Dit stappenplan beschrijft de handelingen die moeten worden doorlopen nadat een leerling vanuit ParnasSys is gesynchroniseerd met Somtoday.
1. Leerling koppelen aan opleiding + stamgroep
Een gesynchroniseerde leerling met ParnasSys heeft in Somtoday nog geen opleiding + stamgroep. Deze moeten aangevuld worden.
Er zijn twee manieren om dit te doen:
- Je kan per leerling de plaatsing aanpassen: lees dit artikel: Plaatsing
- Je kan het voor meerdere leerlingen tegelijk aanpassen: lees dit artikel: Plaatsingen voorbereiden
Iedere leerling moet worden voorzien van een opleiding + stamgroep voordat je verder kan naar de volgende stap.
2. Vakkenpakket bepalen
Voor de leerling kan, afhankelijk van het vakkenpakket, een keuze gemaakt moeten worden welke vakken hij gaat volgen. Sommige opleidingen bieden één of meer optionele of keuzevakken aan.
Dit zie je bij de opleiding: Onderwijs > kies vestiging > Opleidingen > kies opleiding > Vakposities
Er zijn twee manieren om dit te doen:
- Je kan per leerling de vakkeuzes bepalen: lees dit artikel: Vakkeuzes toekennen bij de individuele leerling
- Je kan het voor meerdere leerlingen tegelijk aanpassen: lees dit artikel: Collectief muteren: Vakkeuzes wijzigen
Iedere leerling moet worden voorzien van vakkeuzes voordat je verder kan naar de volgende stap.
3. Leerling definitief plaatsen
De plaatsingen van de leerling hebben waarschijnlijk nog de status voorlopig. Maak de status definitief. Lees dit artikel: Plaatsing bevestigen collectief
4. Lesgroepen aanmaken
In het VSO bevatten de stamgroepen vaak leerlingen van verschillende opleidingen en leerjaren. Daarom is het aanmaken van lesgroepen minder eenvoudig en een tijdrovende klus.
In het vakaanbod van de inrichting van Somtoday is bepaald of een lesgroep klassikaal of geclusterd word aangeboden. Veelal is het vakaanbod voor VSO volledig op cluster gezet om iedere leerling in een lesgroep te kunnen plaatsen.
Omdat alle leerlingen in stap 1 en 2 zijn voorzien van een stamgroep en vakkeuzes, kan je nu collectief via een rapportage lesgroepen aanmaken.
4.1 Lesgroepnamen aanmaken via rapportage
We gaan met deze stappen lege lesgroepen inlezen in Somtoday. We maken ze eerst aan via een rapportage.
- Klik op Leerlingen en bepaal in de filterbalk voor welke leerlingen je de lesgroepnamen wilt maken (soms ben je nog niet met alle klassen klaar, vandaar dat je dan bv filtert op een schooljaar oid.
- Klik op Rapportages en zoek op VSO. Er worden je 3 rapporten aangeboden.
- Klik op het Excel icoontje bij het tweede rapport 'Leerling_VSO Lesgroepnamen met OndSrt-Lrj aanmaken'
- Download deze export en open deze in excel
- Sla deze op als .csv bestand
4.2 Lesgroepnamen inlezen in Somtoday
We gaan met deze stappen het aangemaakte bestand inlezen in Somtoday. Daarmee zijn de lege lesgroepen beschikbaar.
- Lees dit artikel om de lesgroepnamen in te lezen voor je vestiging: Importeren lesgroepen
De lege lesgroepen zijn nu zichtbaar onder Groepen > Lesgroepen
4.3 Leerlingen in lesgroepen zetten
We gaan met deze stappen ervoor zorgen dat de leerlingen die in een stamgroep zitten, ook als zelfde samenstelling in de lesgroepen zitten. Het kan goed zijn dat dit niet voor ieder vak gelijk is. Houdt daar rekening mee door dan zelf de samenstelling van de lesgroep te maken.
- Je kan met de hand de lesgroepsamenstelling maken. Lees dit artikel: Lesgroepen
Het kan ook collectief.
- Klik op Leerlingen en bepaal in de filterbalk voor welke leerlingen je de lesgroepen wilt vullen.
- Klik op Rapportages en zoek op VSO. Er worden je 3 rapporten aangeboden.
- Klik op het Excel icoontje bij het derde rapport 'Leerling_VSO Lesgroepsamenstelling na vakkeuze'
- Download deze export en open deze in excel
- Sla deze op als .csv bestand
- Controleer nu het bestand voordat je verder gaat. Wellicht moeten bepaalde leerlingen niet worden ingelezen. Verwijder deze dan uit het bestand.
4.4 Lesgroepindeling inlezen
Je kan nu het aangemaakte bestand inlezen. Lees dit artikel: Importeren lesgroepindelingen
Daarmee zijn de leerlingen ingedeeld in lesgroepen.
5. Docenten aan lesgroepen koppelen
De laatste stap is de docenten aan de lesgroep koppelen.
- Dit kan per lesgroep, zie hieronder
- Of via de import van het rooster,
- Of door in stap 4.2 ervoor te kiezen het importbestand uit te breiden met de docenten.
- Klik op Groepen > Lesgroepen
- Filter op een bepaald leerjaar als dat handig is.
- Klik de eerste lesgroep aan en klik op wijzigen.
- Je kan nu de docent aan de lesgroep koppelen.
6. OSO dossier vanuit ParnasSys toevoegen aan Somtoday
Door de OSO dossiers voor alle leerlingen collectief over te dragen naar Somtoday heb je in het Zorgvierkant van Somtoday alle benodige documenten van de leerling.
Volg methode 2 van deze uitleg: OSO dossiers collectief aanvragen
