Dagelijks ontvangen we op onze servicedesk tientallen vragen. Elke vraag komt als ticket binnen en behandelen we met veel zorg en aandacht. De onderwerpen van de vragen lopen zeer uiteen. Hoe beter jouw informatie, hoe sneller we antwoord kunnen geven. Soms moeten we je een wedervraag stellen of om verduidelijking vragen.
Om je zo snel mogelijk te helpen, geven we je een aantal tips voor een goed ticket aan de Somtoday Servicedesk:
- Vermeld altijd een voorbeeld. Denk hierbij aan zaken als leerling, lesgroep, docent, afspraak, studiewijzer, vak, enzovoort. Zonder voorbeeld kost het ons meer tijd om te achterhalen waar het probleem zit.
- Heb je een algemene vraag over Somtoday? Geef dan exact aan op welke locatie binnen Somtoday de functionaliteit van je vraag zit en hoe (via welk pad) je op deze plek bent gekomen. Soms zijn er namelijk meerdere plekken binnen Somtoday waar een bepaalde functionaliteit voorkomt.
- Plak afbeeldingen, screenshots of filmpjes direct in het tekstveld. Dit verduidelijkt je vraag. Er bestaan verschillende programma's waarmee je gemakkelijk foto's en filmpjes kunt maken. Bijvoorbeeld Jing of Snagit of Screenpresso.
- Let op: voeg je schermafbeeldingen niet in een los (Word)-bestand aan je ticket toe. Deze moeten we namelijk lokaal downloaden voordat we ze kunnen openen. Dit is minder veilig dan afbeeldingen in het tekstveld plakken.
- Gaat je vraag over een specifieke leerling? Noem dan altijd het leerlingnummer in plaats van de voor- en achternaam. Controleer of je het juiste leerlingnummer hebt, je kunt het nummer ook kopiëren uit Somtoday om te voorkomen dat we de verkeerde leerling bekijken.
- Zorg ervoor dat er geen BSN zichtbaar is in de tekst van het ticket, het screenshot of je bijlage (bijvoorbeeld RegistratieOverzicht). Is het toch noodzakelijk om het RO te versturen? Beveilig het bestand met een wachtwoord. Lees hier hoe je dat doet.
- Heb je een vraag over een (rooster)import? Voeg dan altijd het bestand dat je probeert te importeren als bijlage toe aan het ticket. Zonder dit bestand kunnen we vaak niet analyseren waar het probleem zit.
- Geef in het ticket aan wat je al hebt geprobeerd om het probleem op te lossen. Dit voorkomt dat je van ons een oplossing krijgt die je zelf al geprobeerd had.
- Laat in het ticket weten wat je probeert te doen of wil bereiken. Geef ook aan wat je van ons verwacht. Vind je dit lastig? Dien dan alvast een kort ticket in en geef een telefonische toelichting ter verduidelijking.
Welke type vraag moet je invullen?
Bij het aanmaken van een ticket vragen we je welk type vraag je hebt.
- Vraag: als je een kennis- of inzichtsvraag hebt over Somtoday kan je dit type ticket indienen.
- Bug: als een onderdeel van Somtoday niet werkt, dien je het ticket in met type: bug.
- Wens: als je feedback hebt voor ons, kan je een ticket indienen met het type wens. Je feedback wordt door het hele team gelezen, maar je krijgt niet altijd een antwoord.
- Storing: als Somtoday helemaal niet meer bereikbaar is, is er sprake van een storing.
Alvast bedankt voor je medewerking.
