Registraties – Somtoday

Waar

Leerlingen > [leerling selecteren] > Onderwijs > Registraties

Uitleg

Een leerling heeft minimaal één registratie. Een registratie in Somtoday heeft altijd een bloknummer. Indien de leerling meerdere registraties heeft, dan zijn er ook meerdere registratie-bloknummers.

Het registratieblok

Als een leerling wordt ingeschreven op een vestiging, dan krijgt hij automatisch een registratie met bloknummer 1. Alle aaneengesloten plaatsingen hebben dit registratiebloknummer.

Als een leerling vertrekt maar besluit toch weer terug te komen of als hij wordt geplaatst op een ander brinnummer, dan krijgt de leerling een nieuw registratiebloknummer.

Als een leerling via een nieuwe plaatsing word ingeschreven op een ander brinnummer, dan verzorgt Somtoday zelf de in- en uitschrijving richting ROD.

Als het Brin-4 nummer wijzigt wordt er een nieuw registratieblok aangemaakt

Registratie niet versturen naar ROD

Als je de plaatsingen die zijn gekoppeld aan de registratie wilt uitsluiten van de ROD communicatie, dan kan je op de registratiekaart een vinkje Niet versturen naar ROD aanvinken.

Klik op de knop Wijzigen en vink dit aan.

Toepassing:

VSO leerlingen: de uitwisseling met ROD verloopt via ParnasSys
Een tijdelijke proefplaatsing: een leerling zit tijdelijk op je school, maar is ingeschreven bij een andere school
Je schrijft de leerling in voor een MBO opleiding waarvoor je geen licentie hebt, maar de bekostiging loopt via een MBO-LAS en niet via Somtoday

Werking

Als je het aanvinkt:

wordt er niks automatisch verstuurd naar ROD. Als je een toch een in- of uitschrijving wilt versturen zul je dat zelf met de hand moeten doen
worden geen inschrijfberichten meer verstuurd naar ROD
wordt er geen examendeelname en registratie verstuurd naar ROD
worden wel identificatieberichten verstuurd naar ROD (vanwege de ECK-id nummervoorziening) als de feature daarvoor in Somtoday aanstaat

School van herkomst

Hier registreer je de gegevens van de school van herkomst. Somtoday maakt geen onderscheidt tussen een basisschool of VO school. Alleen de meest recente school van herkomst kan je registreren in Somtoday.

Mocht je bij een leerling die van een andere VO school komt willen vastleggen wat zijn basisschool was, dan moet je hiervoor extra vrije velden aanmaken op de registratiekaart. Zie dit artikel: Vrije velden

Het veld Datum bericht uitschrijving ontvangen wordt automatisch gevuld zodra ROD het inschrijfbericht van de vervolgschool heeft ontvangen.

Digtale uitschrijfbericht

Een digitaal uitschrijfbericht van de school van herkomst word hier zichtbaar zodra de leerling is uitgeschreven bij de school van herkomst en dit is verwerkt door ROD. ROD vult automatisch deze velden. Je hoeft hier niks voor te doen.

Lees dit artikel over de werking hiervan: Digitaal inschrijfbericht en uitschrijfbericht

Advies / Wens

In deze velden worden de verschillende vormen van advies / wens vastgelegd. De beschikbare waardes uit de 4 dropdowns worden beheert in de tabel Plaatsingsadviezen.

Als een leerling wordt geïmporteerd via een OSO-dossier, dan worden hier de advieswaardes automatisch geregistreerd, mits de tabel Plaatsingsadviezen is voorzien van de code van DUO.

Bijlagen

Aan de registratiekaart kan je bijlagen koppelen. Je kan een bestaande bijlage die al eerder was geïmporteerd aan deze kaart koppelen of een nieuwe bijlage importeren. Tijdens het koppelen kan je aangeven wat voor soort document de bijlage is en je kan een omschrijving toevoegen.

Het Soort documenten word beheert in LVS Bijlagesoorten

Als je een bijlage ontkoppeld van de registratiekaart dan wordt deze niet verwijderd uit Somtoday. Om een bijlage te verwijderen ga je bij de geselecteerde leerling naar Begeleiding > LVS bijlagen > wijzigen

Beëindigen registratie (uitschrijven van de leerling)

Via de knop Beëindigen registratie schrijf je de leerling uit. Bij nog leerplichtige leerlingen of geslaagde leerlingen die nog geen startkwalificatie hebben, is het verplicht de school van vertrek in te voeren. Ook moet je bij vertrek naar het buitenland invullen waar de leerling naartoe gaat. Deze gegevens kun je later ook nog wijzigen.

De lijst van de Vertrekstatus is een vaste lijst. De gekozen waarde wordt ook zichtbaar in het product CumLaude (Management tool van Somtoday)

De lijst van Reden uitschrijving kan de school zelf bepalen. Dit wordt beheert bij Uitschrijfredenen

Beëindig automatisch:

Niets: De einddatum van de gekozen vakken wordt niet aangepast naar de datum van uitschrijving maar zal na de jaarovergang op 31/07 blijven staan
Groepsindelingen: zet de uitschrijfdatum ook door naar de lesgroepdeelname. Daarmee is de leerling na de uitschrijfdatum niet meer zichtbaar in de lesgroep
Vakkenpakket en groepsindelingen: de uitschrijfdatum wordt ook doorgevoerd bij de vakkkeuzes en lesgroepen. Deze waarde is in bijna alle gevallen het beste om te kiezen.

Als docenten of andere medewerkers na de uitschrijfdatum via de lesgroepen voor de leerling nog mutaties moet doorvoeren, dan is het verstandig om voor de waarde Niets te kiezen.

Vervolgonderwijs

Geef hier de school op waarheen de leerling vertrekt.

Het veld Datum bericht inschrijving ontvangen wordt automatisch gevuld zodra ROD het inschrijfbericht van de vervolgschool heeft ontvangen.

Digitale inschrijfbewijzen (afkomstig van nieuwe vervolgschool)

Een digitaal inschrijfbericht van een vervolgschool word hier zichtbaar zodra de leerling is ingeschreven bij de vervolgschool en dit is verwerkt door ROD. ROD vult automatisch deze velden. Je hoeft hier niks voor te doen.