Met de module Schoolcommunicatie is het voor scholen mogelijk om op een centrale en gestructureerde manier te communiceren met leerlingen, ouders en andere betrokkenen.
Deze handleiding beschrijft hoe de module werkt en wat er nodig is om deze goed in te richten. Omdat het gaat om een eerste versie, zijn de mogelijkheden op dit moment nog beperkt. In de komende periode wordt de functionaliteit verder uitgebreid op basis van gebruikersfeedback en aanvullende wensen.
In deze handleiding:
- Rollen en rechten inrichten voor de beheerder
- Hoe werkt schoolcommunicatie
- Belangrijke en handig om te weten
- Welke functies staan op de roadmap
Rollen en rechten inrichten
Wanneer de module Schoolcommunicatie door de relatiebeheerder is geactiveerd, moeten de rollen en rechten worden ingericht. Per rol bepaal je op welk niveau een medewerker autorisatie krijgt: instellingsniveau, vestigingsniveau of op het niveau van docent, mentor of begeleider.
👉 Beheer > Instelling > Rollen en rechten > Kies een rol > Wijzingen > tabblad Overig > Eenzijdige communicatie
Daarnaast kun je inrichten of een rol de mogelijkheid heeft om een nieuwsbericht te publiceren namens een collega via het recht 'Publiceren namens'. Bij het opstellen van een nieuwsbericht staat er vervolgens bovenaan een menu om te kiezen namens wie de betreffende collega een nieuwsbericht wil publiceren. Handig wanneer je de communicatie vanuit een centraal punt wil coördineren.
Als ontvanger van het bericht zie je alleen de naam namens wie het nieuwsbericht is gepubliceerd. Op de 'Gepubliceerd' pagina kun je inzien wie het nieuwsbericht heeft gepubliceerd en namens welke collega.
Hoe werkt schoolcommunicatie?
Via Somtoday basis (rechts boven in het menu) of via Somtoday Docent (links in de menubalk) kun je naar schoolcommunicatie.
Voor mij (ontvangen nieuwsberichten)
Bij binnenkomst zie je als eerste de ontvangen nieuwsberichten. Je kunt zoeken op een bepaalde term en filteren op alle berichten, belangrijke berichten of ongelezen berichten.
Door op een bericht te klikken, opent de inhoud:
Gepubliceerd (alle verzonden berichten en nieuw bericht versturen)
Wanneer je op de menukeuze ‘Gepubliceerd’ klikt, zie je de verzonden berichten binnen de organisatie. Dit zijn alle nieuwsberichten die verzonden zijn binnen de organisatie, waarvan jij het recht hebt om deze te mogen zien. Zo kan het zijn dat een mentor alleen de berichten ziet die naar zijn/haar mentorleerlingen zijn gestuurd en een administratie, alle nieuwsberichten binnen de vestiging.
Op deze pagina kun je zoeken op ontvangers, een term, de urgentie en of je de berichten verzonden door jezelf of door collega’s wil zien.
Bewerken na publiceren
Toch een foutje in een nieuwsbericht of de bijlage vergeten toe te voegen? Bij jou eigen nieuwsbericht of het hebbe van overkoepelende rechten kun je de titel en de inhoud van het bericht na het publiceren aanpassen. Het betreffende bericht kun je bewerken door op de drie puntjes naast het nieuwsbericht te klikken.
Let op: De aanpassingen zijn direct zichtbaar voor alle (externe) ontvangen. De ontvangers krijgen geen extra melding wanneer een nieuwsbericht wordt bewerkt. Ze zien alleen dat het nieuwsbericht bewerkt is en wanneer.
Mijn concepten
Onder het kopje 'Mijn concepten' vind je al je opgestelde nieuwsberichten die je (nog) niet hebt gepubliceerd. Deze berichten zijn dus nog niet verstuurd en niet door anderen in te zien.
Een nieuwsbericht opstellen
Vanuit 'Gepubliceerd' kun je een bericht opstellen. Dit doe je door middel van de knop 'Opstellen'.
Links in beeld kun je ontvangers toevoegen en rechts in beeld het bericht samenstellen.
Personalisatie tags toevoegen en gebruiken
Je kunt je nieuwsberichten persoonlijker maken door personalisatie tags te gebruiken. Deze tags worden bij het versturen automatisch vervangen door de gegevens van de ontvanger.
Ga naar de editor (het veld waarin je je bericht opstelt) en typ het @ symbool op de plek waar je de informatie wil plaatsen.
Je ziet nu een lijst met keuzes verschijnen. Kies de gewenste tag (bijvoorbeeld @Roepnaam_leerling). De tag wordt als een duidelijk veld in je tekst ingevoegd.
Voordat je het bericht verstuurt, controleert het systeem of alle gegevens voor de tags beschikbaar zijn.
Als er voor bepaalde ontvangers data ontbreekt (bijvoorbeeld een roepnaam), krijg je een melding te zien. Je bent dan verplicht om voor die ontvangers een vervangende tekst in te vullen (bijvoorbeeld het woord 'leerling'). Je kunt er ook voor kiezen om de tag bij die ontvangers juist niet te tonen.
De onderstaande tabel biedt een overzicht van de beschikbare tags en de standaard alternatieve tekst die je hiervoor kunt gebruiken wanneer de informatie van de ontvanger niet beschikbaar is.
| Tags | Alternatief (bij ontbrekende data) |
|---|---|
| @Roepnaam_leerling | leerling |
| @Achternaam_verzorger | verzorger |
| @Initialen_verzorger | mevr./mr. |
| @Aanhef_verzorger | mevr./mr. |
| @Ontvanger (Volledige naam van leerling, verzorger of medewerker) | ontvanger |
| @Leerlingnummer | leerlingnummer |
| @Stamgroep | stamgroep |
| @Achternaam_medewerker | medewerker |
| @Roepnaam_medewerker | medewerker |
Wanneer een ouder/verzorger het bericht ontvangt en je gebruikt een tag die verwijst naar een leerling, dan toont de tag de namen van alle aan die ouder/verzorger gekoppelde kinderen.
Ontvangers toevoegen
In het veld ‘Leerlingen’ kun je direct typen om te zoeken op naam, lesgroep of stamgroep. Wil je in plaats daarvan een bericht versturen naar verzorgers, medewerkers of externen? Klik dan op één van de groene vakjes:
Klik op het potloodje achter ‘Publiceren voor’ om een uitgebreid selectiescherm te openen. Je ziet hier alleen de ontvangers waarvoor jij geautoriseerd bent om berichten te sturen. Het is eenvoudig om grotere groepen te selecteren. Bij het tab 'Snel zoeken' vind je gemakkelijk een onderwijssoort, leerjaar of groep leerlingen.
Via het tab 'Filteren' kun je gemakkelijk om een vestiging, afdeling, vak, niveau, opleiding, leerjaar, mentor, docent of bijzonderheid zoeken.
Je kunt ook specifieke ontvangers uitsluiten. Bijvoorbeeld: jullie willen één leerling uit stamgroep 1A in het zonnetje zetten. Je stuurt een bericht naar de hele stamgroep met het verzoek iets leuks te schrijven voor deze leerling, maar uiteraard mag die leerling het bericht zelf niet ontvangen.
Klik in dat geval op het kruisje achter de naam van de leerling om deze uit de lijst met ontvangers te verwijderen.
Externen toevoegen
Wanneer je het nieuwsbericht naar een externe(n) wil sturen, kan dit door het mailadres van degene toe te voegen. De ontvanger krijgt dan een mailtje als volgt:
Door op ‘bekijk het volledige nieuwsbericht’ te klikken, opent het nieuwsbericht in de browser en dat ziet er dan als volgt uit:
Verzendgroep aanmaken
Wanneer je vaak nieuwsberichten naar een bepaalde selectie verstuurd, is het handig om daar een verzendgroep van te maken. Hiervoor kies je de knop ‘Opslaan als verzendgroep’. Om een verzendlijst aan te kunnen maken moeten er ten minste twee ontvangers of twee labels ontvangers aan hangen.
Handig en belangrijk om te weten
Waar ontvangt de ontvanger het nieuwsbericht?
- Leerling: in de leerlingomgeving
- Ouder/verzorger: in de ouderomgeving
- Medewerker: in de module Schoolcommunicatie
- Externe ontvanger: per e-mail met een link naar het nieuwsbericht. Bij het aanklikken opent het bericht in de browser.
Krijgt de ontvanger een melding
Ouders en leerlingen krijgen een pushnotificatie op hun telefoon, mits ze dit aan hebben staan in de meldingen.
Medewerkers kunnen in de module schoolcommunicatie zien wanneer ze een nieuw bericht hebben, ze worden er op geattendeerd met een rood bolletje bij de menukeuze schoolcommunicatie.
Wenst contact via e-mail
Als een ouder/verzorger geen nieuwsberichten mag ontvangen, zet dan ‘wenst contact via e-mail’ op [nee]. Net als bij contactmomenten wordt de betreffende ouder/verzorger dan automatisch uitgesloten als ontvanger.
👉 Ga naar Leerling > Personalia > Relaties > Wijzigen > klik op het potloodje achter de betreffende ouder/verzorger > zet 'Wenst contact via e-mail’ op [nee] > Opslaan.
Wanneer de leerling 18 jaar of ouder is
Dan beslist de leerling zelf of ouder(s)/verzorger(s) nieuwsberichten mogen ontvangen. Dit stellen ze in via de leerlingomgeving onder ‘Toestemming’.
❗Let op: de 18+ leerling ontvangt zelf óók alle nieuwsberichten die zijn verstuurd naar een verzendlijst waarin de ouder(s)/verzorger(s) zijn opgenomen.
Een ouder heeft meerdere kinderen op school
Wanneer de ouder meerdere kinderen op school heeft, zorgen we ervoor dat het nieuwsbericht ontdubbeld wordt, zodat ze het bericht maar één keer ontvangen.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Benieuwd naar de antwoorden op veelvoorkomende vragen? Bekijk dan de FAQ.
Wanneer je de default applicatiebeheerder instellingsrechten hebt, dan kun je gerust zelf aan de slag in de testomgeving. Alles wat je daar doet, heeft géén invloed op collega’s, ouders of leerlingen. Dus: probeer het vooral uit!