Hieronder is beschreven welke menukeuzes je moet doorlopen op de voorbereiding van het nieuwe schooljaar.

Er is een Dashboard jaarovergang beschikbaar die een aantal zaken snel in beeld kan brengen.

1. Inrichting Somtoday

Controleer de lestijdenschema's en maak eventueel een nieuw tijdschema aan.
De aangepaste lestijdenschema's moet zijn gekoppeld aan de opleidingen.
Als je gebruik maakt van afwezigheidsperiodes, moet je voor ieder schooljaar de periodes vastleggen.
Controleer je maatregelen en redenen en maak eventueel nieuwe aan.
Controleer de vakken die volgend jaar nodig zijn en vul de lijst eventueel aan als er een nieuw vak gegeven gaat worden.

Controleer het huidige vakaanbod (klassikaal, cluster) en pas dit aan waar nodig. als er een nieuw vak is aangemaakt moet het vakaanbod ook toegevoegd worden.

Let op
Als je een vak van Cluster naar Klassikaal zet of andersom, 
vul dan eerst bij het huidige vakaanbod het veld Eindschooljaar in
en maak in het nieuwe jaar het vakaanbod opnieuw  aan.

Controleer of je nieuwe opleidingen moet aanmaken door bij Onderwijs > [vestiging selecteren] > Opleidingen met de zoekbalk op volgend schooljaar welke opleidingen beschikbaar zijn.

Definieer indien nodig nieuwe opleidingen en beëindig de opleidingen die niet langer worden aangeboden. Opleidingen bevatten een eenmalig ingangsjaar en hebben doorlopende geldigheid totdat het veld Geldig t/m schooljaar wordt gevuld. Je hoeft bij de aanvang van een nieuw schooljaar dan ook geen opleidingen aan te maken.
Controleer van alle opleidingen de vakposities en pas ze waar nodig aan. Als er een nieuw vak gegeven gaat worden kan je deze nu aanmaken d.m.v. het toevoegen van de vakpositie en het vak.

Je kan een nieuwe vakpositie een Geldig vanaf schooljaar geven van volgend schooljaar.
Je kan een bestaande vakpositie een Geldig t/m schooljaar geven van het huidige jaar zodat deze volgend jaar niet meer voorkomt.
Kopieer de toetsdossier instellingen naar volgend jaar.
Controleer de samenstelling van de afdelingen.

2. Stamgroepen aanmaken

Om een leerling te definitief te plaatsen is een stamgroep nodig in het volgend schooljaar. Het aanmaken van stamgroepen vind je hier.

Er zijn verschillende manieren om leerlingen in stamgroepen te plaatsen. Dat lees je hier: Leerling in stamgroep plaatsen

3. Nieuwe leerlingen inschrijven

Volg deze procedure om nieuwe leerlingen in te schrijven.

Volg deze procedure om Collectief OSO dossiers aan te vragen.

4. Bestaande leerlingen plaatsen

Er zijn verschillende manieren om een bestaande leerling te plaatsen in volgend schooljaar:

Individueel
Collectief
Vanuit adviesplaatsingen voorlopige plaatsingen aanmaken
Plaatsingen importeren

Volg deze procedure: Plaatsen van leerlingen

5. Vakkeuzes

Een opleiding kan keuzevrijheid bieden voor bepaalde vakken. De keuze voor en bepaald vak heet een vakkeuze.
Voordat leerlingen in lesgroepen worden ingedeeld moeten de vakkeuzes aan de leerling zijn toegekend.

Dit kan op verschillende manieren: lees dit artikel: Vakkeuzes toekennen

De meest gebruikte manier is via massa mutatie of via de import van het vakkeuze uit een roosterpakket.

6. Vakkeuzes exporteren voor het roosterpakket

Nadat de vakkeuzes zijn vastgelegd in Somtoday moet de roostermaker aan de slag om de clusters te maken. Daarvoor heeft hij de vakkeuzes nodig. Het kan ook zijn dat deze stap via het roosterpakket of decaannet loopt, dan is een export dus niet nodig.

Maak een export van de vakkeuzes: Exports naar rooster-, pakketkeuze- en clusterpakketten

7. Uitschrijven leerlingen

Leerlingen die de school verlaten moeten worden uitgeschreven. Dit kan je op twee manieren doen:

Leerlingen individueel uitschrijven: Registraties, zie Beëindigen registratie
Leerlingen collectief uitschrijven: Uitschrijven collectief

Daarnaast kan je de OSO dossiers klaarzetten voor leerlingen die naar een andere VO school gaan: Klaarzetten van OSO dossiers

8. Lesgroepen

Een lesgroep vormt de basis voor de roosterkoppeling, resultateninvoer en absentieinvoer

Clusterlesgroepen worden vanuit het roosterpakket ingelezen. Dit bestaat uit twee stappen:

Het inlezen van de lesgroepen
Het inlezen van de lesgroepindelingen

Klassikale lesgroepen maakt je aan in Somtoday zelf aan. Dat lees je in dit artikel: Lesgroepen

Als je met Untis werkt, dan worden lesgroepen ingelezen via een coursechoise bestand. Hoe dat inlezen werkt lees je hier: Vakkeuzes Untis

9. Roosterimport

Het rooster inlezen kan via een handmatige of geautomatiseerde oplossing:

Handmatig inlezen: roosterbestand importeren
Automatisch inlezen
- via Zermelo Roosterkoppeling Zermelo
- via Xedule Roosterkoppeling Xedule + automatisch lesgroepen aanmaken

10. Plaatsingen definitief maken

Nu alle leerlingen op hun plek zitten moeten de plaatsingen worden bevestigd. Er zijn twee mogelijkheden:

Individueel: Plaatsing
Collectief: Plaatsing bevestigen collectief

Dashboard jaarovergang

Somtoday heeft een dashboard m.b.t. de jaarovergang. Dit biedt een handig overzicht en doorkliks maar selecties van leerlingen. Gebruik dit dashbaord tijdens dit proces: Dashboard jaarovergang