Stappenplan lesgroepen wisseling in lopend schooljaar zonder resultaten kwijt te raken – Somtoday

Knelpunt

Als je in een lopend schooljaar beslist om de lesgroepindeling om te gooien, en docenten maken zelf hun toetskolommen aan, dan verdwijnen de cijfers van de klassikale vakken van de leerling naar de achtergrond.

Met deze procedure voorkom je dit.

Situatieschets:

Voorbeeld:

In de laatste periode van Havo3/Vwo3 moeten de leerlingen gaan wennen aan de profielvakken van Havo4/Vwo4. Daarom wil de schoolleiding dat de leerlingen opnieuw in een andere samenstelling worden ingedeeld in clusters en dat het onderwijs van de laatste periode zich gaat gedragen als leerjaar 4.

Er is geen PTO (programma van toetsing onderbouw) aanwezig, iedere docent maakt zelf kolommen aan. In het toetsdossier staan enkel lesgroep gebonden toetsen.

De roostermaker hanteert voor de laatste periode wel dezelfde vakafkortingen van Havo3/Vwo3. Maar de lesgroepen worden opnieuw geclusterd op bijv. 01-04 van dit schooljaar.

Hoe voorkom je als Somtoday beheerder/administratie dat de cijfers van de klassikale lesgroepen niet uit beeld raken?

Wat is de oplossing?

De oplossing is simpel, maar je moet het wel in de goede volgorde verwerken.

Zijn er voorwaarden?

Jazeker. Er moet een extra cijferperiode aanwezig zijn waarin de toekomstige cijfers worden ingevuld. De reeds behaalde cijfers moeten 'achterblijven' in de huidige periode.

Mocht je één cijferperiode hebben, dan moet je een tweede periode aanmaken.

Hoe ga je te werk?

Voer de onderstaande stappen eerst op de testomgeving uit om jezelf ervan te verzekeren dat dit goed functioneert. Beter een dubbelcheck dan veel herstelwerk.

Stap 1: Vakaanbod aanpassen

Bekijk van het onderwijssoort het vakaanbod. Alle vakaanbod wat op een K (klassikaal) staat moet eerst op C (Cluster) worden gezet.

Klik op een klassikaal vakaanbod
Beëindig het op vorig schooljaar
Maak nu in het lopende schooljaar een nieuw vakaanbod op op cluster
Doe dit voor alle klassikale vakaanbod zodat alles op cluster komt te staan.

Stap 2: Extra cijferperiode aanmaken

Maak in het toetsdossier een extra cijferperiode aan. Lees hier hoe dat moet.

Stap 3: Leerling opnieuw plaatsen

Plaats de leerling opnieuw in dezelfde opleiding + stamgroep door individueel of collectief nieuwe plaatsingen aan te maken. Cruciaal daarbij is dat je de clustergroepsindeling beëindigd! Hierdoor blijven de historische cijfers van de leerling keurig in beeld.

De leerling heeft nu een nieuwe plaatsing. Op de resultatenkaart zie je een nieuw tabje verschijnen van deze opleiding en de historische opleiding is ook beschikbaar.

Stap 4: Resultaten controleren

Open het resultatenscherm van de leerling
Er is een historisch tabblad waarin de cijfers staan van de afgesloten lesgroepen
En een nieuw tabblad voor de nieuw te behalen cijfers
Vergelijk dit scherm met de productieomgeving van Somtoday. Als je het goed hebt gedaan zijn alle historische cijfers keurig zichtbaar.

Stap 5: Nieuwe lesgroepindeling

Je kan nu de nieuwe clusterlesgroep inlezen: lees dit artikel: Importeren lesgroepen
Vervolgens kan je de nieuwe clusterindeling inlezen: lees dit artikel: Importeren lesgroepindelingen Let goed op de startdatum bij deze import!
Docenten kunnen nu nieuwe resultaatkolommen aanmaken, dit blijven dus lesgroepgebonden toetsen.

Wat kan er nu niet meer?

Met deze constructie is het niet meer mogelijk een voortschrijdend gemiddelde te berekenen als er in de oude en de nieuwe lesgroepen lesgroepgebonden toetsen aangemaakt zijn/worden.

De rapportcijfers in de beide lesgroepen zullen altijd gelijk zijn. Als er in de nieuwe lesgroep in de laatste rapportperiode cijfers ingevoerd worden dan ontstaat er voor de rapportperiode een 'eigen' rapportcijfer. Dit rapportcijfer zal ook weergegeven worden in de laatste rapportperiode van de oude lesgroep, maar zonder onderliggend cijfer. Dat is namelijk een lesgroepgebonden cijfer van de nieuwe lesgroep.