Waar
Beheer > Onderwijs > Kluisjes
Hoe
In Somtoday is het mogelijk om administratie rondom kluisjes bij te houden. Zoals kluisnummers, kluissleutels, kenmerken, afnameperiodes en betaalde borg. Na invoeren of importeren van de kluisstructuur, kunnen de kluisafnames worden toegevoegd. Dit kan handmatig of met een import kluisafnames.
Het onderdeel kluisjes heeft een strakke datum autorisatie. Het is niet mogelijk één leerling tegelijkertijd aan meerdere kluisjes te koppelen of meerdere leerlingen tegelijkertijd aan één kluisje.
Kluisafnames aanmaken
In het scherm kluisjes is de knop <Afnames toevoegen> beschikbaar. Hiermee wordt een leerling overzicht scherm getoond met een zoekbalk om de gewenste leerlingen in beeld te krijgen. Er kan gezocht worden op: Schooljaar, Leerling, Vestiging, Opleiding, Stamgroep of Leerjaar.
Met <Enter> of het loepje kan de zoekopdracht gestart worden.
Hierna kunnen leerlingen individueel geselecteerd worden door een vinkje voor de naam te zetten of gebruik gemaakt worden van een van de vier knoppen links onderin.
<Alles selecteren>, <Selectie opheffen>, <Selectie omdraaien>, <Selectie tonen>
Met <Annuleren> wordt teruggekeerd naar het kluis overzicht scherm.
Met <Volgende> komt u in het scherm Kluisjes massaal koppelen:
Geef hier in:
- Afname vanaf
- Afname tot
- Onder Kenmerken geeft u (indien gewenst) een waarde in als de kluisjes moeten voldoen aan een bepaald kenmerk
Met <Terug> wordt teruggekeerd naar het leerling overzicht om eventueel een wijziging aan te brengen in de geselecteerde leerlingen. Met <Verder> wordt nu binnen de vestiging gezocht naar voldoende vrije kluisjes die tussen de ingevoerde begin- en einddatum vrij zijn en aan de opgegeven kenmerk(en) voldoen.
LET OP! Een kluisje wordt automatisch vrijgegeven als de `Afname tot`-datum is bereikt of een leerling wordt uitgeschreven. Als een leerling gedurende zijn hele schoolloopbaan een vast kluisje heeft, dan kunt u het `Afname tot`- veld vullen met een datum ruim in de toekomst (over 10 jaar).
Als er voldoende vrije kluisjes beschikbaar zijn worden de eerder geselecteerde leerlingen met het aan hen toegekende kluisje getoond in het scherm “Kluisjes massaal toewijzen”.
Met <Afnames definitief maken> worden de kluisjes aan de leerling gekoppeld
Met <Terug> kan terug gegaan worden naar het vorige scherm.
Met <Annuleren> wordt het hele proces van het massaal toekennen van kluisjes afgebroken en teruggekeerd naar het kluisoverzichtscherm.
Individueel
Via de leerling (Leerlingen> (leerling)> Overig> Kluisjes) kan met de knop <Nieuwe kluisafname> een nieuwe kluisafname aangemaakt worden. Hiervoor wordt het “Afname scherm” geopend waar de leerlinggegevens al ingevuld zijn. Verplicht zijn hier de begin- en de einddatum van de kluisafname en optioneel de data voor de betaling van de borg:
Kluisafnames bewerken
In het overzicht scherm van de kluisgegevens
- Beheer> Onderwijs> Kluisjes> (kluisregel) of….
- Leerlingen> (leerling)> Overig> Kluisjes> (afnameregel)
kan de kluisafname van een leerling bewerkt worden. Het scherm toont de kluisafnames.
Door te kiezen voor de te wijzigen regel (een leerling kan meerdere kluisafnames hebben) en te kiezen voor <Wijzigen> zijn de afnamegegevens te wijzigen.
Met <Opslaan> worden de wijzigingen bij de afname opgeslagen en teruggekeerd naar het leerling kluisafname overzicht scherm.
Met <Terug naar overzicht> worden alle wijzigingen genegeerd en teruggekeerd naar het leerling kluisafname overzicht scherm. Met <Verwijderen> kan de kluisafname geheel verwijderd worden, waarna teruggekeerd wordt naar het leerling kluisafname overzicht scherm.
Beëindiging kluisafname
Een kluisafname loopt automatisch af als de einddatum bereikt is. Het kluisje wordt hierna weer ‘vrij’ gegeven. Omdat de einddatum van een kluisafname verplicht is wordt deze aangepast als de leerling uitgeschreven wordt (beëindiging registratie) naar de uitschrijfdatum als de leerling nog een actieve kluisafname heeft.
Het is helaas niet mogelijk om met de importmogelijkheden een kluis of kluisafname te wijzigen.
