Dit document bevat een beschrijving van de functionaliteit Afwezigheid in Somtoday.
Uitgangspunten
Om een zuivere weergave te krijgen van de door leerlingen gevolgde en gemiste lessen, moet je het dagrooster inlezen. Door het inlezen van het rooster komen er afspraken in de agenda van de leerling. Op basis van deze afspraken kan er presentieregistratie plaatsvinden. Dit zijn de constateringen van docenten tijdens de les. Weergaves en tellingen zijn altijd gebaseerd op deze constateringen. Constateringen zijn altijd van het soort Aanwezig (P) of Afwezig (A) en bevatten zelf geen reden. Tegenover iedere constatering van het soort Afwezig hoort altijd een melding te staan. Een melding bevat wel een reden en is een verantwoording van de constatering. Met een melding kun je een constatering afdekken. Constateringen zonder melding worden openstaande constateringen genoemd.
Een melding heeft een indicatie Afgehandeld, waarmee je aangeeft of er naar aanleiding van de melding nog iets, een administratieve handeling, moet gebeuren (de indicatie staat uit) of dat er niets (meer) hoeft te gebeuren (indicatie staat aan).
Afspraken
Na het inlezen van het rooster staan de afspraken in de agenda van de leerling en docent. Een afspraak bevat het kenmerk Presentieregistratie. Dit kenmerk bepaald of er al dan niet presentieregistratie voor deze afspraak moet plaatsvinden.
Melding invoeren
Meldingen (briefjes, telefoontjes, en dergelijke) kun je invoeren via de menukeuze Leerlingen > Afwezigheid invoeren of bij de leerling via de knop Melding toevoegen in het scherm Meldingen. Met deze meldingen wordt aangegeven dat de leerling op een bepaald moment niet aanwezig zal zijn. Ook kan de ouder in Somtoday de leerling afwezig melden als de school dit beschikbaar heeft gesteld (Afwezigheidsmelding door Ouder/Verzorger)
Constateringen invoeren
De presentieregistratie kan tijdens de les door de docent of achteraf worden gedaan. Hiervoor zijn diverse schermen beschikbaar. Deze worden beschreven in het artikel 'Afwezigheidsregistratie lesgroep'.
Openstaande constateringen verwerken
Tegenover iedere constatering van het soort Afwezig hoort altijd een melding te staan. Een melding bevat de reden van afwezigheid en is een verantwoording van de constatering. Constateringen zonder melding worden openstaande constateringen genoemd. Een constateringen blijft open staat totdat deze verwerkt is.
Dashboard afwezigheid
Het dashboard afwezigheid toont per onderdeel het aantal dat nog open staat. Op deze manier is er snel overzicht te krijgen van welke acties er nog ondernomen moeten worden.