Waar
Beheer > Gegevensopschoning
Uitleg
Daarna volgen er drie mogelijkheden: leerling gegevensopschoning, medewerker gegevensopschoning en bewaartermijnen. Elke pagina wordt in dit artikel besproken.
Bewaartermijnen
Op basis van de ingestelde bewaartermijnen geeft Somtoday automatisch suggesties om datasets te verwijderen via de pagina’s Leerling Gegevensopschoning en Medewerker Gegevensopschoning. De bewaartermijnen beginnen te lopen vanaf de laatste uitschrijvingsdatum van een leerling. Beweeg met je muis over het ‘i’-icoon om te zien welke gegevens daadwerkelijk worden verwijderd.
Leerling gegevensopschoning
In dit scherm kun je de gegevensopschoning uitvoeren voor leerlingen per vestiging, verdeeld over tien verschillende datasets. Daarnaast zie je hier het veld laatst uitgevoerd, waarin de datum en het exacte tijdstip staan waarop de betreffende dataset voor het laatst is opgeschoond.
Klik op een dataset om te bekijken welke leerlingen klaarstaan om opgeschoond te worden volgens de door jou ingestelde bewaartermijnen. Wanneer je op Opschoning starten klikt, kun je je keuze bevestigen door op OK te klikken.
Belangrijk: controleer altijd het logbestand; hierin vind je een overzicht van welke gegevens zijn verwijderd en welke niet konden worden verwijderd.
Houd er rekening mee dat bij het kiezen van de dataset LVS (Zorgvierkant) alleen de bijlagen worden verwijderd die aan het Zorgvierkant gekoppeld zijn. Andere bijlagen die aan de leerling of personalia gekoppeld zijn, worden niet verwijderd. Deze bijlagen, zoals de doorstroomtoets, kun je wel inzien via het Zorgvierkant, maar ze worden niet meegenomen bij het opschonen van deze dataset.
Medewerker gegevensopschoning
In dit scherm kun je de dataset Medewerker opschonen. Houd er rekening mee dat een medewerker niet langer gekoppeld mag zijn aan bepaalde gegevens, zoals lesgroep, stamgroep, referenties en begeleidingsverlagen.
Daarnaast is er de mogelijkheid om personeelsleden te anonimiseren. Dit kan echter niet rechtstreeks in Somtoday, maar moet via een ticket bij onze servicedesk worden aangevraagd. Lees hier hoe het proces werkt.
Autorisatie
Autorisatie voor Gegevensopschoning vindt plaats onder Beheer > Instelling > Rollen en Rechten > [rol selecteren] > Leerling collectief > Gegevensopschoning