Leerlingen kunnen op 3 manieren worden toegevoegd:
Handmatig
Waar
Leerlingen > Leerling registratie portaal > Leerling toevoegen
Je doorloopt een wizzard van 3 stappen.
Stap 1
Het nieuwe leerlingnummer wordt direct zichtbaar.
Alle oranje omrande velden zijn verplicht
- Het BRP geslacht dient ervoor om het bij de overheid geregistreerde geslacht vast te leggen. In het veld Geslacht kan de gewenste voorkeur van de leerling worden vastgelegd.
- Geboortedatum Indien de geboortedatum niet zeker is kan dat aangevinkt worden. Er kan aangegeven worden of de dag, maand en/of jaar onzeker is. Na aanvinken wordt de geboortedatum uit BRP zichtbaar en kan die overgenomen worden.
- Zet 'Wenst contact via e-mail' op 'ja' om de leerlingen te kunnen mailen
Stap 2
Koppel via het plus-icoontje verzorgers aan deze nieuwe leerling die al bekend zijn in Somtoday en op hetzelfde adres wonen
- Vink aan wie de factuur moet ontvangen
- Vink aan of de verzorger een wettelijke verzorger is
- Het Post vinkje wordt in Somtoday niet gebruikt, er zit geen software achter. Je kan dit wel met Business Objects gebruiken
- Het Portaal vinkje geeft de ouder toegang tot Somtoday Leerling & Ouder als de leerling 18+ is geworden. De leerling moet toestemming geven voor dit vinkje door dit akkoord bij de administratie door te geven. De leerling kan het niet zelf in de ELO regelen.
Stap 3
- Let op de bekostiging:
- Standaard: de leerling wordt bekostigd via ROD
- Niet bekostigbaar: de leerling wordt niet bekostigd via ROD
- Extern onderwijs: de leerling is ingeschreven op je school maar volgt het onderwijs elders
- De Status van de leerling kan Voorlopig of Definitief zijn. Als de status Voorlopig is, dan kunnen er geen cijfers worden ingevoerd en wordt de leerling nog niet doorgeven aan ROD.
- Met Status Definitief bepaal je of de leerling definitief is ingeschreven en op school aanwezig is. Het invoeren van cijfers is nu mogelijk. ROD wordt op de hoogte gebracht van de definitieve inschrijving.
OSO dossier
OSO, Overstap Service Onderwijs, is een landelijke dienst waarmee leerlingen tussen primair en voortgezet onderwijs en tussen voortgezet onderwijs scholen worden uitgewisseld. Dit voorkomt onnodige papieren dossiers. Lees dit artikel om je school aan te sluiten op OSO: Aansluiten op OSO
Werken met OSO bestaat grofweg uit twee stappen:
- Leerling ophalen via OSO
- Leerling registreren vanuit het OSO dossier
Leerling ophalen via OSO
Waar
Onderwijs > Overdracht > OSO, knop Aanvraag toevoegen
Eén leerling opvragen
Per leerling moet je aanvragen:
- PGN: geef het nummer op wat is gekozen: BSN of Onderwijsnummer
- Geef via het Instellingscode huidige school de instellingscode op van de basisschool
- Klaarzetdatum: de datum waarop de basisschool dit dossier klaar moet hebben staan. (als je deze datum invult en de basisschool heeft het dossier voor deze datum klaar gezet wordt het dossier niet opgehaald)
Via een Bericht in Somtoday wordt je geïnformeerd als het dossier klaar staat om op te halen.
- Klik op Opslaan. Er wordt nu een aanvraagprocedure gestart om het dossier op te vragen.
- Via de knop Opnieuw aanvragen kan het dossier nogmaals worden opgevraagd. Dit kan je gebruiken voor het aanvullen van de eindtoets/cito toets.
Collectief aanvragen
Lees dit artikel hoe dat moet: OSO dossiers collectief aanvragen
Status van dossieraanvraag
De status geeft aan hoever de overdracht is gevorderd en of deze gelukt is. Als de overdracht na de aanvraag niet lukt, komt er via Details een melding.
De dossiers van de geregistreerde leerlingen zijn herkenbaar aan een ingevuld leerlingnummer (beschikbare kolom in het scherm OSO dossier aanvragen). Als alle dossiers van het schooljaar hebben geleid tot registraties en aanvullingen niet meer gewenst zijn, kunnen de aanvragen worden verwijderd via Selectie > Verwijderen of via Details > Verwijderen.
Aangevraagd maar nog niet beschikbaar
Als een andere VO-school een OSO-dossier opvraagt dat nog niet klaar staat, ontstaat er in het scherm OSO Klaargezette dossiers een nieuwe regel met de gegevens uit de aanvraag en de status Nieuw aangevraagd. Op het moment dat het OSO-dossier compleet en klaar voor overdracht is, kan er een vinkje gezet worden bij Notificatie verzenden. Hierdoor krijgt de aanvrager een bericht dat het eerder aangevraagde OSO-dossier opgehaald kan worden.
Leerling registreren vanuit het OSO dossier
Het verwerken van de opnieuw aangevraagde OSO-dossiers verloopt in een aantal stappen, waarbij een onderscheid gemaakt wordt tussen het verwerken van de gegevens van nieuwe leerlingen en van bestaande leerlingen.
De uitleg gaat hier verder: Leerling registreren vanuit het OSO dossier
CSV import
Waar
Leerlingen > Leerling registratie portaal, onderin het scherm
Je kan hier het CSV-bestand inlezen. Nadat dit bestand is verwerkt worden de te registreren leerlingen getoond in het leerling registratie portaal onder Nog te registreren leerlingen. Je kan ze dan één voor één registreren in Somtoday.
Details van het bestand vindt je hier: Informatie in CSV bestand voor importeren leerlingen
Download hier het CSV-bestand:
CSV-importdefinitie template Leerling Registratie Somtoday versie 11.0.xlsx