Waar
Onderwijs > Overdracht > OSO, tab klaarzetten
Wat
Om collectief OSO dossiers op te halen in Somtoday kan je een keuze maken uit drie methodes. Uiteraard moet het OSO dossier wel klaar staan bij de aanleverende school.
(Voor VSO scholen: Een OSO dossiers collectief overdragen vanuit ParnasSys naar Somotday gaat via de procedure Methode 2: voor nieuwe leerling, middels een CSV import, vindt je een extra uitleg in dit artikel)
- Voor leerling in Somtoday
Het BRIN4 nummer op de registratiekaart bij School van Herkomst wordt gebruikt om de het OSO dossier bij de aanleverde school op te vragen. - Voor nieuwe leerling, middels een CSV import: via een importbestand kan je voor nieuwe, maar ook voor bestaande leerlingen, het OSO dossier opvragen
- Voor nieuwe leerling, handmatig
Geef in één keer meerdere leerlingen op waarvoor je het OSO dossier wilt opvragen.
Bij alle aanvragen is het mogelijk de Verwachte vestiging op te geven. Dit wordt ook getoond in het leerlingregistratieportaal waar de ontvangen OSO-aanvragen worden verwerkt, zodat je daarop kan filteren.
Bij de aanvragen kan ook de Klaarzet datum of Klaargezet na datum ingevoerd worden. Hierdoor worden alleen OSO-dossiers opgehaald die na een bepaalde datum zijn klaargezet. Dit is om te voorkomen dat er mogelijke oude/verouderde OSO-dossiers worden opgehaald die nog wel klaar staan.
Methode 1: voor leerling in Somtoday
- Selecteer de BRIN4 van de aanvragende school
- Pas het filter (1) aan om te zoeken naar de juiste leerlingen en klik op Aanvraag aanmaken
- De OSO dossiers worden nu aangevraagd en indien beschikbaar bij de aanleverende school opgehaald. Je kan filteren op de status of op details klikken per leerling om het proces van ophalen in te zien.
- Ga verder met dit artikel: Leerling registreren vanuit het OSO dossier
Methode 2: voor nieuwe leerling, middels een CSV import
Door een bestand te importeren kan je collectief voor meerdere leerlingen het OSO dossier aanvragen en ophalen.
- Selecteer het BRIN4 van de aanvragende school
- Geef een verwachte vestiging op. Hierdoor kan je na de OSO import de leerlingen filteren op die vestiging
- Selecteer het bestand en klik op Importeren. Er wordt eventueel import-fouten getoond
- Klik op Opslaan om de OSO dossiers aan te vragen.
Bestandsformaat: het bestand moet ; gescheiden zijn en uit vier velden bestaan:
- BSN;
- Onderwijsnummer;
- Naam van de leerling;
- BRIN huidig school.
Voorbeeld:
100751891;;Jan Bakker;05SS
103651723;;Klaas Plaat;05SS
;123456789;Teun de Beun;05SS
- In MS Excel: kies voor Opslaan als CSV (MS-DOS) of .CSV
- Let op: het formaat 'CSV (UTF8)' levert een verkeerd bestandsformaat op, gebruik die niet
Voorwaarden/uitleg:
- De naam van de leerling in het importbestand wordt enkel gebruikt om een naam aan het OSO dossier te geven. Dit is dus niet de echte leerlingnaam. Die wordt namelijk uit het OSO dossier gehaald.
- In het bestand mogen BSN en Onderwijsnummer niet beide gevuld zijn voor dezelfde leerling.
- Tijdens de import wordt gecontroleerd of het ingevuld BSN een BSN kan zijn.
- Tijdens de import wordt gecontroleerd of het Onderwijsnummer een Onderwijsnummer kan zijn
- Er vind een controle plaats of BRIN huidige school in Somtoday bekend is.
Als het bestand helemaal goed is, worden de aanvragen klaargezet en kunnen deze met de knop Aanvragen maken verwerkt worden.
- Ga verder met dit artikel: Leerling registreren vanuit het OSO dossier
|
Voor VSO scholen Met deze 2e methode kunnen VSO scholen collectief de OSO dossier's van ParnasSys importeren in Somtoday. Het benodigde bestand voor de import in Somtoday kan je zelf maken via een standaard-rapport. (indien je geen toegang hebt tot het rapport: vraag je beheerder)
De voorwaarde blijft dat de OSO dossiers klaar staan in ParnasSys. Dat moet je handmatig per leerling doen om de bijlages mee te krijgen. Dossier klaarzetten in ParnasSys
Doe dit voor alle leerlingen waarvan het OSO dossier moet worden overgedragen. OSO dossiers kan je ook collectief klaarzetten, maar daarbij worden de bijlages en notities niet meegenomen. Vandaar dat het handmatig per leerling moet. |
Methode 3: voor nieuwe leerling, handmatig
Via deze methode kun je in één scherm meerdere leerlingen invoeren waarvoor je een OSO dossier wilt ophalen
- Let er op dat je de verwachte vestiging invult, ook al is die niet verplicht
- Voer daarna de leerlingen is middels een BSN/Onderwijsnummer en klik op Aanvraag aanmaken
- Ga verder met dit artikel: Leerling registreren vanuit het OSO dossier