje. Vervolgens opent er een pop-up

KWT-kenmerken

Max. aantal inschr. Geef het gewenste maximum aantal inschrijvingen op
Inschrijving openen: het moment waarop de leerling zich kan gaan inschrijven
Inschrijving sluiten: De maximale deadline voor inschrijven, deze moet op of voor de startdatum en tijd van de KWTafspraak liggen
De KWT-afspraak wordt aangeboden aan de leerlingen uit de volgende selectie:
- Leerjaar en onderwijssoort: bijvoorbeeld alle Havo 4 leerlingen
- Opleidingen: laat leeg of kies de gewenste opleiding door deze in te typen
- Groepen: typ de stam- of lesgroep(en) in, of laat het leeg
- Leerlingen: type de namen van de leerlingen in

Sla het KWT-scherm op en sluit ook de KWT-afspraak.
Hieronder zie je een voorbeeld van de in Somtoday aangeboden KWT afspraak.

Stap 2: de leerling schrijft zich in

De leerling ziet in Somtoday Leerling & Ouder in het rooster het volgende staan van de bovenstaande afspraak:

Als de leerling op de KWT afspraak klikt, kan hij zich inschrijven/uitschrijven en de details opklappen van de afspraak.

Na de keuze sluit direct het scherm en is de afspraak voor de leerling gepland.

De leerling kan zijn keuze altijd aanpassen/uitvinken tot aan de deadline van de inschrijving. Daarna is het door de leerling niet meer aan te passen.

Als het maximaal aantal inschrijvingen is bereikt, blijft bij leerlingen die zich niet hebben ingeschreven de afspraak zichtbaar in het rooster. Deze leerlingen kunnen zich echter niet meer inschrijven.

Stap 3: keuzes van leerlingen inzien en beheren, berichten versturen

Via je agenda

In je Somtoday agenda kan je de ingeschreven leerlingen inzien. Somtoday-icoon > Agenda > afspraak aanklikken, links onder bij participanten

Via het KWT menu

Je kunt altijd de keuzes van leerlingen bekijken en aanpassen via het KWT menu

Leerlingen > KWT > Keuzemomenten > KWT-afspraak selecteren > knop keuzes inzien

Het onderstaande scherm krijg je te zien

Je kan de leerlingen inschrijven, uitschrijven of een bericht versturen met de onderstaande actieknoppen

Ter info: als je een leerling uitschrijft vòòr het sluiten van de inschrijving, dan kan de leerling zich alsnog inschrijven. Als je dit na de sluiting doorvoert, kan de leerling dit niet meer aanpassen.

Stap 4: export van de ingeschreven leerlingen

In het bovenstaande scherm kun je een export maken van de ingeschreven als de kwt afspraak hebt geselecteerd.

Stap 5: afwezigheid invoeren voor de KWT-afspraak

Via de normale manier kun je afwezigheid invoeren. Selecteer de afspraak uit je agenda of dagrooster om de afwezigheid in te voeren.

KWT-afspraak maken met meerdere keuzes

Als je de leerlingen wil laten kiezen uit twee of meerdere keuzes, moet je het volgende doen:

Waar

Leerlingen > KWT > Keuzemomenten > knop Keuzemomenten toevoegen

Stap 1: optioneel of verplichte keuze, aantal keuzes

Presentie registratie verplicht: hiermee dwing je af dat aan/afwezigheid moet worden ingevoerd
Min aantal keuzes: 0 betekent: de leerling mag kiezen, maar dat hoeft niet; 1 of hoger: de leerling moet 1 of meer keuzes maken
Max aantal keuzes: indien je 2 of meer keuzes gaat aanbieden, beperk je het maximale aantal keuzes dat de leerling kan maken.

Stap 2: waarvoor kan gekozen worden, wie en wanneer en herhalen

bovenste deel: het moment waarop en waarvoor
middelste deel: wie nodig je uitnodigt en wie moet verplicht komen
onderste deel: inschrijving openen en sluiten

Vul eerst één afspraak helemaal in, en klik dan op het keuzemoment kopieer knopje

Stap 3: Keuzemoment kopiëren voor een tweede keuzeoptie

Na de kopie pas je een paar dingen aan, zoals de docent omdat deze niet op twee plekken tegelijk kan zijn. Eventueel kan je een ander afspraakmoment of inschrijfwindow hanteren.

Je kan onbeperkt keuzes aanbieden. Afhankelijk van wat je in het eerste scherm (stap 1) hebt gekozen bepaalt dit of de leerling één of meerdere keuzes kan maken.

Herhalen: dagelijks, wekelijks en maandelijks

Door op herhalen te klikken en de einddatum in te vullen, bepaal je dat als de leerling kiest, deze keuze van de leerling automatisch t/m de einddatum wordt herhaalt.

Het is niet zo dat de leerling iedere keer opnieuw de keuze kan maken. Als je dat wilt, dan moet je voor iedere keer een nieuwe KWT afspraken aanmaken. Dit kan ook ingelezen worden, zie KWT rooster

Meerdere KWT-afspraken, wie heeft zich niet ingeschreven?

Het gebeurt vast wel eens dat een leerling zich (nog) niet heeft ingeschreven. Dat is per KWT-afspraak in te zien zoals hiervoor is uitgelegd. Uiteraard kun je in Somtoday ook makkelijk terugvinden welke leerlingen zich nog niet hebben ingeschreven. Je kunt op twee manieren de leerling keuzes opzoeken:

Situatie 1: inschrijvingen voor twee of meer KWT-afspraken
Situatie 2: voor welke KWT-afspraak had de leerling zich nog meer kunnen inschrijven

Situatie 1: inschrijvingen voor twee of meer KWT afspraken

Waar: Leerlingen > KWT
Hoe: filter op jouw afspraken, plaats een vinkje voor de KWT-afspraken en klik rechtsonder op de knop Keuzes.

Je krijgt dan het volgende scherm te zien.

Situatie 2: voor welke KWT-afspraak had de leerling zich nog meer kunnen inschrijven

Waar: Leerlingen > KWT

Hoe: Klik op de afspraakregel zoals hieronder is aangegeven

Je ziet de gekozen afspraak. Klik nu op de knop Keuzes onderin het scherm.

Je ziet dan alle afspraken die exact gelijk zijn aan de gekozen afspraak. Dit zijn KWT-afspraken die de leerling ook had kunnen kiezen.

KWT en huiswerk

Aangezien de afspraken voor KWT op individuele basis zijn en niet pers lesgroep kan er geen huiswerk worden toegevoegd. Huiswerk toevoegen doe je altijd op basis van de lesgroep. Wel is er een alternatief door het huiswerk bij de afspraak omschrijving te vermelden. Vanuit Zermelo kun je dit in de afspraak toevoegen door rechts onderin op het oranje tekst icoontje te klikken waarna je de afspraakomschrijving kunt invullen.

Nadat de afspraak naar Somtoday is over gezet zie je de tekst in de afspraakomschrijving.

De leerling kan in de app deze tekst terug zien door in het rooster op de betreffende afspraak te klikken.