Vanaf 13 augustus is in Somtoday een nieuwe module beschikbaar: schoolcommunicatie! Met deze module wordt het voor scholen mogelijk om op een centrale en gestructureerde manier te communiceren met leerlingen, ouders en andere betrokkenen.
Deze handleiding beschrijft hoe de module werkt en wat er nodig is om deze goed in te richten. Omdat het gaat om een eerste versie, zijn de mogelijkheden op dit moment nog beperkt. In de komende periode wordt de functionaliteit verder uitgebreid op basis van gebruikersfeedback en aanvullende wensen.
In deze handleiding:
- Rollen en rechten inrichten voor de beheerder
- Hoe werkt schoolcommunicatie
- Belangrijke en handig om te weten
- Welke functies staan op de roadmap
Rollen en rechten inrichten
Zodra de module Schoolcommunicatie door de relatiebeheerder is geactiveerd, moeten de rollen en rechten worden ingericht. Per rol bepaal je op welk niveau een medewerker autorisatie krijgt: instellingsniveau, vestigingsniveau of op het niveau van docent, mentor of begeleider.
đ Beheer > Instelling > Rollen en rechten > Kies een rol > Wijzingen > tabblad Overig > Eenzijdige communicatie
Â
Hoe werkt schoolcommunicatie?
Via Somtoday basis (rechts boven in het menu) of via Somtoday Docent (links in de menubalk) kun je naar schoolcommunicatie.Â
Voor jou (ontvangen nieuwsberichten)
Bij binnenkomst zie je als eerste de ontvangen nieuwsberichten. Je kunt zoeken op een bepaalde term en filteren op alle berichten, belangrijke berichten of ongelezen berichten.Â
Door op een bericht te klikken, opent de inhoud:Â
Totaaloverzicht (alle verzonden berichten en nieuw bericht versturen)
Wanneer je op de menukeuze âtotaaloverzichtâ klikt, zie je de verzonden berichten binnen de organisatie. Dit zijn alle nieuwsberichten die verzonden zijn binnen de organisatie, waarvan jij het recht hebt om deze te mogen zien. Zo kan het zijn dat een mentor alleen de berichten ziet die naar zijn/haar mentorleerlingen zijn gestuurd en een administratie, alle nieuwsberichten binnen de vestiging.Â
Op deze pagina kun je zoeken op ontvangers, een term, de urgentie en of je de berichten verzonden door jezelf of door collegaâs wil zien.Â
Â
Een nieuwsbericht opstellen
Vanuit het totaaloverzicht kun je een bericht opstellen. Links in beeld kun je ontvangers toevoegen en rechts in beeld het bericht samenstellen.
Ontvangers toevoegen
In het veld âLeerlingenâ kun je direct typen om te zoeken op naam, lesgroep of stamgroep. Wil je in plaats daarvan een bericht sturen naar verzorgers, medewerkers of externen? Klik dan op Ă©Ă©n van de groene vakjes:
Klik op het potloodje achter âVersturen naarâ om een uitgebreid selectiescherm te openen. Je ziet hier alleen de ontvangers waarvoor jij geautoriseerd bent om berichten te sturen. Het is eenvoudig om grotere groepen te selecteren.
Je kunt ook specifieke ontvangers uitsluiten. Bijvoorbeeld: jullie willen Ă©Ă©n leerling uit stamgroep 1A in het zonnetje zetten. Je stuurt een bericht naar de hele stamgroep met het verzoek iets leuks te schrijven voor deze leerling, maar uiteraard mag die leerling het bericht zelf niet ontvangen.
Klik in dat geval op het prullenbakje achter de naam van de leerling om deze uit de lijst met ontvangers te verwijderen.
Externen toevoegen
Wanneer je het nieuwsbericht naar een externe(n) wil sturen, kan dit door het mailadres van degene toe te voegen. De ontvanger krijgt dan een mailtje, als volgt:
Door op âbekijk het volledige nieuwsberichtâ te klikken, opent het nieuwsbericht in de browser en dat ziet er dan als volgt uit:
Verzendgroep aanmaken
Wanneer je vaak nieuwsberichten naar een bepaalde selectie verstuurd, is het handig om daar een verzendgroep van te maken. Hiervoor kies je âopslaan als verzendgroepâ. Om een verzendlijst aan te kunnen maken moeten er ten minste twee ontvangers of twee labels ontvangers aan hangen.Â
Handig en belangrijk om te weten
Waar ontvangt de ontvanger het nieuwsbericht?
- Leerling: in de leerlingomgeving
- Ouder/verzorger: in de ouderomgeving
- Medewerker: in de module Schoolcommunicatie
- Externe ontvanger: per e-mail met een link naar het nieuwsbericht. Bij het aanklikken opent het bericht in de browser.
Krijgt de ontvanger een melding
Ouders en leerlingen krijgen een pushnotificatie op hun telefoon, mits ze dit aan hebben staan in de meldingen.Â
Medewerkers kunnen in de module schoolcommunicatie zien wanneer ze een nieuw bericht hebben, ze worden er op geattendeerd met een rood bolletje bij de menukeuze schoolcommunicatie.Â
Â
Wenst contact via e-mail
Als een ouder/verzorger geen nieuwsberichten mag ontvangen, zet dan âwenst contact via e-mailâ op [nee]. Net als bij contactmomenten wordt de betreffende ouder/verzorger dan automatisch uitgesloten als ontvanger.
đ Ga naar Leerling > Personalia > Relaties > Wijzigen > klik op het potloodje achter de betreffende ouder/verzorger > zet 'Wenst contact via e-mailâ op [nee] > Opslaan.Â
Wanneer de leerling 18 jaar of ouder is
Dan beslist de leerling zelf of ouder(s)/verzorger(s) nieuwsberichten mogen ontvangen. Dit stellen ze in via de leerlingomgeving onder âToestemmingâ.
âLet op: de 18+ leerling ontvangt zelf óók alle nieuwsberichten die zijn verstuurd naar een verzendlijst waarin de ouder(s)/verzorger(s) zijn opgenomen.
Een ouder heeft meerdere kinderen op school
Wanneer de ouder meerdere kinderen op school heeft, zorgen we ervoor dat het nieuwsbericht ontdubbeld wordt, zodat ze het bericht maar Ă©Ă©n keer ontvangen.Â
Veelgestelde vragen (FAQ)
Benieuwd naar de antwoorden op veelvoorkomende vragen? Bekijk dan de FAQ.
Wanneer je de default applicatiebeheerder instellingsrechten hebt, dan kun je gerust zelf aan de slag in de testomgeving. Alles wat je daar doet, heeft gĂ©Ă©n invloed op collegaâs, ouders of leerlingen. Dus: probeer het vooral uit!