Examenvoorbereiding stappenplan

In deze procedure doorloop je de voorbereidingen om een goede examenverwerking mogelijk te maken. Deze procedure is gericht op het beheren en instellen.

Lees ook de procedure Examenverwerking stappenplan.

1. Autorisatie

Controleer de rollen die rechten moeten hebben op het verwerken van de examen. Het gaat om de volgende schermen waarvoor je autorisatie kan uitdelen. 

• Leerling collectief – Examens – Examennummers
• Leerling collectief – Examens – Examenplanner
• Leerling collectief – Examens – Waardepapier codes
  
  
• Leerling individueel – Resultaten - Centraalexamen resultaten
• Leerling individueel – Resultaten - Examendossier
• Leerling individueel – Resultaten - Schoolexamen resultaten overschrijven
  
  
• Leerling individueel – Examens - Examendashboard BRON
• Leerling individueel – Examens - Examendashboard Inrichting
• Leerling individueel – Examens - Examendashboard examendossiers
• Leerling individueel – Examens - Examendashboard kandidaten
• Leerling individueel – Examens - Examendashboard vakkenpakket
• Leerling individueel – Examens - Examens
• Leerling individueel – Examens - Examenuitslag berekenen
• Leerling individueel – Examens - Handmatig status toevoegen
  
  
• Groepen – Stamgroepen – Werkstukken
  
  
• Onderwijs – Inrichting toetsdossiers - Centrale invoer L/N
• Onderwijs – BRON – Batches, meldingen, terugkoppelingen
  
  
• Beheer – Imports – Wolf
• Beheer – Exports - Wolf

2. SE berekening inrichten/controleren

Ieder schooljaar moet per examenvak een aantal zaken worden ingesteld. Dit kan niet collectief en moet per vak worden gedaan.

Per examenvak is een toetsdossier ingericht. Dit is aan het begin van het examenjaar al ingericht.

Waar moet je op letten:

• Berekening en afronding SE
  • Controleer de berekening: onderlinge weging toetsen of toetssoortgemiddeldes
    
  • Je bepaalt zelf als school het aantal decimalen (0 of 1) en of je kiest voor afkappen/afronden. Dit moet wel in het PTA zijn beschreven.
• Weergave SE
  • Enkel de vakken Lichamelijke opvoeding en KCKV moet op OVG staan.
  • Controleer of de juiste OVG tabel is ingesteld, waarbij de grens tussen O en V op 5,5 staat.
  • Lees ook dit artikel voor het juist instellen hiervan: Resultaatweergaves
• Verhouding SE:CE
  • Dit moet een gelijke verhouding zijn voor de vakken met een landelijk examen.
  • Een waarde 50:50 of 1:1 of 23:23 is een gelijke verhouding.
• Schaallengte en Normering CE
  • Deze waarde wordt door Somtoday klaar gezet. De school moet deze controleren en overnemen. Zie Overnemen schaallengte / normering
  • Zorg wel dan de waarde van het CE niet 0 is. 

Snel overzicht van alle vakken nodig? Draai het rapport Leerling_Inrichting examendossier instellingen.

Deze afbeelding is een voorbeeld

3. CE kolommen aanmaken

Cito stelt Toetscatalogus beschikbaar, met daarin alle landelijke examens met een schaallengte-normering. Ieder examen heeft daarin een unieke NE-code. Deze tabel wordt ingelezen in Somtoday. De school moet vervolgens zelf de CE-kolommen aanmaken via Onderwijs > Vestiging > Toetsdossier > Centrale examenkolommen genereren

De toetscatalogus tabel heeft voor Somtoday drie functies:

1. Begin maart: Het klaarzetten van examenmomenten in de examenplanner voor alle examens met een datum-tijd (Leerlingen > Examens > Examenplanner).
2. Half maart: Het aanmaken door de school van CE-kolommen in de toetsdossiers.
1. als de CE-weging groter dan 0 is.*
2. als het landelijke vak in de vestigingsvakkentabel staat.
3. Elke CE-kolom krijgt de niet muteerbare NE-code.
3. Juni: Het importeren van de schaallengte/normering op de dagen dat deze bekend worden gemaakt. (vmbo beroepsgericht, tijdvak 1 en tijdvak 2)**

Wel kun je onnodig aangemaakte CE-kolommen verwijderen. Het is ook nog steeds mogelijk zelf CE-kolommen aan te maken, maar dan zonder NE-code.

* Zorg dat de verhouding SE:CE vóór 1 maart op orde is voor alle vakken die deel uitmaken van het examen. Gebruik hierbij de controle EXAMENDOSSIERS - Verhouding SE/CE op het examendashboard.

** Let op: wij importeren alleen de schaallengte en normering, maar rekenen niets door. Het is aan de school om de geïmporteerde waarden te controleren en daarna te kiezen voor Opslaan en CE herberekenen.

Zelf aanmaken samengesteld examen

Maak eerst een enkelvoudig CE aan. Aan dit examen kun je nu twee of meer deelexamens koppelen. Je kunt nu uitsluitend scores invoeren voor de deelexamens. Het samengesteld CE wordt pas berekend als voor alle deelexamens resultaten ingevoerd zijn.

Zelf aanmaken varianten examen

Maak eerst een enkelvoudig CE aan. Aan dit examen kun je nu varianten koppelen met hun eigen afkorting, omschrijving, schaallengte en norm. Je kunt nu uitsluitend scores invoeren voor de varianten. Het bijbehorende CE wordt alleen berekend als er bij één variant een resultaat is ingevoerd.

4. Combinatiecijfer HAVO/VWO

De inrichting van het combinatiecijfer is per examenopleiding een eenmalige actie die uitgebreid beschreven staat in het document Combinatiecijfer.

Bij Leerlingen > Examens > Dashboard kun je controleren of voor alle tweede fase examenopleidingen combinatiecijfers zijn ingericht.

5. Combinatievak VMBO

Het VMBO heeft een combinatievak. Deze moet aanwezig zijn als vak en kan je, behalve aanmaken, niet inrichten m.b.t. hoe het cijfer tot stand komt. Deze berekening is ingebouwd in Somtoday.

• Controleer of de BBL en KBL opleidingen het vak cBBKB, vakcode 9998 hebben.
• Controleer of de GL opleidingen het vak cGL, vakcode 9999 hebben.
• Het vakaanbod moet aanwezig zijn: klassikaal of cluster maakt niet uit

6. Telt mee voor slagen

Als een vak ten onrechte op 'telt mee voor slagen' staat bij de opleiding, dan is dat kenmerk ook bij de leerling doorgevoerd. Door het bij de vakpositie aan te passen is het kenmerk nog niet weg bij de leerling.

Om dat collectief voor alle leerlingen die dat vak hebben te regelen moet je gaan naar:

• Beheer > Onderwijs > Synchroniseer diplomavakken
• Voer dit uit voor de vakken waarvan je het kenmerk 'telt mee voor slagen' op 'nee' hebt gezet.

7. Examenvakken aanvullen/controleren

Door verschillende mutaties kunnen de examenvakken onvolledig zijn op de examenkaart. Dit kan je in 1x goed zetten.

• Ga naar Beheer > Resultaten > Examenvakken synchroniseren
• Klik op Synchroniseer examenvakken
• Selecteer alle examenleerlingen en voer de synchronisatie uit

8. Gegevens uitwisselen met Wolf

Wolf wordt gebruikt om de scores in vast te leggen en de hele flow van eerste en tweede correctie digitaal te laten verlopen. De ingevoerde scores worden gebruikt om de definitieve normering vast te stellen.

8.1 Exporteren naar Wolf

Om Wolf van gegevens te voorzien, moet een export uit Somtoday gemaakt worden via

• Beheer > Import&Export > Exports > Wolf
  

Voorwaarde is dat er al CE-kolommen zijn met een NE-code.  Het resultaat is een .zip met daarin .woi (Wolf Import)-bestanden. Alle leerlingen in een lesgroep die hetzelfde examen gaan doen, staan in één bestand. In elk bestand staat ook een *doc-regel met gegevens van de docent. In de naam van het bestand staat de NE-code van het examen.

Deze bestanden kun je importeren in Wolf. De leerlingen worden op basis van lesgroep en NE-code gegroepeerd en met de *doc-regel wordt een docentendatabase opgebouwd.

8.2 Importeren naar Wolf

In Wolf is het mogelijk een .woe (Wolf Export)-bestand te maken en deze te importeren in Somtoday.

• Ontdooi eerst de CE kolommen, zie Bekoelen / Bevriezen / Vastzetten
• Beheer > Import&Export > Imports > Wolf.

Als het bestand groter is dan 5 Mb, moet het voor de import gezipt worden. De samenstelling van het .woe-bestand is niet vastgelegd. Elke regel heeft een leerlingnummer, NE-code en score.

Somtoday controleert of het leerlingnummer bestaat, of de leerling gekoppeld is aan het examen met de NE-code en schrijft dan de score weg, mits de examenkolom Ontdooid is.

Er is een extra controle ingebouwd of de leerling dezelfde opleiding (elementcode) in Somtoday heeft als dat er in het .woe-bestand staat.

Van de import wordt een uitgebreid log gemaakt.

9. Examen rapportages controleren / beschikbaar stellen

Er zijn veel standaard rapportages rondom het examen. De administratie moet wel het recht krijgen om deze rapportages te gebruiken.

• In dit artikel vindt je voorbeelden van alle examenrapportages: Examen rapportages 2025
• In dit artikel lees je hoe je de rechten kan toekennen aan rollen: Rapportages beheren
• Print ieder officieel document (cijferlijst en diploma en proces verbaal) een keer uit van alle lichtingen/onderwijstypes en controleer deze met de examensecretaris.

10. Portalen voor leerlingen/verzorgers

Somtoday ELO

Somtoday bevat geen CE of Eindcijfers. Enkel het SE cijfer wordt getoond. Je hoeft als beheerder geen actie te ondernemen.

Webportaal leverancier WIS

In de documentatie van WIS staat beschreven hoe examengegevens getoond/verborgen kunnen worden. Kijk daarvoor bij WIS.